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Les outils collaboratifs permettent de diminuer le nombre de réunions de travail mais aussi de les rendre plus efficaces.

La plupart de ces réunions étant en effet découpée en 2 temps, un premier temps de bilan,  suivi d’un deuxième temps de planification, elles peuvent grâce aux outils 2.0 être largement simplifiées puisque ceux-ci permettent logiquement d’avoir une vision globale en temps réel des projets et donc de supprimer la partie « bilan » des réunions.

C’est ce que j’ai souhaité représenter dans le schéma ci-dessous en considérant une équipe projet, c’est-à-dire un groupe de collaborateurs travaillant sur le même projet et se réunissant pour faire un point sur le projet et planifier le travail à venir.

Une réunion classique débute toujours par un phase de bilan

Dans une organisation classique, chaque collaborateur a son rôle dans le projet, chacun produit un travail (qu’il soit manuel ou intellectuel) et échange avec ses collaborateurs. Pour autant aucun n’a une vision globale du projet, chacun connaît seulement son travail et ses interactions.

Ainsi, dans une organisation classique, une réunion débute forcement par un temps d’échange où chaque collaborateur fait un bilan de son travail (phase 1) afin que tout le monde acquière une vision globale du projet (phase 2).

Ce n’est qu’une fois cette vision globale construite que l’équipe peut enfin commencer la phase productive de la réunion (phase 3), la phase de projection dans l’avenir : planification, échanges, brainstorming, apport d’informations, apport d’idées, corrections, re-travail…

Une réunion dans une entreprise 2.0 se concentre sur la phase productive

Dans une organisation d’entreprise 2.0, les collaborateurs travaillent avec des outils qui centralisent l’information. Ils bénéficient ainsi d’une vision globale en temps réel du projet. 

Les phases 1 et 2 des réunions de travail ne sont donc plus nécessaires, les collaborateurs peuvent directement aborder la phase 3.

Note : Ce que j’ai décrit ici est un fonctionnement idéal, il est clair que les outils des entreprises 2.0 ne se substituent pas à l’empirisme des rapports humains. La phase de bilan reste encore nécessaire pour échanger ses sentiments et ses ressentis.  

Note : Il existe bien sûr toutes sortes de réunions qui ne rentrent pas dans ce cadre d’analyse.

Dans le cadre de mon travail d’analyse du monde de l’entreprise 2.0 et de son écosystème, je m’intéresse particulièrement à la place de l’individu et à ses interactions avec tous les outils 2.0 qui sont à sa disposition en tant que simple internaute ou en tant que collaborateur.

Ainsi je vous propose ici une cartographie de ces outils en fonction des critères Public/Privé et Perso/pro.

Explications

• En bas, le domaine privé. En haut le domaine public
• A gauche, ce qui touche à ma vie perso, à droite ce qui touche à ma vie professionnelle.
• En haut à droite, c’est tout ce qui est en rapport avec la représentation public de l’entreprise, la marque en quelque sorte
• En haut à gauche, c’est tout ce qui touche à ma vie perso publique, ma représentation publique, ma réputation en ligne
• En bas à gauche, c’est ma sphère privée/intime.
• En bas à droite, c’est mon entreprise et sa sphère privée tenue par des règles de confidentialités.
• Un réseau social universel type FACEBOOK est relativement « ouvert » donc un peu public. Il me permet de communiquer essentiellement avec mes amis et mon réseau professionnel
• Un réseau social pro type VIADEO ou LINKEDIN me permet lui d’entrer en contact avec des prospects et de parfaire mon réseau professionnel.
• Les outils collaboratifs de travail sont fermés (donc privés) et me permettent de travailler avec mon équipe et mes clients
• Mon blog perso est par définition public et éloigné de la problématique professionnelle de mon entreprise, mais indirectement son rayonnement participe à celui de mon entreprise et peut donc s’approcher de prospects.
• (…)

Cette cartographie est loin d’être complète et a ses limites. Toutes vos remarques sont les bienvenues.

UPDATE du 02/03/2009

Suite à vos commentaires, voici une nouvelle version du graphique qui se veut plus lisible :