En ce moment les projets autour d’outils de collaboration en ligne ne manquent pas. Dernier en date, celui d’IBM qui s’appelle pour le moment “Blue Spruce“.Il s’agit visiblement nom pas d’un logiciel mais d’un navigateur ou plutôt d’une sur-couche pour les navigateurs. L’objectif de cet outil sera de fournir aux collaborateurs une plateforme qui leur permette de travailler en ligne sur des applications métier et de collaborer également en ligne (co-création…) : First Look at Blue Spruce, IBM’s Next Generation Browser Platform.
Cette future offre prendra vraisemblablement la forme d’un plug-in qui servira d’environnement d’excécution et de communication comme expliqué ici : IBM working on Web-based collaboration platform. Il y a donc un gros volet collaboration qui va visiblement venir en concurrence de solutions comme Adobe Genesis.
La plateforme de collaboration d'IBM
Plus intéressant, cette plateforme servira également à faire tourner des applications en ligne. Il n’est pas ici question d’un nouveau langage de développement mais plutôt d’un “accélérateur” (ou d’un “fiabilisateur”) qui repose sur les technologies web traditionnelles (HTML, CSS, javascript…). Différentes expérimentations sont déjà mené avec des prototypes d’applications métier :
Une application métier dans Blue Spruce
Voilà donc un projet ambitieux dans lequel s’est lancé IBM, attendons de voir comment ce projet évolue puisqu’ils en sont au tout début. Je trouve en tout cas très intéressante l’idée de pouvoir intégrer de façon native des modules de collaboration (visio-conf, tchat…) à une application métier. A suivre…
Voici un petit diaporama ludique qui met en scène un patron, un middle manager et deux employés, le tout dans un style Mario 8 bits. L’idée derrière cette fable est de décrire une situation qui se reproduit bien trop souvent en entreprise : une bonne idée est réduite à néant sous la pression interne (résistance au changement, ambitions personnelles…).
Rien de très révolutionnaire dan le message qui est véhiculé mais une vérité qui est toujours bonne à dire : il est indispensable d’avoir l’adhésion des équipes internes pour qu’un projet soit une réussite. La conduite du changement et la pédagogie sont donc des ingrédients essentiels dans la gestion de projet. Cela peut vous parraître contre-intuitif de se dire qu’il faut dépenser du temps et de l’énergie pour faire progresser les choses en interne mais c’est une réalité.
Et le pire dans tout ça, c’est que bien souvent la taille de l’entreprise n’a pas grand chose à voir avec la force du résistance au changement : vous pouvez tout à fait être confronté à une terrible inertie dans une TPE et au contraire aboutir très rapidement dans un grand groupe voir dans l’adminstration.
L’astuce dans ce genre de situation est d’avoir une action individualisée pour éviter le report des responsabilités du type : “pour moi c’est OK mais ça ne passera pas à cause de telle autre personne“. C’est un comportement classique : chacun rejette ses propres peurs /réticences et sur les autres. Dans ce genre de situation la reformulation est de rigueur : “à part ce problème auquel vous faites référence, y a-t-il d’autres raisons pour ne pas faire ce projet ?“. L’idée est de mettre les individus dos au mur et de faire en sorte qu’il ne puisse pas se défiler face à leurs responsabilités et surtout de leur décrire un contexte qui les concernent (“voilà ce qui va changer pour toi“).
La conduite du changement est un vaste sujet sur lequel il y a une infinité de choses à dire, c’est également un ingrédient essentiel dans la mise en oeuvre de pratiques collaboratives et d’initiatives d’Entreprise 2.0. Négliger cet easpect serait une erreur fatale pour votre projet et surtout une belle perte de temps et d’énergie. Tiens d’ailleurs je suis à la recherche d’un source résumant de façon synthétique les grands principes de la conduite du changement, avez-vous des liens à me proposer ?
Il y a quelques semaines James Andrew, le directeur de la division interactive de KETCHUM, réseau d’agences de conseil en relations presse et stratégie d’influence (Ketchum Paris fait parti du groupe DDB France) a écrit un tweet où il avouait son dégout pour la ville dans laquelle il se rendait :
True confession but I'm in one of those towns where I scratch my head and say "I would die if I had to live here!
(La ville en question est Memphis)
Le message en soi n’a rien d’extraordinaire mais James Andrew l’a écrit alors qu’il se rendait au siège social d’un des plus gros clients de son agence : Fedex. D’autre part, James Andrew est suivi sur Twitter par plus de 1500 personnes parmi lesquelles figurent apparemment des salariés de Fedex. (Son nombre de followers a largement augmenté depuis cette histoire)
Ainsi ce simple tweet a provoqué un véritable tollé. Les employés de Fedex se sont sentis insultés, ils ont adressé un long courrier à James qui a dû faire des excuses publiques à son client. L’histoire a été relayé sur de nombreux blogs et alimenté de nombreux débats, certains soutenant James, d’autres soutenant Fedex.
James Andrew avait-il le droit déontologiquement d’exprimer son opinion sur la ville de Memphis ? James Andrew, compte-tenu de son audience et de sa position de directeur d’agence, n’aurait-il pas dû mesurer l’impact d’une telle critique ? Les employés de Fedex ont-ils eu raison de s’offusquer de ce tweets ?
Quoiqu’on en pense, le fait est que cette histoire a fait beaucoup de bruit et a irrémédiablement abimé la relation commercial entre ces 2 boites.
Memphis - Crédits : Exothermic
Si on devait tirer une leçon de cette histoire, ce serait que dans un contexte d’affaire, le salarié 2.0 doit être prudent et surveiller ses usages des médias sociaux. Car ceux-ci, répondant à notre besoin toujours grandissant de nous exprimer et de communiquer, nous entraînent vers toujours plus d’information, plus de communication au détriment parfois de toute considération déontologique.
C’est assez étonnant de voir à quel point certains appliquent au monde professionnel leurs habitudes de “facebooker”. Ainsi au fil des tweets et des RSS, on découvre les amitiés et inimitiés dans les hiérarchies des boites, on apprend le quotidien et les secrets maisons de concurrents, de clients, de fournisseurs…
La déontologie professionnelle est particulièrement mise à mal sur les médias sociaux. Et je pense que les entreprises devraient penser sérieusement à revoir leurs contrats de travail, notamment les clauses de confidentialité et intégrer peut-être une clause concernant la déontologie sur Internet en rapport avec les nouveaux usages.
J’ai déjà eu l’occasion de vous vanter les mérites d’une approche légère (on-the-cloud) par rapport aux approches lourdes reposant sur des logiciels. Je souhaiterais aborder aujourd’hui le cas emblématique des espaces de collaboration en ligne. Pourquoi emblématique ? Parce que c’est dans le quotidien de la gestion de projet que se cristallisent les défauts de l’Entreprise 1.0 (rigidité, manque de communication transverse, gaspillage de ressources et d’énergie…).
Je profite donc de la publication récente d’un billet sur le sujet (Project Management, Collaboration and How Our Brains Works) pour faire un rapide tour d’horizon des bénéfices et des solutions. Vous noterez au passage que je fais la distinction entre collaboration et gestion de projet car bien trop souvent on oppose deux types d’outils qui répondent à des besoins différents :
Microsoft Project est ainsi un logiciel de planification et de gestion de projet très robuste (qui a fait ses preuves pour de gros chantiers) et qui repose avant tout sur une gestion rigoureuse des rôles, du planning et des coûts ;
Basecamp est un outil de collaboration en ligne qui met l’emphase sur la circulation de l’information et sur une dynamique participative (commentaires, wikis…).
De ce point de vue, les outils de collaboration en ligne sont donc plus une alternative aux emails, fichiers bureautiques et autres réunions d’équipe. J’insiste néanmoins sur le fait que ces deux approches peuvent se compléter (Basecamp s’intègre très bien à votre système de messagerie).
D’un point de vue strictement opérationnel (j’utilise Basecamp depuis près de 3 ans), ces espaces de collaboration en ligne sont une authentique révolution dans nos pratiques de collaboration de tous les jours. Ils reposent de plus sur des outils extrêmement simples :
Un blog pour communiquer sur l’actualité du projet ;
Un wiki pour partager de l’information ;
Un réservoir de fichiers (avec une gestion des versions) ;
Un système de gestion des tâches et des jalons ;
Un tableau de bord.
Le tableau de bord d'ActiveCollab
Isolés ces outils ne vous apporteront pas satisfaction (loin de là) mais mixés ensembles il développent une alchimie incroyablement puissante pour fédérer et animer une communauté autour d’un projet. Communauté ? Hé oui, car c’est bien là le fond du problème : Autant il est très compliqué de motiver et fédérer les membres d’une équipe projet autour d’outils génériques comme l’email ou MS Project ; autant l’implication des membres est beaucoup plus forte avec des outils de collaboration ouverts comme les blogs et wikis.
Bref, je suis un fervent promoteur de ces solutions qui cumulent les avantages :
Elles soulagent votre messagerie (en évitant le déluge d’emails et de réponses) ;
Elles proposent un mode de collaboration moins intrusif / autoritaire (vous consultez l’espace projet quand vous êtes disposé à le faire, on ne vous inscrit pas de force à une liste de diffusion) ;
Elles décomplexent les plus timides que les “Répondre à tous” effraient mais qui n’hésitent pas à laisser des commentaires ;
Elles permettent d’éviter la prolifération de document inutiles (ordres du jour et comptes-rendus de réunion, point projet…) ;
Elles permettent d’archiver la mémoire d’un projet (les nouveaux venus peuvent consulter l’historique sans avoir besoin de solliciter tous les membres pour savoir où sont les fichiers et pour se faire forwarder les anciens emails) ;
Elles sont extrêmement simples à déployer et à faire évoluer (celles et ceux qui ont déjà été confrontés à MS Project ou eRoom savent de quoi je parle) ;
Elles nivèlent les rôles pour que les prises de parole de chacun aient la même importance (tout le monde à un compte et basta) ;
Elles centralisent l’information et l’activité récente notamment au travers des tableaux de bord et des workstreams (le flux d’activités relatif au projet) ;
Elles s’intègrent sans problème à d’autres outils de communication (Emails, flux RSS, API)…
Les billets et commentaires de Basecamp
Bref, je pourrais argumenter comme cela pendant des heures je pense que vous avez bien saisis l’intérêt de ce type de solution.
Le mot de la fin : Je peux vous assurer que vous vivrez bien mieux votre projet sans emails et qu’une fois testées, vous ne pourrez plus vous passez de ces solutions de collaboration en ligne.
Certains vous diront que rien ne remplace une réunion : tout le monde est concentré et les échanges y sont plus riches. Voilà la théorie, mais en pratique lorsque vous enchaînez une à deux réunions par jour ça devient vite très lassant. Le problème ne vient pas du format car les réunions sont un outil de travail très puissant, mais plutôt de l’utilisation que l’on en fait. Nous avons en effet tous tendance à réunioner pour tout et n’importe quoi :
Les réunions du lundi matin où il y a toujours les mêmes retardataires ;
Les réunions de fin de matinée où tout le monde vient les mains dans les poches sans trop savoir ce qui va s’y passer ;
Les réunions du début d’après-midi avec les digestions difficiles du repas gargantuesque d’où vous sortez juste avec votre client ;
Les réunions marathon de fin de journée organisées par des collègues célibataires qui ont peur de se retrouver tout seul chez eux…
Nous aurons l’occasion de reparler de cet épineux problème de la réunionite.
Je souhaiterais vous parler aujourd’hui d’un type de réunion particulièrement chronophage et compliquée à gérer : la réunion de revue d’un document. Indispensable pour faire avancer la rédaction d’un document important impliquant différentes personnes ou département, ces réunions peuvent se révélées très pénibles à organiser en fonction du nombre de participants, de la longueur du document, de son état d’avancement et surtout de la récurrence.
Tous ces facteurs font dangereusement chuter la motivation et surtout l’attention des participants. Pour y palier, il existe une catégorie d’outils en ligne très pratiques : les espaces de collaboration en ligne. Le principe est simple : tout le monde se connecte à partir de son poste de travail (pas la peine de se battre pour une salle de réunion, peut s’organiser très rapidement si tout le monde est disponible) et chacun commente et annote le document au fur et à mesure de son passage en revue.
Dans cette catégorie il y a les poids lourds du secteur comme Adobe Connect ou Webex mais il y a également des acteurs de niche comme Colaab. Cette solution vous permet de créer très facilement des espaces de travail, d’inviter des collaborateurs, de gérer leurs droits et bien évidement de partager des documents à l’écran :
La collaboration en ligne avec Colaab
Vous noterez en bas à gauche de l’écran les différents outils d’annotation ainsi que le tchat en haut à droite.
Encore une fois l’idée n’est pas de remplacer TOUTES les réunions, mais plutôt de proposer une solution alternative pour éviter les réunions superflues qui nous gâchent le quotidien professionnel.
Si vous connaissez / utilisez d’autres services, n’hésitez pas à le signaler dans les commentaires. (via WebWorkerDaily)
J’ai déjà eu l’occasion de vous parler de l’usage des univers virtuels en entreprise (cf. Vive les espaces de travail virtuels !) mais l’actualité me pousse à vous en reparler.
Il y a tout d’abord cette triste nouvelle de la mise en redressement de Nortel qui venait juste de passer à l’offensive pour sa solution web.alive de serious game qui risque de disparaitre : Can friendly avatars save Nortel?. Affaire à suivre sur leur blog.
Il y a enfin cette solution de bureau virtuel (MeetSee) qui vous permet de créer un… bureau virtuel pour y rencontrer vos collègues, tchater (en direct ou en asynchrone), diffuser de la vidéo ou des flux RSS et même échanger des fichiers (présentations). Il existe plusieurs solutions mais la version gratuite ne permet pas d’inviter plus de 15 avatatrs par pièce. Plus d’infos ici : Meetsee, un bureau virtuel pour votre entreprise.
Scandale cette semaine avec la parution d’un article sur le blog Read/Write Web : R.I.P. Enterprise RSS. L’auteur y explique que les technologies RSS n’ont pas réussies leur passage d’entrée pour les usages d’entreprise (l’auteur a rectifié sa position depuis la publication de l’article). Plutôt que de commenter l’article je vous propose d’étudier les différents scénarios d’usage de RSS dans un contexte d’entreprise.
Précisons qu’il s’agit bien là du format RSS, au sens “flux de donnes”, plutôt que de la technologie RSS en elle-même qui se révèle plutôt limitée vis à vis de concurrents comme Atom.
Nous pouvons tout d’abord scinder en deux les usages en fonction de la cible : pour les collaborateurs et pour le système d’information (les applications). Ce sont deux contextes séparés où peuvent cohabiter deux technologies différentes puisque ces types de flux ne sont à priori pas amené à se croiser.
RSS pour les collaborateurs : une veille collaborative et cumulative
La veille est très certainement le contexte d’usage le plus approprié aux flux RSS. Simples et légers les flux de données sont très faciles à déployer au sein d’une entreprise. Mais là où un utilisateur se contente de “consommer” les flux (rien n’est stocké), dans un contexte d’entreprise il serait plus judicieux de conserver les flux pour exploitation ultérieure.
L’idée serait alors de capter tous les flux entrants (pour limiter la consommation de bande passante) et d’y injecter une touche collaborative pour pouvoir surveiller l’usage que les collaborateurs en font : plus il y a d’inscrits à un flux et plus celui-ci présente un intérêt. Nous pourrions ainsi imaginer un système d’analyse d’audience interne qui pourrait identifier les sujets critiques et les informations entrantes à valeur ajoutée.
Couplé à un outils de bookmark collaboratif et à un système de recommandation, cette veille mutualisée présenterait d’autant plus de valeur : la fonction de veille n’est plus isolée au niveau des individus mais partagée entre les collaborateurs. Stocker les billets pourrait également présenter un intérêt, d’une part pour s’assurer de la disponibilité des informations (si jamais l’auteur de billet le met hors ligne) et d’autre part pour plus de discrétion (un concurrent pourrait devenir méfiant à l’idée que X personnes d’une même société s’intéresse de près à ce qu’il rédige).
Bien évidemment tout ceci nécessite le recours à des outils adaptés : soit une fonction intégrée au portail d’entreprise ou à l’intranet, soit un lecteur de flux d’entreprise comme Newsgator (dont le patron a réigé un billet en réponse à celui précédement cité : Enterprise RSS at NewsGator is Alive and Well).
RSS pour les applications : Flexibilité et modularité
Concernant les flux de données entre applications, là encore c’est la praticité de ce format qui en fait la valeur : idéal pour récupérer de l’info publié sur un intranet et le re-publier sur le portail d’entreprise. L’avantage est de pouvoir faire abstraction des outils de gestion de contenu utilisés et de pouvoir mettre en place ce système de re-publication sans trop de complications.
Dans un environnement plus critique (applications métier), les flux de données se révèlent également particulièrement performant. Ceci est d’autant plus vrai avec les flux reposant sur un format spécifiquement adapté aux contraintes des données (par extension des balises descriptives). Car n’oublions pas que RSS et des langages structurés comme BPML partagent une racine commune : le XML.
Bref, les possibilités d’usage du RSS en entreprise sont nombreuses et nous ne sommes qu’au début. De part leur nature très flexible et extensible les flux de données vont pouvoir évoluer en même temps que les besoins / habitudes des collaborateurs. Et n’oublions pas que les flux RSS sont des candidats idéals pour initier les collaborateurs à une approche plus “agile” de la gestion de l’information en entreprise.
Historiquement présent sur le créneau des réseaux d’entreprise, Novell a petit à petit fait évoluer son offre vers des fonctions plus collaboratives. Les premières offres comme WorkSpace existent ainsi depuis de nombreuses années.
Mais les choses sérieuses commencent avec la dernière version de la suite GroupWise : Novell GroupWise 8 Provides Enterprise 2.0 Capability for Personal Productivity Functions. Cette suite se présente ainsi sous la forme d’un logiciel client (Windows, Mac Linux) où chaque collaborateur dispose de son tableau de bord personnel où sont regroupées les infos personnelles (emails, calendrier, tâches, contacts…) mais également les données de collaboration (jalons et alertes pour de la gestion de projet…) ainsi que des flux externes :
Le tableau de bord de Novell GroupeWise
Le look&feel fait un peu penser à Lotus Notes mais d’un point de vue fonctionnel cette suite se révèle être un bon premier pas dans le monde de l’Entreprise 2.0 avec quelques fonctions basiques comme le tableau de bord multi-vues, l’intégration des flux RSS et de fonctions collaboratives ainsi qu’une intégration fine des terminaux mobiles et des solutions de web conferencing “maison” (Teaming).
Rien de très révolutionnaire car tout ceci existe déjà notamment chez des concurrents en mode SaaS comme blueKiwi et SocialText, mais un éditeur qui bénéficient très certainement d’une bonne réputation auprès des DSI (argument non-négligeable) et un produit qui va certainement évolué dans le bon sens si l’on en croit les différentes expérimentations internes : Making Wikis Work at Novell.
2009 sera très certainement une année de consolidation des acquis pour les différents acteurs du marché, parce qu’avec autant de gros éditeurs en course (Microsoft, Google, IBM, Adobe, Apple, Yahoo…), la bataille risque d’être rude…
Les rumeurs les plus folles anticipaient une version web de la suite iWork d’Apple, mais c’est finalement un service distincte qui a été annoncé à la dernière keynote : iWork.com. Pour faire simple, ce service vous permet de publier et de partager vos documents sur le web :
Le principe est simple : vous publier vos documents (uniquement les fichiers iWork 09), vous choisissez les options de partage (autorisation sur les commentaires et les téléchargements), vous envoyés une invitation et voilà.
La suite est plus classique : publication de commentaires et de notes, gestion des droits d’accès centralisés…
L'interface de collaboration de iWork.com
Rien de très révolutionnaire là-dedans, d’autant qu’il n’est pas encore question de gestion des versions ou du support d’autres formats que ceux d’iWork. Soyons honêttes, avec cette offre Apple fait à peine mieux que la combinaison PowerPoint / Slideshare : SlideShare makes PowerPoint social (also sends it to the cloud).
Passé la déception, il faut plus voir dans cette annonce un changement majeure dans l’industrie du logiciel qui passe d’un modèle de logiciel isolé à celui de Software and a Service, principe lancé par Microsoft (cf. SlideShare PowerPoint Ribbon – it’s S+S!). Nous pouvons ainsi imaginer un futur (très proche) où le coût des licences va progressivement s’éclipser au profit d’un abonnement aux services associés. Mais pour cela encore faut-il imposer un standard, d’où la très forte probabilité d’une distribution gratuite des logiciels (servant de produit d’appel) pour mieux facturer du service (des revenus réguliers qu’il est impossible de pirater).
Bref, l’avenir est dans le SaaS / S+S / Cloud computing (appelez ça comme vous voulez) et la tendance semble se généraliser chez Apple comme le prouve la nouvelle version de iPhoto qui semble vouloir rattraper son retard sur le Picasa de Google qui fonctionne déjà en mode S+S avec Picasaweb.
Mais revenons à nos moutons avec ce tout nouveau iWork.com qui risque de faire pâle figure face à des solutions beaucoup plus prometteuse comme le futur Genesis d’Adobe. La principale raison est que ce service n’est pas lié à un format de fichier en particulier (iWork ou Office) et offre un premier niveau de collaboration (commentaires, partage d’écran, tchat…) sans toutefois venir marcher sur les platebandes des suites bureautique en ligne comme Google Docs ou Zoho qui sont elles mêmes en concurrence avec les offres de wiki d’entreprise (SocialText, Confluence…). Mais là nous entrons dans un autre débat.
Bref, tout ça pour dire que je suis plus que sceptique vis à vis de ces offres centrées sur des formats de fichier et que j’anticipe un potentiel beaucoup plus grand avec les offres centrées sur les entreprises comme blueKiwi ou BlueHouse.
Bon autant vous le dire tout de suite, les prédictions qui suivent ne sont pas de moi mais de Mike Gota. Ceci étant dit, ses prédictions / réflexions sont tellement justes que je ne peux m’empêcher de les republier : Planning Considerations For Enterprise 2.0.
L’auteur liste ainsi plusieurs décisions critiques :
Persévérer ou abandonner Sharepoint. Cette plateforme sociale est jugée comme très décevante et Microsoft va devoir faire des efforts pour rattraper son retard par rapport à la concurrence. Abandonner cette plateforme est une décision lourde de conséquences (car cela représente un gros investissement) mais si la prochaine version n’est pas à la hauteur, l’addition risque d’être encore plus salée.
Raisonner plus en terme d’adoption que de déploiement. Les outils sociaux ne sont qu’une partie de l’équation, leur implémentation ne suffira pas à faire évoluer les mentalités et surtout les pratiques de collaboration. Il faut donc porter une attention particulière à la conduite du changement et aux facteurs psychologiques de l’Entreprise 2.0.
Penser à l’intégration des différents outils sociaux. On ne le répétera jamais assez : l’Entreprise 2.0 n’est pas une question de moyens, mais plutôt de volonté et de disponibilité des ressources. Comprenez par là que les outils de base des pratiques collaboratives (blog, wiki…) sont gratuits. Par contre, se pose le problème de leur intégration au sein de votre S.I. et de leur faculté à communiquer les uns avec les autres. C’est là où les suites collaboratives rentrent en scène avec une proposition de valeur à double tranchant : une intégration grandement facilité mais une offre où vous mangez au menu, pas à la carte. Il convient donc de bien étudier la question du coût d’intégration.
Adopter les flux de données pour les échanges inter ou intra-entreprise.Les technologies liées aux flux de données sont encore largement sous-exploitée. Pourtant il existe de nombreux bénéfices à l’adoption de ce format d’échange. L’auteur insiste sur la nécessité d’utiliser Atom à la place de RSS (jugé plus restrictif). J’ajouterais que les flux de données concernent également des formats plus exotiques (comme les micro-formats) voir propriétaires pour des usages beaucoup plus précis.
Analyse beaucoup plus fine des interactions sociales au sein de l’entreprise. Il est ici question de social analytics, l’analyse des flux d’information et d’interactions sociales avec la mise en oeuvre de social ranking et social scoring.
L’auteur continue sur sa lançée et énumère également des problématiques à plus long terme :
Changements culturels, comme les dynamiques collaboratives ou les organisations en communautés ;
L’impact générationnel avec l’intégration de la fameuse génération Y ;
Adaptation dans la politique de gestion de l’information et de support d’information (oui nous parlons bien du papier et des fichiers) ;
Mise en oeuvre d’une réelle politique de réseautage interne avec gestion de communautés internes et Plan Marketing Personnels ;
Adoption de standards (XML, Atom, OpenDocument…) et de microformats (hCard, XFN…) ;
Traçabilité des échanges avec des outils de lifelogs.
Voici donc une belle moisson de sujets sur lesquels réfléchir en 2009 et qui permettront de faire mûrir les pratiques de collaboration. Si vous en voyez d’autres, n’hésitez pas à les lister en commentaire.
