86% des sociétés estiment que les outils de collaboration sont importants pour le travail au quotidien. Vous avez certainement l’impression que j’enfonce une porte ouverte avec cette statistique, il n’empêche que le rythme de déploiement des solutions de collaboration est encore incroyablement lent comparé au constat d’échec des solutions actuelles. La société Clinked a ainsi compilé des statistiques très intéressantes sur ce sujet pour en faire une belle infographie :  Next post  The State of Online Collaboration for Business.

Il est précisé dans cette étude que 96% des managers citent le manque de collaboration et l’inefficacité de la communication dans les facteurs de dysfonctionnement. De quoi faire réfléchir. Et pourtant… depuis 5 ans que je rédige ce blog, j’entends toujours le même son de cloche sur la peur du changement, les problèmes de confidentialité, la perte de contrôle… Bref, les habitudes et outils évoluent lentement, très lentement.

Pourtant les solutions sont là : il existe des dizaines de produits couvrant un très large spectre de fonctionnalités. Si le marché est donc en retard, c’est qu’il y a logiquement de très bonnes perspectives de croissance. Voilà pourquoi les grands éditeurs investissent de très lourdes sommes pour proposer toujours plus de fonctionnalités (Microsoft, SalesForce, Jive, Google…). Force est de constater qu’il est difficile de s’y retrouver dans cette pagaille de solutions, car si les solutions traînent toutes l’héritage de leur métier d’origine (gestion de documents, publication de contenus, collaboration et partage…), les nouvelles versions et rachats en tout sens brouillent la donne.

Deux acteurs se distinguent néanmoins sur le marché : Microsoft de par son implantation record en entreprise (Claiming 66% enterprise penetration, SharePoint now brings in $2 billion annually for Microsoft), et Jive de par son rythme d’innovation et sa croissance externe très soutenue.

Microsoft s’apprête donc à frapper un grand coup avec la nouvelle version de sa suite collaborative SharePoint. De nombreuses évolutions seront ainsi proposées : nouvelle interface « Metro », une logique d’applications renforcée, une gestion de contenu bien plus efficace, les flux d’activité, une recherche plus performante, une meilleure intégration de Skype, de la mobilité, du cloud… Ces améliorations sont synthétisées dans cet article : Pleins feux sur SharePoint 2013 avec 7 évolutions clés.

Mais Microsoft ne s’arrête pas là, car ils veulent également accélérer l’adoption de Yammer (racheté il y a quelques mois) en le mettant au centre de sa stratégie de social enterprise (Putting Social to Work),notamment au travers de son tout nouveau Enterprise Graph (Yammer unveils the Open Graph for the enterprise, to help make business apps more social).

De son côté, Jive n’est pas en reste avec l’annonce surprise du rachat de deux startups très en vue : Meetings.io et Producteev dont je parlais récemment (De l’intérêt de mettre les tâches au coeur de la collaboration). Ces deux acquisitions sont un signal fort pour le marché qui n’apprécie guère les résultats financiers décevants de l’éditeur (Jive Software acquires Meetings.io and Producteev for its social business platform).

Deux rachats pour le moins spectaculaires, mais est-ce que le fait de gaver une suite de fonctionnalités va-elle rendre ses utilisateurs plus performants ? C’est un vaste débat, mais il est évident que l’important est de proposer avant tout une plateforme cohérente plutôt qu’une agrégation de solutions disparates. Ceci étant dit, il est essentiel pour un éditeur comme Jive, qui se veut être à la pointe, de s’intéresser de très près aux nouvelles pratiques de collaboration (agilité…). Partant de ce principe, ils devraient également s’intéresser à des plateformes de collaboration de « nouvelle génération » comme NationalField qui mettent l’accent sur les données et sur les motivations des collaborateurs (NationalField: The Private Social Network That’s Reinventing the Ground Game).

Comme toujours, je me dois de conclure cet article en vous rappelant que les outils ne sont pas une fin en soi, et que leur déploiement à grande échelle dans l’entreprise doit impérativement s’accompagner d’un modèle de gouvernance pour ne pas reproduire les erreurs du passé. Ceci sera d’ailleurs l’objet de mon prochain article…

Au cas où vous ne l’auriez pas remarqué, ce blog bénéficie pour la première fois d’un thème graphique digne de ce nom. Tout comme l’ensemble de mes blogs, le thème graphique a été réalisé par Francis, avec une superbe illustration en pixel art d’Olivier. L’optimisation du code HTML est toujours en cours par l’équipe de Mahi Mahi et devrait être finalisée très bientôt.

Ce nouveau thème est l’occasion pour moi de revenir sur cinq années de publication sur le thème de l’Entreprise 2.0. Tout a commencé en 2007 avec la publication sur mon blog principal de l’article de référence : Qu’est-ce que l’Entreprise 2.0 ?. Au vu du succès de cet article et du nombre de choses que j’avais à dire et à partager sur ce sujet, j’ai logiquement ouvert ce blog quelques mois après en juillet 2008. Depuis cette date, j’essaye de maintenir un rythme de publication qui ne descend pas en dessous des deux articles par mois, pas facile quand on a huit autres blogs à alimenter…

Après plus de 4 ans et un peu moins d’une centaine d’articles publiés, ce blog a atteint sa vitesse de croisière avec 5.000 visiteurs uniques mensuels et 2.500 abonnés au flux RSS. Pour votre information, les deux articles les plus populaires sont Définition et usages du cloud computing et Définition et usages de l’intranet 2.0. Pour ma part, Les articles dont je suis le plus fièrs sont L’Entreprise 2.0, cinq ans après, Quelques réflexions sur le poste de travail 2.0 et toute ma série sur les emails.

En terme de ligne éditoriale, je m’efforce de ne pas trop me focaliser sur les outils liés à l’E2.0, même s’il est important d’observer les évolutions du marché, d’autant plus que j’y suis confronté dans mes missions ou dans les conférences et formations que je peux donner. Sinon l’essentiel de ma rédaction est concentré sur tout ce qui touche à l’organisation et à la collaboration d’un point de vue plus large. Ces derniers temps, j’ai également commencé à parler de cloud computing, car je suis persuadé qu’il y a d’énormes opportunités dans ce domaine.

Voilà, si vous avez des remarques, souhaits ou réclamations quant à ce blog et ses articles, n’hésitez pas à les publier dans les commentaires. J’espère que vous avez autant de plaisir à lire ces articles que j’ai à les écrire.

Oui je sais, le titre est un peu racoleur, mais la situation est grave, bien plus que vous ne le pensez. La base de mon raisonnement m’a été apportée par le compte rendu d’une conférence : USI 2012, BlackBerry Hill et effet Domino. L’orateur, Yves Morieux, explique ainsi qu’après plusieurs décennies d’améliorations, la productivité est stagnante dans les entreprises (pas plus de 1% d’amélioration annuelle). Les travailleurs du savoir sont en effet noyés dans un quotidien professionnel plombé par les processus, réunions et emails. Partant du constat que les marges sont de plus en plus faible, ne pas chercher à lutter contre les distractions quotidiennes se traduit nécessairement par une baisse immédiate de la productivité, baisse qui peut se traduire par des licenciements pour « retrouver de la compétitivité ».

Les dérives de notre quotidien professionnel (réunionite, infobésité…) sont d’autant plus graves qu’elles sont reconnues et tolérées. Pire, dans certains pays (La France en particulier), elles sont aggravées par une aberration culturelle : nous avons tendance à récompenser ceux qui sont les plus occupés, ou qui le semblent, car ils donnent l’illusion d’être plus productifs, d’abattre plus de travail (The Paradox of Organizational Time). Or, nous devrions faire l’inverse : récompenser ceux qui savent correctement s’organiser, déléguer et gérer leur charge de travail. Pourtant il n’en est rien, et nous ne pouvons que constater les ravages du présentéisme.

Outre ce problème culturel, force est de constater que nous avons petit à petit doté les collaborateurs d’outils (email, smartphones, accès internet…) et encouragé des pratiques (réunions…) qui génèrent de nombreuses distractions au quotidien : We’re creating a culture of distraction et Is Web Surfing Distracting Your Workers?. Ces distractions sont de plus en nette augmentation avec l’avènement de Twitter et des réseaux sociaux (Digital Distractions and the Workplace).

Ceci étant dit, faut-il interdire le web, les emails, les smartphones et les réunions pour retrouver de la productivité ? Non, car cela ne ferait que déporter les habitudes vers d’autres supports. La solution ne viendra pas des outils, mais de la culture et des habitudes. Au fil des années, je me suis efforcé de démontrer sur ce blog l’intérêt de lutter contre les dérives et d’adopter de nouvelles dynamiques collaboratives pour améliorer la productivité collective. Si je peux difficilement argumenter sur une augmentation réelle et constatée de la productivité individuelle, les gains sont indéniablement à chercher du côté collectif. Donc plus complexes à évaluer / calculer, d’où le scepticisme ambiant vis-à-vis des solutions collaboratives (« je n’arrive déjà pas à gérer mes emails, il va falloir en plus que je me connecte tous les jours sur un espace collaboratif ?« ).

Bref, tout ça pour dire que la situation est grave, mais pas désespérée, heureusement ! Il n’est pas trop tard pour mettre en place un programme de reculturation afin de :

• Lutter activement contre l’email et les réunions intempestives (Cinq étapes pour tuer l’email et Les bons réflexes pour perdre moins de temps en réunion) ;
• Adopter de nouveaux reflexes (How to Stay Focused on the Important Things et De l’intérêt de mettre les tâches aux coeur de la collaboration) et réprimander les comportements toxiques (The Worst Coworkers and Workplace Annoyances and How to Deal with Them) ;
• Revoir l’environnement de travail (Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration et La collaboration et La productivité passe aussi par une réorganisation du lieu de travail) et le rythme (Be More Productive, Take Time Off et 37signals Earns Millions Each Year. Its CEO’s Model? His Cleaning Lady).

Comme toujours, ce n’est pas en achetant de nouveaux outils informatiques que vous y parviendrez. L’important n’est pas de changer les outils, mais de trouver le courage de s’attaquer aux véritables causes du problème.

MàJ (18/10/2012) : Sinon vous pouvez aussi engager quelqu’un pour vous mettre une claque chaque fois que vous perdez votre temps sur Facebook (This guy got more productive by hiring someone to slap him in the face when he went off task). NSFW !

Il n’a pas dû vous échapper ces deux dernières années que les travailleurs du savoir passent quasiment plus de temps sur leur smartphone et tablette que sur leur ordinateur. Plus petits, plus simples et plus sexy, les terminaux mobiles font maintenant pleinement partie du quotidien des salariés. Mais les applications ont-elles évolué aussi rapidement que les habitudes ? Pas du tout, car si les iPads ont envahi les salles de réunion, l’essentiel de la production des knowledge workers se fait encore sur Office (de préférence sur une version datant d’une époque où Facebook n’existait, sino ce n’est pas drôle). Il en résulte une perte de temps encore plus importante pour essayer de faire fonctionner ensemble ces deux environnements (Windows et iOS).

Il existe des applications de virtualisation pour Office, ou des systèmes de synchronisation dans les nuages, mais tout ceci est un peu complexe, surtout si vous souhaitez créer ou modifier des fichiers. À partir de là, deux options s’offrent à vous : attendre la future version d’Office qui est censée résoudre tous ces problèmes (Microsoft Office 2013 Preview, mais il n’est pas précisé quel sera le niveau de compatibilité avec iOS ou Android), ou passer directement à une solution dans les nuages comme Google Docs (qui vient encore de s’améliorer : Updates for iOS and Android). Dans les deux cas, ce n’est pas idéal, car il faut savoir rester réaliste : faire évoluer les outils bureautiques est un chantier qu’aucune grande entreprise n’est prête à mener, surtout en ce moment.

L’issu de ce statu quo est de faire évoluer les habitudes plutôt que de faire évoluer les outils. Il est ainsi certainement plus simple de déployer des outils induisant de nouveaux modes de travail et de collaboration plutôt que d’investir du temps et de l’énergie à essayer de renouveller des outils bureautiques qui sont condamnés à moyen terme. Le casse-tête des outils bureautiques s’insère dans une réflexion plus vaste d’évolution du poste de travail, au même titre que l’email dont ont commence à voir émerger des alternatives très crédibles (De l’intérêt de mettre les tâches au coeur de la collaboration). Dans cette optique-là, des sociétés comme Adobe ou SalesForce intègrent parfaitement les terminaux mobiles dans leur offre avec respectivement des outils dédiés (Adobe Touch Apps) et des interfaces mobiles (SalesForce Touch).

Tout ceci me permet de rebondir sur un très bon article de GigaOm à propos des nouveaux outils bureautiques : Defining the new office suite, 5 essential apps for work. L’auteur y détaille ainsi une liste d’applications mobiles stimulant la collaboration et la co-création :

• Les applications de rédaction simplifiées comme Byword ou Elements, pour se concentrer sur son texte à son bureau ou dans le train ;

  

• Les applications de structuration des idées comme MindNode ou SimpleMind, pour travailler des mind map en réunion ;

  

• Les applications de création de croquis en mode collaboratif comme WhiteBoard ou SketchBook Pro, qui permettent à plusieurs participants de s’exprimer graphiquement de façon simultanée ;

  

• Les applications de capture de notes comme JotNot Scanner ou Scanner Pro, qui permettent de convertir ou d’organiser les notes prises sur un calepin ou un tableau blanc (vous noterez également la sortie prochaine d’un carnet Moleskine compatible avec Evernote) ;

  

• Les applications de prise de notes comme Note Taker ou Notability, qui améliorent la reconnaissance d’écriture et permettent d’organiser vos notes.

  

Comme vous pouvez le constater ave ces différentes applications, le mot d’ordre est donc de libérer la créativité / productivité des utilisateurs avec des interfaces simples et des outils qui favorisent la création à chaud (en scénace) de contenus et leur partage dans les nuages. Si ces applications apportent des réponses très concrêtes aux nouveaux usages sur terminaux mobiles, je ne suis pas persuadé que le format application soit le bon, surtout dans l’écosystème iTunes qui est très contraignant pour les utilisateurs Pro.

J’envisage ainsi le déploiement de services (supportant les différents modes de collaboration cités plus haut) accessibles directement dans le navigateur des terminaux mobiles (smartphoen ou tablettes), mais églaemnet disponible sous forme d’applications mobiles pour un usage intensif et distribué via l’app store interne de l’entreprise. Dans le contexte d’Apple, ce scénario est de la pure science fiction. Par contre, Google a toutes les cartes en main pour conquérir le marché des entreprises grâce à la souplesse de sa plateforme Android / Play.

Et vous, quelles applications mobiles utilisez-vous au quotidien ?

Attendu de longue date, Google+ est enfin officiellement intégré à Google Apps : Bringing Google+ to work. Le moins que l’on puisse dire est qu’ils ont pris leur temps. Si les expérimentations ont ainsi commencé en début d’année, il aura donc fallu attendre presque 9 mois pour que Google officialise l’intégration des fonctionnalités de Google+ dans son offre pour les entreprises (profils enrichis, cercles, fonctions de partage, accès mobiles…).

Concrètement, voici ce que l’on vous propose :

• Un flux d’activité où vous pouvez partager des infos / liens / fichiers au sein de votre entreprise ;

  

• Des cercles en fonction des Business Unit/ métiers / projets ;

  

• Des vidéos-bulles avec édition simultanée de documents ;

  

• Des options de partage définies de façon préalable par l’administrateur système.

À première vue l’offre semble plutôt timide, mais elle est cohérente et surtout parfaitement bien intégrée, notamment aux emails et au calendrier. Si l’on s’en tient au périmètre fonctionnel couvert, cette intégration Google Apps / Plus se positionne en concurrence directe avec des suites comme Zoho et son Meeting.  Sur le papier, l’offre de collaboration pour les entreprises de Google a donc un gros retard par rapport à Microsoft avec son offre historique (Office Live, Sharepoint…) et les rachats récents (Skype et Yammer). Soit, mais ces produits sont loin d’êtres intégrés et se contentent de cohabiter pour le moment (je n’ai pas trop d’infos sur la road map d’intégration de Microsoft, mais si vous avez un lien, c’est le moment de la partager).

Quoi qu’il en soit, ce couplage Google Apps / Plus me semble être une très bonne offre pour démarrer en douceur. D’autant plus que dans ce schéma, Gmail fait office de Cheval de Troie (Google+ The New Enterprise Social Network?) et permet ainsi d’éclipser des startups comme AnyMeeting. Si les vidéo-bulles (hangouts en anglais) sont très clairement le produit d’appel de l’offre (la situation qui va commencer à devenir très critique pour des acteurs de niche comme Webex), la couverture fonctionnelle reste encore faible face à des acteurs plus légitimes sur le créneau des plateformes de collaboration intégrée (notamment Jive, Socialtext ou Chatter). Vous pourriez me dire que la Google Apps Marketplace est là pou ça, mais alors nous ne parlons plus d’une offre intégrée, mais morcelée.

Selon moi, et pour en avoir discuté avec des utilisateurs, il manque encore à Google plusieurs choses pour espérer passer à la vitesse supérieure :

• Un CMS digne de ce nom pour pouvoir créer un ou des intranets (Sites ne fait très clairement pas l’affaire) ;
• Un outil de gestion de projet « maison » (car c’est une brique de base) ;
• L’équivalent d’un kit de démarrage (avec une série de pré-configuration) pour faciliter la prise en main.

Encore une fois, ceci n’est que l’avis d’un observateur extérieur, car je ne connais pas la feuille de route de l’offre entreprise de Google (qui la connait ?). Et le moins que l’on puisse dire est qu’ils font preuve d’une grande timidité. Cette posture sera-t-elle viable sur le long terme face à une concurrence très féroce ?

J’ai comme l’impression que le social business est le sujet-marronnier de la blogosphère. Je rédige ainsi un article tous les ans sur ce sujet pour clarifier, préciser et partager avec vous les derniers écrits de référence. Si je me suis démené pour simplifier la compréhension de ce qu’est le Social Business Design, je me rends compte que je ne vous ai jamais réellement proposé de définition. L’accalmie du mois de juillet est donc tout à fait propice pour réparer cet oubli.

Apparu en 2009, la notion de Social Business trouve tout son sens avec l’avènement des médias sociaux et de la collaboration : Social Business Design, le mariage réussi du Web 2.0 et de l’Entreprise 2.0. Différents noms sont utilisés pour lever l’ambiguïté avec la notion d’entreprise sociale (au sens philanthrope du terme). Ainsi, nous avons récemment parlé de Social Entreprise., mais je préfère m’en tenir à celui de Social Business Design.

Le sujet est à nouveau à l’ordre du jour avec la sortie de Social Business by Design, livre de Peter Krim et Dion Hinchcliffe (deux auteurs de référence sur leur sujet respectif). Cet ouvrage est donc l’occasion de repriser le périmètre du sujet et surtout de le vulgariser auprès du plus grand nombre. J’ai eu l’occasion de rencontrer Peter Krim lors de son récent passage à Paris et j’ai vraiment été séduit par la simplicité de son discours et surtout par l’évolution de la notion de social business qui couvre maintenant un périmètre plus vaste : The definition of social business.

Le social business est donc une nouvelle approche de l’entrepreunariat et du monde professionnel qui s’appuie sur les innovations technologiques, l’écosystème de l’entreprise et les médias sociaux pour améliorer les performances. Le principe du social business design est donc d’avoir une vision intégrée de la mise en oeuvre des opportunités offertes par ces leviers.

Comme vous pouvez le constater, la notion de social business est donc plutôt vaste (euphémisme). Tellement caste que chacun propose sa propre interprétation. C’est ainsi le cas de IBM avec cette définition : Social Business Framework, an integrated approach to managing enterprise communities. Selon l’auteur, le social business accélère la communication et la collaboration entre les employés, partenaires et clients d’une entreprise en exploitant des contenus experts partagés sur les médias sociaux et des données d’interactions sociales.

IBM étant une entreprise technologique, leur vision est logiquement centrée sur les fondamentaux technologiques, même s’ils font référence à l’expérience utilisateur et à la conduite du changement.

Le Chess Media Group nous propose une interprétation plus équilibrée qui repose sur des piliers non technologiques : The Adaptive Social Business Strategy (Framework).

Vous noterez donc que l’orientation social business d’une organisation impact les objectifs, la culture, les processus, les modes de gouvernance et la technologie de l’entreprise. Précisons que l’auteur de cet article a publié récemment un livre que je vous recommande : The Collaborative Organization.

Rassurez-vous, il n’est pas question de modifier tous ces aspects de votre entreprise en même temps, car cela serait beaucoup trop violent pour l’organisation et aurait un impact très négatif sur les opérations. L’idée est donc d’accompagner l’ensemble des métiers d’une entreprise dans l’implémentation de logiques sociales dans la marque, les applications et processus, les méthodes de travail… Le « virage social » est ainsi beaucoup plus simple à prendre d’un point de vue externe (en injectant du social dans la marque) qu’interne (en injectant du social dans le quotidien bien cloisonné des collaborateurs). Sur ce thème-là, je vous recommande le livre (Smart Business, Social Business) et l’article de Michael Brito : The Evolution of Social Business.

Tout ceci nous mène donc logiquement à ma propre interprétation de ce qu’est le social business. Autant vous prévenir tout de suite : s’il n’existe pas de définition universellement approuvée, c’est que la tâche est particulièrement rude. Je peux vous proposer la définition suivante, mais elle n’est pas très explicite : « La mise en oeuvre de pratiques sociales et conversationnelles auprès des acteurs internes et externes d’une entreprise« . Vous conviendrez que cette définition ne fait pas avancer le débat, nous sommes d’accord.

J’avais abordé cette question en début d’année sur un autre blog (The What And How Of Social Business), aussi je vous en propose une traduction ainsi que ce schéma récapitulatif qui synthétise le périmètre du social business :

Nous retrouvons dans ce schéma les deux dimensions (interne et externe) ainsi que trois leviers d’évolution pour chacune. Adopter une logique / culture Social Business implique donc de :

• Repenser le marketing pour une meilleure compréhension et segmentation des prospects ;
• Repenser le commerce pour améliorer la notoriété de l’offre et la transformation ;
• Repenser le CRM pour améliorer la satisfaction et la fidélisation ;
• Fédérer des communautés internes reposant sur des thématiques verticales et des métiers ;
• Stimuler la collaboration au sein d’espaces collaboratifs ou des applications ;
• Repenser la capitalisation des connaissances pour enrichir les contributions.

Tout ceci peut sembler très (trop ?) ambitieux, mais je vous rappelle que ces chantiers s’envisagent sur le long terme, et surtout pas en mode commando ou en sous-traitance. Je me permets d’insister sur le fait que le social business n’est pas une question d’exécution, mais d’intégration : l’important n’est pas d’opérer ces changements de façon unitaire, mais de capitaliser sur une démarche intégrée où un chantier bénéficie aux autres.

Voilà, j’espère vous avoir donné une vision plus précise de cette notion et surtout de vous avoir motivé à vous documenter sur le sujet, notamment avec les trois livres cités plus haut, pour initier ces chantiers.

J’ai déjà eu de nombreuses occasions de vous mettre en garde contre les trois tueurs de productivité : l’email, les fichiers bureautiques et les réunions. Nous avons déjà étudié de nombreuses alternatives aux deux premiers, mais pas récemment traité du dernier point. Je pense ne rien vous apprendre en vous disant que les réunions sont toxiques et qu’elles sont un ingrédient majeur des dysfonctionnements en entreprise. Pour vous la faire simple : si vous n’avez pas envie de travailler, de compléter une tâche ou de prendre une décision, convoquer une réunion !

Ceci étant dit, je souhaiterais aujourd’hui élever le débat et récapituler quelques bons conseils pour éviter de perdre trop de temps en réunion (puisque de toute façon elles sont inévitables). Pour cela, je vais m’appuyer sur un certain nombre de sources pêchées chez l’ami Bertrand Duperrin. Je vous propose ainsi dans un premier temps d’évaluer le coût des réunions (et autres statistiques) avec cette infographie : How Office Workers Waste Time in Meetings About Meetings.

Je me doute que vous êtes toutes et tous des victimes de la « réunionnite », mais pour vous motiver à chercher des solutions, je vous propose ensuite cette série d’articles qui documentent ce phénomène :

• Why meetings kill productivity, où l’on parle du livre Read This Before Our Next Meeting), l’auteur nous y explique notamment que les réunions ont tendance à occuper tout le temps ou l’attention disponible, et qu’elles sont indispensables pour ne rien faire ;
• Why business meetings fail, où il est question du fatalisme des collaborateurs qui participent aux réunions parce qu’ils se sentent obligés de le faire, ils pensent que ça fait partie de leur travail ;
• The Payoffs and Penalties of Holding Meetings, où une étude de grande ampleur confirme l’inefficacité des réunions d’information, et l’efficacité des réunions orientées sur la validation d’une décision ;
• Killing the status meeting and the next generation of productivity, où il est question du  statut social de celui qui convoque une réunion (« j’organise une réunion, donc je suis important / je travaille plus que les autres« ) ;
• How to moderate a brainstorming session and get results, qui nous donne plein de bons conseils sur le choix des participants ou la modération.

Avec ces cinq articles, vous aurez une vision précise des facteurs-clés de succès d’une réunion :

1. Définition du thème et des participants (ainsi que des non-participants, mais qui seront informés) ;
2. Formulation de l’invitation (contexte, objectifs…) et des pré-requis (document à avoir lus, chiffres à avoir collectés…) ;
3. Conduite de la réunion et modération ;
4. Bouclage de la séance (prise de décision, attribution des tâches…) et publication du compte-rendu.

À partir de ces articles, et de mon expérience, je vous propose cette série de conseils à appliquer sans modération :

• Posez-vous toujours la question de savoir si une réunion va ralentir le processus de décision ou non, et s’il n’est plus simple d’opter pour une alternative (travail asynchrone, télé-réunion…) ;
• Pas de réunion pour informer, tout peut se faire de façon asynchrone par email ou via l’intranet ;
• Pas de réunion pour prendre des décisions, la décision est proposée dans l’ordre du jour et discutée / validée en séance ;
• Publiez toujours un ordre du jour et des objectifs, que vous ne présenterez pas en début de session car tous les participants sont censés l’avoir lu ;
• Fournissez une liste de documents à avoir lu ou de réflexions à avoir mené au préalable ;
• Ne récapitulez JAMAIS le début de la réunion pour les retardataires, ça les motivera à être à l’heure la prochaine fois ;
• Autorisez les invités à décliner une réunion sans se justifier (moins il y a de participants et plus la réunion sera productive) ;
• Ne programmez jamais de réunion de plus d’1 heure, car dans ce cas-là c’est un atelier de travail, et il se conduit différemment ;
• Essayez de finir vos réunions en avance pour laisser une impression positive aux participants ;
• Facilitez le choix de la date en utilisant des outils hébergés comme Doodle ou ScheduleOnce.

Je peux également vous fournir quelques conseils extrêmes à appliquer avec discrétion :

• Interdisez les téléphones et ordinateurs portables pour éviter la dispersion d’attention ;
• Autorisez-vous à couper la parole d’un participant trop volubile ou à exclure de la réunion ceux qui ne sont pas concentrés ou ceux qui perturbent le bon déroulement de l’ordre du jour ;
• Organisez vos réunions dans une salle sans siège pour écourter les discussions inutiles ;
• Interdisez les « je ne peux pas » ou « ça n’est pas possible » et remplacez-les par « oui, mais… » ou « pour cela j’ai besoin de…« .

Oui je sais, ces derniers conseils sont particulièrement spectaculaires, mais ils génèrent des résultats immédiats.

Encore une fois, j’insiste sur la nécessité de systématiquement envisager une alternative à une réunion physique. Par exemple, essayez d’imaginer que les participants potentiels sont en province ou à l’étranger, la réunion justifie-t-elle leur déplacement ? (cf. Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration).

Dans ce cadre, je vous rappelle qu’il existe de très bonnes solutions de réunion à distance :

• Les solutions historiques comme Webex ou Adobe Connect ;
• Les outils de VoIP comme Skype ou Hangouts de Google+ ;
• Les services de réunions en ligne comme MyCommitee (cf. MyCommittee Is The Best Online Tool For Creating Online Agendas And Minutes), Meetings.io ou Join.me.

N’hésitez pas à partager dans les commentaires vos conseils, astuces et votre retour d’expérience sur d’autres outils.

Après plusieurs jours de spéculations et de démentis, Microsoft vient enfin de confirmer officiellement le rachat de Yammer : Microsoft Acquires Yammer to Accelerate Enterprise Social Network. Le montant de la transaction s’élève à 1,2 MM$, une sacrée belle somme quand on sait que la firme de Redmond édite déjà depuis plusieurs années sa propre solution de collaboration, mais une acquisition parfaitement cohérente tant les deux produits sont complémentaires. Pour schématiser : Sharepoint est un outil de gestion de contenu qui n’a jamais su intégrer la dimension sociale et Yammer est un outil conversationnel qui n’a jamais su correctement gérer les contenus.

Certes, ces deux affirmations ne font pas honneur aux produits, mais ils résument bien leur positionnement. Malgré une base de clients plutôt étendue, Sharepoint est ainsi perçu comme une solution très perfectible sur le plan de la collaboration, un outil généralement adopté à regret par les utilisateurs qui n’ont pas d’autres choix. Vendue à l’origine comme une solution de création et de gestion d’intranet, Sharepoint brillait surtout par ses capacités de personnalisation des pages et de gestion avancée des documents. De gros progrès ont été réalisés avec la version 2010 pour transformer la solution en RSE (profils enrichis, groupes, notifications…), mais c’est avant tout l’intégration avec les autres produits de la gamme qui faisait sa force (Outlook, Office…).

Considérée comme une solution plutôt « lourde », la version 2013 est censée apporter plus de légèreté avec une prise en charge plus performante des terminaux mobiles, en adoptant notamment l’interface Metro. Signalons que les lacunes de la solution pouvaient être compensées grâce à l’utilisation de Newsgator, une surcouche de collaboration proposée par un éditeur indépendant.

Conçu initialement comme un outil de microblogging pour l’entreprise, Yammer a longtemps souffert d’un déficit de visibilité vis-à-vis des autres outils de collaboration en ligne (notamment Jive, Socialtext ou son grand rival : Chatter). Une sous-exposition injustifiée, car la solution a beaucoup progressé ces derniers temps avec l’ajout de nombreuses fonctionnalités : profils enrichis, groupes…

Avec la rachat de Yammer, Microsoft comble donc un trou important dans sa gamme et propose maintenant une couverture fonctionnelle très large :

• Sharepoint pour la création des espaces de publication et la gestion documentaire ;
• Office365 pour la création de documents en ligne et la co-rédaction ;
• Outlook et Skype pour la communication ;
• Yammer pour la collaboration et la gestion des communautés…

Cette palette d’outils semble donc être la combinaison gagnante puisqu’elle couvre tous les aspects de la collaboration : du 1.0 (emails et fichiers bureautiques) jusqu’au 2.0 (RSE). Une offre combinée qui a toutes les chances de remporter un grand succès, d’autant plus qu’elle sera portée par la très puissante force de frappe commerciale de Microsoft auprès de sa gigantesque base de clients (existe-t-il des entreprises qui ne sont pas cliente de Microsoft ?).

Mais tout ceci n’est évidemment possible que si l’intégration de Yammer se fait en douceur et s’ils ne perpétuent pas leur très désagréable habitude de tuer les produits qu’ils absorbent. Vu le montant de la transaction, c’est peu probable, mais rien n’est vraiment sûr (Huddle CEO: ‘It’s Pretty Obvious’ Microsoft ‘Will Destroy Yammer’).

Au final, nous allons donc nous retrouver avec un marché schématiquement scindé entre deux mastodontes (Microsoft / IBM) et deux challengers (SalesForce / Jive). La question qui reste en suspens est de savoir où Google va se positionner dans ce paysage, car force est de constater qu’ils sont particulièrement discrets ces derniers temps.

Je pense ne pas me tromper en disant qu’avec les offres actuellement sur le marché, nous avons atteint un plateau fonctionnel en matière de collaboration « générique ». La prochaine étape sera donc de proposer des offres de collaboration directement intégrée aux outils métier. Oui je sais, ça fait des années que l’on vous rabâche les oreilles avec cette fameuse intégration des processus au RSE (ou l’inverse), mais je suis persuadé que le marché est enfin près pour voir émerger des offres hébergées proposant des solutions verticales intégrant nativement la collaboration et les communautés. Le prochain éditeur à percer sera donc celui qui sera en mesure de proposer le SalesForce des pharmaciens, des agents immobiliers, des artisans… Attendons et observons.

Si vous avez des études de cas plus complètes à me proposer sur Sharepoint ou Yammer, je suis preneur, n’hésitez pas à publier les liens dans les commentaires.

Trop souvent focalisé sur les outils et processus, les débats autour de l’Entreprise 2.0 et la collaboration n’aborde que rarement l’aménagement du lieu de travail est pourtant une composante essentielle du bien-être et de la productivité des salariés, après tout, nous passons autant de temps au travail qu’à la maison. Le constat que l’on peut faire n’est pourtant pas très glorieux : de même que pour le poste de travail (Quelques réflexions sur le poste de travail 2.0), l’aménagement du lieu de travail n’a quasiment pas évolué depuis des décennies. Dans 99% des cas, les directeurs ont un bureau et les salariés s’entassent dans l’open space où ils essayent de cohabiter comme il peuvent. Vous noterez toute l’ironie de la situation : sous couvert de meilleure collaboration, les open spaces ont recréés la configuration des ateliers de travail du XIXe siècle où le contremaitre pouvait surveiller la productivité des ouvriers depuis sont bureau.

Je ne souhaite pas m’étendre sur les limites de l’open space, je sais qu’elles sont nombreuses. Pour résumer une longue discussion, disons que comme pour l’email, le bureau ouvert est un outil de travail puissant, mais qui nécessite de la pédagogie et certaines règles.

Le constat que l’on peut faire de 99% des organisations de lieux de travail est qu’ils sont très binaires : des bureaux individuels et salles de réunions. Quel dommage, car dans cette configuration, rien n’encourage la collaboration. Vous pourriez me dire que la machine à café ou le trottoir des fumeurs sont des espaces de convivialité qui sont implicitement institutionnalisés, mais quid des non-fumeurs et buveurs de thé ? Je pense ne pas me tromper en disant que cette configuration (bureaux / salles de réunions) a montré ses limites et qu’il est plus qu’urgent de remettre en question ce que l’on accepte trop facilement (« c’es partout pareil« ).

Ces derniers mois, j’ai ainsi eu l’occasion de lire un certain nombre d’articles apportant des idées et des témoignages d’entreprises innovantes qui ont justement essayé de faire changer les choses. À commencer par le bureau individuel dont la société Stell Case nous propose une nouvelle itération tout à fait convaincante : Redesigning: Cubicles.

Ce bureau du futur, qui trouve sa place dans un open space, introduit ainsi un certain nombre d’améliorations : des plantes, des chaises pliantes, des parois plus basses (pour ne pas isoler les collaborateurs qui sont en position debout, seulement en position assise), un système d’insonorisation, un plateau réglable en hauteur, un écran multifonction, un commutateur pour passer en mode « webcam » et des écrans de confidentialité. L’objectif de ce nouveau bureau individuel est d’augmenter la productivité en améliorant l’ergonomie du poste de travail et en facilitant la concentration.

Un autre élément essentiel à l’agencement est la modularité. Dans une société où l’adaptabilité et la rapidité de réaction sont des qualités indispensables, les espaces de travail modulaires sont la clé d’un agencement réussi (cf. The future of work spaces: hot desks or cold comfort?, The future of work spaces: Modular environments et How Modular Environments Will Change The Future Of Work).

De tous les cas d’école illustrant les nouveaux aménagements du lieu de travail, c’est très certainement celui de la société Jones Lang LaSalle qui est le plus intéressant. Ils ont ainsi défini un modèle d’aménagement baptisé WorkSmart Activity qui scinde l’espace non pas en deux types (bureaux et salles de réunions), mais en huit types : les bureaux, les salles de réunion, les espaces de discussion calmes, les espaces de discussion ouverts, les plateaux d’équipes, les espaces de restauration, les zones de rencontres et les espaces de travail / réunion de courte durée. Ce modèle permet ainsi de fournir un aménagement ou un espace de travail / collaboration / rencontre pour toutes les situations.

Plus de photos à voir sur FutureSpace.

Outre les différents espaces de travail individuels ou collectifs, plusieurs sociétés se sont creusées la tête pour proposer des solutions de création de zones de confidentialité comme le BuzziHood ou le Office in a Bucket, une structure gonflable en quelques minutes pour des réunions express :

Dans un autre registre, certains employeurs se donnent du mal pour rendre leurs locaux les plus agréables possible avec des aménagements ludiques (toboggans…) et des services disponibles sur place (coiffeur, massage…) : How Playful Workplaces Will Change The Future Of Work

D’autres favorisent enfin le co-working pour libérer de la place (et proposer ainsi des aménagements collectifs) et pour faire baisser l’absentéisme : The Future of Work: Say Goodbye to Your Cubicle et The office is shrinking as tech creates workplace everywhere. Certes, le co-working est un sujet annexe, mais il est tout de même lié à la finalité (Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration).

Ne vous y trompez pas, l’objectif de ces aménagements sont bien en rapport direct avec la productivité : plus de concentration, de flexibilité, de mobilité… À ce sujet, certains prônent d’ailleurs l’auto-organisation : Let Your Employees Design the Office, Seriously. Cette approche peut vous paraître contre nature, mais elle est parfaitement logique pour des équipes projet ou chez des prestataires de services.

Encore une fois, n’allez pas imaginer que tout ceci est réservé aux sociétés les plus riches qui peuvent se permettre de gaspiller leur bénéfice. La finalité est également de veiller au bien-être des employés, car des employés heureux et motivés seront toujours bien plus productifs que l’inverse. Prenez ainsi exemple sur 37Signals, la startup de référence en ce domaine : Official pictures of our new office.

Vous pourriez vous dire que tout ceci est très bien pour des startups de la Silicon Valley, mais je précise que nous ne sommes pas dans une démarche « tout ou rien ». Il est ainsi tout à fait envisageable d’introduire plus ou moins de modularité en fonction des métiers et des locaux. Comme précisé plus haut, l’open space n’est pas forcément pour tout le monde, bien qu’équiper des salariés en casques antibruit reviendrait bien moins cher que de faire des bureaux individuels…

Tout ceci nous mène naturellement à deux impératifs :

• Les middle managers doivent montrer l’exemple, en adoptant les mêmes outils et lieux de travail que les membres de leurs équipes ;
• Ces nouveaux espaces nécessitent de nouvelles règles et habitudes pour en tirer le plus grand bénéfice (là encore, les chefs d’équipe peuvent se charger d’évangéliser et rappeler à l’ordre).

Si vous avez d’autres articles, je suis preneur, merci de les mentionner dans les commentaires.

L’évolution du poste de travail est un sujet récurrent… et persistant. Comprenez par là que l’on en parle depuis des années (décennies ?) et que le sujet n’est pas prêt de se tarir vu que les outils utilisés par les centaines de millions de travailleurs du savoir ont à peine évolué en 20 ans. Je n’ai pas la prétention de vous fournir la solution ultime, mais plutôt de vous faire partager mes réflexions dans ce domaine.

Pour résumer une longue explication, disons que l’évolution du poste de travail ne consiste pas « que » à changer les outils, mais à accompagner les collaborateurs dans une dynamique de changement, ce qui n’est pas une mince affaire, car les freins les plus puissants sont avant tout culturels. Pour mieux les appréhender, je vous propose de découper le sujet en deux en abordant d’abord les aspects logiciels, puis les aspects matériels.

De la virtualisation au social desktop

Ces derniers jours j’ai vu passer un certain nombre d’articles évoquant le poste de travail du futur :

• Le poste de travail du futur : enquête sur l’évolution de l’environnement numérique des collaborateurs en entreprise ;
• Portails d’entreprise : les nouveaux postes de travail et la suite ;
• Le poste de travail collaboratif en mode agile et son diaporama.

Ne vous y trompez pas, il ne s’agit pas d’une tendance, mais plutôt d’une coïncidence, car le sujet n’est pas neuf (on en parlait déjà au siècle dernier ). La première grosse tentative d’évolution du poste de travail est venue des offres de virtualisation et des ASP (Application Service Provider) qui tentes maintenant de surfer sur la vague du cloud computing et essayent de se rebaptiser en Desktop as a Service. J’ai toujours été sceptique face à ce type d’offres, car elles ne font que déporter le problème : ce sont les mêmes outils avec les mêmes habitudes de travail, mais qui tournent sur des ordinateurs distants. Un pansement sur une jambe de bois en quelque sorte…

Selon moi, la véritable transformation ne commence que lorsque l’on essaye de repenser en profondeur la circulation de l’information, le partage des savoirs, la collaboration… Je ne m’étends pas sur le sujet, car c’est le thème central de ce blog Sur le papier, les social softwares et offres en mode SaaS se sont censées répondre à ces objectifs.

Pour avoir une bonne vision d’ensemble de ce chantier, le plus simple est de repartir des besoins et de ce que sera (à terme) le quotidien des travailleurs du savoir (cf. L’Entreprise 2.0, cinq ans après) :

Oui il y a beaucoup de choses sur ce schéma, mais cela correspond à la réalité quotidienne de la plupart des travailleurs du savoir (pas des ouvriers). Comme vous pouvez le constater, nous avons ici de nombreux environnements hétérogènes à connecter. En théorie, ce ne sont que des 0 et des 1, mais lorsque vous vous penchez sérieusement sur la question, et j’ai eu l’occasion de le faire avec certains de mes clients, la réalité est tout autre, car généralement l’existant technologique et culturel empêche la réalisation d’un poste de travail unifié. Quand je dis « empêche », c’est que ce n’est tout simplement pas possible : trop laborieux, trop coûteux, trop risqué… Bref, un refactoring complet des outils et processus est un chantier trop important, surtout en cette période de crise et d’incertitudes.

J’ai volontairement écarté la possibilité de tout basculer « à l’arrache » sur des environnements hébergés comme Google Apps, Zoho ou ERPNext car le traumatisme serait beaucoup trop important. Fin de la parenthèse.

La meilleure solution semble donc être un compromis reposant sur une interface permettant d’unifier les différents environnements informatiques et les pratiques sociales. Cette interface ferait à la fois office de tableau de bord (en consolidant différents KPIs), un outil de communication (regroupant les différents canaux), un lanceur d’applications (sur votre poste ou dans les nuages)…

La meilleure façon de la décrire serait : une interface ergonomique et sociale pour améliorer la productivité, la collaboration et la mobilité sans faire la révolution informatique. Un compromis qui peut vous laisser sceptique, mais n’oubliez pas que vous utilisez au quotidien une interface (surcouche) qui masque un système d’exploitation vieux de plus de 20 ans (respectivement Windows et MS Dos).

Encore une fois je ne suis pas en train de vous présenter la solution ultime, mais ce social desktop me semble être un compromis réaliste.

De la souris aux interfaces gestuelles

Nous avons donc parlé de la partie software. Intéressons-nous maintenant à la partie hardware. Comme précisé en début d’article, les travailleurs du savoir exploitent au quotidien un hardware qui n’a quasiment pas évolué depuis 30 ans : un ordinateur (avec écran, clavier et souris), un téléphone et du papier. Le paradoxe de cette situation est que les smartphones et tablettes ont été largement adoptés par le grand public (La fin de l’ordinateur individuel est programmée), mais que l’on en interdit l’usage en entreprise sous couvert de « sécurité » (un argument bien pratique pour ne pas se remettre en question).

Il est donc grand temps que cela change, car le monde en 2012 n’est plus du tout celui qu’il était dans les années 80. Là où les choses sont en train d’évoluer dans le bon sens, c’est que le prix des composants ayant fortement chuté et que les technologies ayant fait de gros progrès, les travailleurs du savoir n’ont plus besoin d’un gros ordinateur, mais de terminaux de connexion « légers » : smartphone, tablette et surtout un cloudtop (contraction de cloudbook et desktop). Je sais bien que le concept de network computer ne date pas d’hier (Oracle a lancé le concept en 1996), mais les progrès récents de ChomeOS ou Android permettent de viabiliser son déploiement à grande échelle en entreprise (comptez dans les 200$ pour une Chromebox, 75$ pour un Mini PC ou 25$ pour un Raspberry Pi).

Restera encore à faire évoluer les interfaces de saisie (clavier et souris) vers des choses plus performantes comme le très convainquant pavé tactile XL présenté par 10/GUI ou encore une interface gestuelle avec des périphériques comme le Leap.

Tout ceci peut vous sembler être de la science-fiction ou du gadget, mais les gains de productivité seront à chercher dans cette direction.

Encore une fois, je n’ai pas la solution miracle (sinon je serais déjà très riche), mais ça m’intéresse d’en discuter avec vous. Si vous avez des expériences ou points de vue à partager, les commentaires sont là pour ça.