Comment comprendre la dématérialisation des fiches de paie ?

Pour le service RH, la paie est une tâche importante et peut nécessiter énormément de temps. Entre la distribution des fiches de paie et la gestion des réclamations, le service RH peut vite être débordé. Afin d’éviter la distribution et la mise sous pli, la dématérialisation des fiches de paie est un excellent moyen permettant au service des ressources humaines de s’atteler à des tâches plus importantes.

Fonctionnement d’une fiche de paie dématérialisée

Pour des raisons pratiques, la plupart des entreprises actuelles n’éditent plus de fiches de paie en version papier. Elles préfèrent utiliser des bulletins de paie dématérialisés pour gagner du temps dans la gestion de leur comptabilité.

Désormais, bon nombre d’employeurs émettent des bulletins de salaire électroniques via des logiciels spécialisés et leurs salariés ne font que les imprimer ou les consulter via une plateforme sécurisée.

Contrairement à certaines idées reçues, la fiche de paie en ligne bénéficie de la même valeur juridique qu’une version classique en papier. Néanmoins, l’entreprise qui émet la fiche de paie dématérialisée doit :

• S’assurer que celle-ci ne peut être modifiée par l’employé ;
• Demander un accusé de réception par mail ;
• Garantir l’intégrité des informations.

Les avantages des fiches de paie en ligne

À l’ère du digital, les logiciels permettant la dématérialisation des fiches de paie sont un moyen de numériser les bulletins de salaire. Que ce soit pour l’entreprise ou le salarié, les fiches de paie en ligne offrent plusieurs avantages.

Grâce aux fiches de paie en ligne, l’entreprise :

• Réalise des économies sur le papier, l’encre et l’affranchissement puisqu’il n’y a plus d’édition de fiche de paie en format papier.
• Devient éco-responsable.
• Peut stocker les informations sur un logiciel qui crée les bulletins de paie.
• Peut accéder au bulletin de paie via un portail sécurisé avec un login et un mot de passe.

Quant à l’employé, la fiche de paie en ligne lui permet de :

• D’accéder à son propre compte et consulter ses données personnelles ou leur historique 24h/7j.
• Consulter rapidement son bulletin de salaire en ligne.
• Disposer de documents fiables et impossibles à falsifier.
• Mettre à jour directement ses données via la plateforme. Les informations sont enregistrées pour l’édition des fiches de paie.

Quelles sont les conditions pour mettre en place une fiche de paie en ligne ?

La mise en place d’une fiche de paie en ligne requiert certaines conditions au niveau de l’entreprise. En effet, l’intégration des données doit être sécurisée.

L’employeur doit se conformer à un délai de prévenance des salariés d’un mois, mais aussi assurer que pendant 50 ans ou jusqu’aux 73 ans du salarié, les fiches de paie dématérialisées soient disponibles.

Dans le cadre du CPA ou compte personnel d’activité, l’entreprise doit fournir au salarié l’accessibilité du bulletin de salaire. Ceci dit, un salarié peut exiger une fiche de paie en version papier à la place du format dématérialisé.

Comment sont conservées les fiches de paie dématérialisées ?

Il existe différentes manières de conserver une fiche de paie dématérialisée.

• Pour l’entreprise

Des prestataires spécialisés dans le domaine ou des banques peuvent proposer un service de stockage numérique sécurisé ou e-coffres-forts, disponibles et accessibles à partir d’un ordinateur connecté à Internet.

Les entreprises qui préfèrent adopter les méthodes traditionnelles peuvent éditer les fiches de paie et les garder sous format papier.

• Pour le salarié

Le salarié doit également disposer d’un ordinateur connecté à Internet pour accéder à ses fiches de paie et les sauvegarder. Tout comme l’entreprise, il peut recourir à un coffre-fort électronique ou les garder chez lui sur un disque dur, une clé USB ou sous format papier.

Il est important de savoir que les fiches de paie sont indispensables pour effectuer le calcul de la retraite. Leur sauvegarde est alors essentielle.