Le casse tête de l’intégration de Yammer et Sharepoint

Microsoft a fait sensation l’année dernière en rachetant Yammer, une illustre figure du monde de l’Entreprise 2.0 (cf. Microsoft complète son offre de collaboration avec Yammer). Une certaine effervescence est née suite à ce rachat sur les formidables possibilités offertes par une intégration de Yammer au sein de la galaxie d’outils de Microsoft. Nous sommes bientôt au milieu de l’année 2013, et il est grand temps de s’interroger sur la réalité de cette intégration.

La grande conférence annuelle Convergence qui s’est tenue la semaine dernière à Atlanta a été l’occasion pour l’éditeur de présenter sa feuille de route et la façon dont les différentes solutions vont s’insérer dans la logique de gamme de Microsoft : Microsoft Outlines SharePoint-Yammer Roadmap, Yammer To Become MS Social Layer. Microsoft a ainsi présenté une intégration de Yammer dans Dynamics CRM et dans le flux Office 365.

 

Intégration de Yammer dans Sharepoint
Intégration de Yammer dans Office365

Tout ceci est très intéressant, mais le problème est que ce fameux processus d’intégration est rendu plus complexe par la sortie de Windows 8. Car la nouvelle itération du système d’exploitation s’accompagne également d’une nouvelle interface (Metro) et surtout d’un changement radical dans la façon d’appréhender l’outil informatique (cf. Retour d’expérience sur Windows 8 et les tablettes hybrides de Microsoft). 2013 est donc un cap majeur dans l’histoire de la firme de Redmond, car sont ont vont être lancé cette année de nouvelles versions de l’ensemble des produits phares : Office, Outlook, Sharepoint… L’intégration de Yammer dans ce contexte transitoire est donc un authentique casse-tête, d’autant plus que l’on constate d’évidentes zones de recouvrement entre Yammer et Sharepoint.

Le fil d'activités de Sharepoint
Le fil d’activités de Sharepoint

Force est de constater que la situation est plutôt confuse pour les clients qui ne savent pas bien si Yammer va être intégré dans Sharepoint ou l’inverse : Do SharePoint Users Clamor for Yammer?. Et pour couronner le tout, ces deux offres reposent sur des fondamentaux diamétralement opposés : SaaS pour Yammer et internalisation pour Sharepoint.

Pourtant, si l’on prend un minimum de recul, l’ensemble des produits de la gamme s’échelonnent plutôt bien sur le papier :

  • Gestion documentaire avec Office et Sharepoint ;
  • Gestion applicative avec Project et Dynamics ;
  • Communication avec Outlook et Skype ;
  • Conversations et communautés avec Yammer.

Dans l’absolu, la gamme de Microsoft répond à quasiment toutes les strates du poste de travail 2.0. Le problème est que le périmètre fonctionnel de certains produits empiète sur le territoire des autres. Sharepoint, Skype et Yammer peuvent ainsi tous les trois héberger des conversations et interactions sociales. Y a-t-il doublon pour autant ? Non, chacun possède ses propres atouts et faiblesses :

  • Sharepoint est très performant sur les fonctions de collaboration autour des documents (possibilité de s’abonner à un document pour en suivre l’évolution) et des communautés (avec les Sites), mais ne propose pas la même richesse fonctionnelle que Yammer ;
  • Yammer est très puissant pour tout ce qui touche aux conversations quotidiennes, mais est encore limité dans l’animation des communautés (pas de hashtag ou de système de gamification pour récompenser la participation des collaborateurs) ;
  • Skype excelle dans la collaboration en temps réel (partage d’écran, notifications…), mais s’intègre encore difficilement aux autres outils.

Au final, si de gros efforts ont été réalisés en matière d’intégration, la cohérence globale de l’offre est encore à améliorer, car si les trois produits précédemment cités peuvent cohabiter, Microsoft va devoir intervenir pour délimiter les domaines fonctionnels de chacun et ne pas créer la confusion dans l’esprit des clients. Le fil d’activité présent dans Yammer, Sharepoint et même Skype est une bonne illustration du recoupement de ces produits.

Les applications dans Sharepoint
Les applications dans Sharepoint

Certains pensent que Sharepoint est condamné (Reflecting on Yammer and Office 365: SharePoint is Definitely Dead). Un point de vue à mon sens un peu trop radical et surtout déconnecté de la réalité des usages en entreprise. Contrairement à l’adage capilotracté qui dit que “les RSE sont les ERP de demain“, je constate que les pratiques sociales et collaboratives correspondent à des besoins bien différents : mise en relation et communication passive d’un côté, co-création et partage de connaissances de l’autre. Yammer n’est donc pas forcément mieux que Sharepoint, ou inversement, ce sont deux produits globalement complémentaires, mais qui peuvent se recouper si les usages ne sont pas bien expliqués et cadrés (Why we picked SharePoint 2013 social over Yammer social for right now).

Tout comme Salesforce avait présenté une vision cohérente de la Social Enterprise, il incombe à Microsoft de présenter sa vision du poste de travail du futur, et la façon dont les couches fonctionnelles s’empilent et interagissent entre elles (applications, connaissances, collaboration, communautés, conversations…). Et il y a fort à parier que le positionnement de Yammer évolue pour passer d’une logique d’outils à une logique de couche sociale.

Réflexions sur l’entreprise et l’environnement de travail de demain

Après des décennies d’immobilisme, j’ai comme l’impression que le besoin de refondre les fondamentaux de l’entreprise (nos façons de travailler et notre environnement de travail) se fait sentir de façon insistante dans les différentes publications. Peut-être est-ce dû à la période d’incertitude que nous traversons (y aura-t-il du travail pour tout le monde demain), en tout cas le sujet est la mode. J’avais d’ailleurs abordé le sujet il y a quelques mois : La collaboration et la productivité passe aussi par une réorganisation du lieu de travail.

Je profite d’un rapport très complet publié par PSFK pour rouvrir ce sujet : The Future of Work. Ce n’est pas tant les changements liés à l’environnement de travail (les bureaux) que les changements organisationnels et culturels qui sont abordés dans ce rapport. Il est certes payant, mais il existe une version gratuite ainsi qu’une série d’articles qui abordent les différents points en profondeur, sinon il y a cet article de synthèse : The Future of Work: Quantified Employees, Pop-Up Workplaces, And More Telepresence.

Plusieurs pistes de réflexion très intéressantes sont regroupées en cinq grandes thématiques :

  • On Demand Staffing, où il est question d’avoir recours à un écosystème des prestataires et indépendants pour absorber la cyclicité de l’activité et savoir saisir des opportunités de diversification ponctuelles ;
  • Collision Collusion, où l’on parle à nouveau des espaces de collaboration physiques, mobiles et virtuels ;
  • Improvised Workplace, qui apporte une flexibilité extrême dans l’organisation du travail des équipes (mobilier, logiciels…) ;
  • Living Knowledge, avec les notions de réseau d’apprentissage (social learning) et de processus adaptatifs (feedback culture) ;
  • Constant Learning, dans la même lignée avec les espaces digitaux de capitalisation des savoirs, les organisations auto-apprenants et les outils de gestion de carrière collaborative.

Je vous accorde qu’il y a beaucoup de buzzword dans ce rapport, mais il forme un tout cohérent et surtout décrit les bases de ce vers quoi nous nous dirigeons. Entendons-nous bien : le but n’est pas de faire de la futurologie, mais bien de trouver des solutions pour augmenter la créativité et la productivité sans (trop) pressuriser les collaborateurs.

De toutes ces pistes de réflexion, je retiens plusieurs idées fortes :

  • Faire cohabiter les différentes générations, notamment en intégrant des étudiants et des incubateurs au sein de l’entreprise pour que chacun puisse apprendre des autres (de  la fertilisation croisée inter-culturelle et inter-générationnelle) ;
  • En finir avec les aménagements traditionnels du lieu de travail et exploiter sérieusement et de façon serène le télétravail (The Next Office: Why CEOs Are Paying Attention), et tuer dans la foulée les réunions (Kill Your Meeting Room, The Future’s in Walking and Talking) ;
  • Faire attention au bien-être des employés et à leur moral pour les fidéliser et augmenter leur productivité (cf. The Happiness Machine).

Pour poursuivre cette réflexion, je vous propose également un article de la Harvard Business Review qui va un peu plus loin (The Third Wave of Virtual Work), de même que cette interview très intéressante de Olivier Charbonnier : A quoi ressemblera le travail demain ?. Le précité est auteur d’un livre portant le même titre qui se penche sur les aspects organisationnels, avec notamment la description de quatre modèles possibles :

  • L’écosystème solaire, où l’entreprise est au centre d’une galaxie de sociétés partenaires, sous et co-traitantes (par opposition au modèle de croissance reposant sur l’intégration verticale) ;
  • L’excubation, où l’entreprise va encourager et financer l’éclosion de startups accolées à elle, plutôt que de chercher à faire la révolution en interne ;
  • L’open source, où un ensemble de sociétés et organisations créé de la valeur autour d’un bien ou d’un service commun ;
  • L’intermédiation, qui valorise avant tout la co-création et une répartition plus distribuée de la valeur.

Je ne suis pas un spécialiste de l’organisation, mais toutes ces idées et réflexions me semblent sacrément intéressantes pour succéder aux organisations pyramidales reposant sur le taylorisme et la productivité individuelle.

Simplifiez votre quotidien avec votre smartphone

Si vous lisez régulièrement ce blog, alors vous connaissez mon obsession pour la productivité des travailleurs du savoir. Nous ne parlons pas ici d’ouvriers travaillant sur une chaîne, mais de personnes dont le quotidien consiste à manipuler de l’information, à coordonner les acteurs d’un ou plusieurs processus et à interagir avec d’autres personnes pour trouver des solutions que les processus ne savent pas gérer. Bref, des travailleurs qui subissent au quotidien la tyrannie des emails, des réunions et des calendriers.

Si les logiciels en ligne comme Gmail ou Doodle ont apporté du confort, ils n’ont malheureusement pas réussi à nous libérer de la gestion laborieuse des emails, réunions et micro-tâches qui nous pourrissent le quotidien. Certains services comme Boomerang, Fluent, Writethat.name ou Xobni apportent néanmoins des pistes intéressantes pour alléger cette charge (je suis également un grand fan de Checker Plus).

Il existe des méthodes d’organisation personnelle comme le GTD, mais elles requièrent un apprentissage et une certaine discipline. Heureusement, certains éditeurs d’applications mobiles proposent des solutions toutes simples pour nous faciliter le quotidien. Ces applications mobiles n’ont rien de révolutionnaire dans la méthode d’organisation qu’elles emploient (ça reste de la “simple” gestion des priorités), par contre elles le font au travers d’interfaces intuitives et agréables à utiliser. Je vous propose donc de découvrir trois applications récentes qui m’ont particulièrement séduit.

Il y a en premier lieu Mailbox, une application de gestion des emails qui s”intègre à Gmail.

L'interface de Mailbox pour iPhone
L’interface de Mailbox pour iPhone

Tout l’attrait de cette application est de vous aider à vider votre boîte de réception. Il n’y a en effet rien de plus déprimant qu’une boîte de réception remplie à raz bord où croupissent des centaines (milliers ?) d’emails en attente. L’application vous permet donc de prioriser ces emails en les repoussant à une date ultérieure, le tout au travers d’une interface simple et intuitive :

Il y a ensuite Sunrise, une application de gestion de votre calendrier :

L'interface de Sunrise sur iPhone
L’interface de Sunrise sur iPhone

L’intérêt de cette application est de rassembler toutes les informations dont vous avez besoin pour vos RDV (l’adresse sur une carte, les fiches des participants…), de même que les fonctionnalités (prévenir par SMS de votre retard, envoyer un message pour décaler…). Là encore, l’interface est simple et intuitive :

Il y a enfin Any.DO, le célèbre gestionnaire de tâche qui vient de lancer Any.Do Moment, une fonctionnalité permettant d’organiser votre journée tous les matins :

L'interface de Any.DO Moment
L’interface de Any.DO Moment

Là encore, l’interface est d’une grande simplicité et est très agréable à utiliser :

Bien évidemment ces applications n’empêcheront pas les comportements déviants (les maniaques des emails le WE et des réunions à 19h), mais elles vous permettent de vous organiser sans trop d’efforts et d’y voir plus clair dans vos journées de travail. Espérons qu’elles inspireront les grands éditeurs (Microsoft Outlook, Google Apps…) pour qu’ils fassent évoluer leurs solutions.

Cinquième version de l’étude Lecko sur les RSE

Comme chaque année, les équipes de Lecko nous proposent leur analyse détaillée du marché des solutions de collaboration (cf. mes comptes-rendus pour les éditions 2012, 2011 et 2010) : Étude Lecko sur les Réseaux Sociaux d’Entreprise. Cette analyse est en fait la partie visible d’un référentiel de solutions qu’ils alimentent depuis de nombreuses années. Je n’ai pas pu assister à la présentation qui a eu lieu le 31 janvier dernier, par contre j’ai lu de très bons résumés, notamment chez Yann Gourvennec et Miti News.

Plusieurs grandes idées ressortent de cette analyse :

  • Les plateformes sociales de collaboration interne existent depuis près de 20 ans (notamment avec des solutions comme Lotus Notes ou eRoom), le rythme d’adoption est donc très long et le débat autour du choix des outils ne risque pas de se tarir (cf. Outils collaboratifs : les salariés ne sont pas convaincus) ;
  • L’email reste un mode de communication / collaboration central, malgré tous les reproches que l’on peut lui faire ;

    La place centrale de l’email dans la collaboration
  • Les pratiques liées à l’Entreprise 2.0 s’articulent autour de cinq grandes fonctions (communication, collaboration, gestion des connaissances, connaissances client et sociabilisation des processus métier) ;
  • Le RSE (dans sa définition générique) est la pierre angulaire d’un quotidien articulée autour de la messagerie, des bases documentaires et des outils bureautiques ;

    Le RSE comme lien entre les fichiers, les données et la messagerie
  • Les pratiques sociales font voler les frontières de l’entreprise et forcent les marques à adopter une vision plus globale de la connaissance et de la relation client ;

    L’impact des médias sociaux sur les pratiques CRM
  • La cartographie des pratiques et l’évaluation du niveau de maturité des équipes sont deux étapes-clés en amont d’une démarche de déploiement d’une plateforme RSE ;
  • Il ne faut surtout pas négliger les impacts culturels des fonctions sociales (discuter en public, noter les contenus, gérer son identité numérique, donner plus de transparence à son activité, libérer l’information et la connaissance, écouter et respecter les points de vue…) ;
  • Les entreprises poursuivent généralement trois objectifs majeurs (augmenter la productivité individuelle, gérer la surinformation, valoriser les expertises) et adoptent cinq types d’approches (créer des communautés extra-professionnelles, équiper des communautés de pratique, mettre en réseau les acteurs du processus…) ;
  • Les leaders de pratique (practice leaders ou subject matter experts en anglais) jouent un rôle-clé la construction de communautés verticales et l’animation (bien plus que les community managers) ;
  • Les plateformes sociales cherchent à améliorer (structurer) les conversations, mais pas forcément à la simplifier ou les réduire (les collaborateurs sont noyés sous les messages, alertes et notifications).

Toutes ces réflexions sont détaillées dans le rapport, que je vous laisse parcourir.

Concernant l’analyse du marché, le premier constat qui est fait est que les solutions proposées par les éditeurs progressent toutes d’année en année, surtout en ce qui concerne la couverture fonctionnelle. Pour avoir une vision d’ensemble de ce que recouvre la notion de social software, je vous recommande la lecture de mon article récapitulatif (L’Entreprise 2.0, cinq ans après), ainsi que cet article détaillé en quatre parties (Social Intranet Technologies – part 1, part 2, part 3 et part 4). Les enseignements de cette analyse sont les suivants :

  • Les offres sont assez homogènes et se positionnent en fonction des trois plateformes sociales référentes (Google Apps, LinkedIn et Facebook – cherchez l’intrus) ;

    La matrice des solutions RSE 2013 
  • Certaines solutions parviennent à se démarquer sur des usages bien précis ;

    Les solutions leaders par types d’usage
  • L’année 2012 a été marquée par la transformation d’un marché de niche en marché de masse (retour des acteurs historiques des différents secteurs) et par des mouvements de concentration (rachat de Yammer par Microsoft et de blueKiwi par Atos) ;
  • Les éditeurs ont privilégié deux chantiers (l’intégration au sein d’un contexte opérationnel et des spécificités métier) pour se rapprocher du modèle de social business;

    Positionnement des différents acteurs du marché
  • La richesse fonctionnelle des outils n’est aujourd’hui plus réellement un point différenciant tant les entreprises ont déporté leur attention sur l’intégration.

La cuvée 2013 est donc très bonne. Le retour d’expérience des équipes de Lecko est que pour la première fois, le marché semble avoir pris conscience que la solution parfaite n’existe pas et que les gains de productivité sont à chercher dans l’intégration des solutions de collaboration a sein des autres briques fonctionnelles et des applications métier. De même, il n’est pas rare de trouver des entreprises qui sont équipées de plusieurs offres de collaboration qui se chevauchent et/ou se complètent (ce qui doit arranger Microsoft dont les équipes travaillent dure pour intégrer Sharepoint, Yammer et Skype).

Cet article ne traduit malheureusement pas la richesse de l’étude, dont je ne saurais que trop vous recommander la lecture intégrale. Vivement la prochaine édition !

Des RSE aux RCE

Je suis intervenu la semaine dernière à une conférence ClubNet sur l’open innovation. J’ai eu l’occasion de discuter avec Marc Lopez d’un sujet très intéressant : l’abandon du terme RSE au profit de RCE (“Réseau Collaboratif d’entreprise“). Ce changement de terme est intéressant  plus d’un titre :

  • L’acronyme RSE est avant tout utilisé pour désigner la “Responsabilité Sociale de l’Entreprise“. Ceci pose de gros problèmes, notamment quand vous faites des recherches dans Google.
  • Le terme “RSE” est utilisé à toutes les sauces et de façon générique pour désigner un outil interne 2.0, alors que la fonction de réseau social d’entreprise ne couvre généralement qu’une petite partie de ce que les social softwares proposent.
  • Avec l’avènement de Facebook ou LinkedIn, les collaborateurs ont maintenant atteint la maturité suffisante pour passer à l’étape suivante (commencer à collaborer différemment une fois que l’on a identifié la bonne personne).

Même s’ils sont une brique essentielle de l’Entreprise 2.0, les réseaux sociaux d’entreprise servent avant tout à identifier la bonne personne, mais ils ne prennent pas en charge la collaboration à proprement parlé. C’est là où le terme “RSE” atteint ses limites. Je ne suis d’ailleurs pas le seul ni le premier à le dire : La fin des réseaux sociaux d’entreprise ? Comme précisé plus haut, le RSE n’est donc qu’une brique du système d’information, au même titre que le système de messagerie.

Cartographie de l’Entreprise 2.0

L’enjeu de cette nouvelle terminologie est de mieux éduquer les collaborateurs, mais également le marché. Les solutions de réseau social d’entreprise vont ainsi servir aux collaborateurs à se constituer en groupes affinitaires ou en communautés de pratiques. Dans un second temps, ils vont chercher un outil, un support, pour pouvoir faire ce qu’ils sont censés faire. La dimension “sociale” n’intervient plus vraiment dans cette seconde phase, car il s’agit vraiment d’effectuer un travail. La notion de travail collaboratif désigne ainsi un travail qui n’est plus fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle, et où collaborent de nombreuses personnes, sans division fixe des tâches, grâce aux technologies de l’information et de la communication. La nature exacte de ce support de collaboration varie en fonction du contexte (activité quotidienne et normée, projet, capitalisation des connaissances…), mais il n’est plus question de rentrer en contact.

L’autre faiblesse du terme “RSE” est la notion d’entreprise. La réalité de la collaboration telle que la vie la plus grande partie des collaborateurs est qu’elle ne se limite pas aux frontières de l’entreprise. La collaboration implique très généralement d’autres acteurs que vos collègues : sous-traitants, prestataires, partenaires… Restreindre la collaboration à l’entreprise revient à ignorer les écosystèmes collaboratifs qui se forment spontanément ou de façon plus formelle. Certains parlent de réseau collaboratif interne ou étendu.

Voilà, j’espère vous avoir convaincu d’utiliser le terme “RSE” à bon escient et de ne plus propager l’amalgame qui est fait avec la grande famille des social softwares, dont je vous propose au passage ma définition : une plateforme logicielle favorisant la communication en groupe, la fédération de communautés internes, le travail collaboratif, la création collective… à l’aide d’outils en ligne.

Si vous avez mieux, je suis preneur…

Comprendre le paradigme du social business en une infographie

Voilà plusieurs années que je vous parle du social business. Un terme galvaudé que l’on a de plus en plus de mal à expliquer tant les définitions divergent (Définition du Social Business). Après coup, je me rends compte que “La mise en oeuvre de pratiques sociales et conversationnelles auprès des acteurs internes et externes d’une entreprise“ est un peu court. Ce ci étant dit, je vous propose de clarifier cette notion de social business avec une infographie plutôt maline proposée par Eloqua : The Social Business Shift Infographic.

Les quatre piliers de transformation du social business (ventes, marketing, RH et innovation)

L’ambition de cette infographie est d’illustrer le “paradigme du socia business”, à savoir une nouvelle manière de voir les choses. Oui je sais, tout ceci sonne comme une prophétie, comme l’était à son époque le What Is Web 2.0 de Tim O’Reilly, mais l’approche d’Eloqua n’est cependant pas dénouée de sens. Ils répartissent ainsi  les changements en quatre grands domaines :

  • Ventes, où les données client et prospects sont collectées de façon automatique au travers des médias sociaux, et où la connaissance marché est partagée avec les autres départements ;
  • Marketing, où il est plus question d’entrer en conversation et de recruter des avocats, plutôt que de bombarder les cibles de messages publicitaires ;
  • RH, où le recrutement se fait au travers des pairs et où l’évaluation et la gestion des talents reposent sur des dynamiques sociales et communautaires ;
  • Innovation, où le financement et la R&D repose sur la communauté.

Je sais que cette façon de présenter les choses ressemble à de l’enfonçage de porte ouverte, une reformulation du “Command & Control is Dead“, mais le fait de segmenter les changements de paradigme par métier est intéressant. De plus, chaque case est accompagnée d’exemples d’outils permettant d’accompagner ces changements.

Comme toujours, je me dois de vous rappeler que l’implémentation de nouveaux outils ne vous apportera pas grand-chose, car le plus dur est de faire changer les habitudes et les mentalités. Autant les métiers liés à la vente, le marketing ou le CRM commencent à intégrer les dynamiques sociales et communautaires dans leur quotidien, autant c’est plus compliqué pour les RH ou la R&D où la réticence du changement semble être plus forte.

Quel modèle de gouvernance pour l’intranet 2.0 ?

J’ai eu la chance d’intervenir le mois dernier au Webcom de Montréal. Ce déplacement au Canada a été l’occasion de rencontrer Michel Germain qui a donné une conférence très intéressante sur la gouvernance dans les entreprises 2.0, il prépare même un livre sur ce sujet . Je vous livre dans cet article ma compréhension des propos tenus par Michel.

Gouvernance : “Mouvement de décentrement de la réflexion, de la prise de décision et de l’évaluation, avec une multiplication des lieux et acteurs impliqués dans la décision ou la co-construction d’un projet. Il renvoie à la mise en place de nouveaux modes de pilotage ou de régulation plus souples et éthiques, fondés sur un partenariat ouvert et éclairé entre différents acteurs et parties prenantes, tant aux échelles locales que globales“.

Le mot peut vous sembler pompeux, mais derrière cette notion se cache un besoin réel pour les entreprises souhaitant prendre le virage du XXIème siècle. Nous sommes en effet dans une période charnière des NTIC avec la globalisation (il n’est plus possible de travailler en local) et le basculement des priorités du hardware (améliorer l’outil de travail) au peopleware (améliorer les habitudes de travail). Dans ce contexte, il n’y a pas de recette miracle, les gains de productivité seront atteints en travaillant à la fois sur les outils, les processus et la gouvernance.

Pour s’assurer de la réussite de l’implémentation de pratiques 2.0 en entreprise il convient de normer la collaboration, de définir les bons acteurs (rôles et responsabilités) et de lier les processus métier à des bonnes pratiques. L’objectif de cette démarche est d’orchestrer les échanges et de structurer la capitalisation des connaissances, surtout avec le départ des baby boomers à la retraite (donc la perte potentielle des savoirs).

Nous parlons bien de gouvernance de l’information et des savoirs, plutôt que la gouvernance des technologies et outils, qui est du ressort de la DSI. Quand on constate les dérives liées aux emails, fichiers bureautiques et réunions dont nous sommes victimes aujourd’hui, on peut facilement imaginer les dérapages possibles avec les suites collaboratives et autres outils 2.0 !

Si l’identification des acteurs et la définition d’un référentiel de bonnes pratiques ne semblent pas être une difficulté insurmontable, le champ d’application, style et pilotage de la gouvernance sont beaucoup plus complexes :

  • Tous les processus sont-ils concernés, même les plus critiques ? Ne faut-il pas s’attaquer en priorité à ceux qui sont le plus destructeur de valeur ? Si oui, comment les prioriser ?
  • Le rôle des instances de gouvernance est-il de définir, promouvoir, modérer ou réprimer ? Quels indicateurs peuvent être utilisés pour mesurer les gains ?
  • À qui incombe cette gouvernance (la DSI ? les métiers ? les RH ? la direction générale ?)

Comme vous pouvez le constater, les questions sont nombreuses et cet article n’a certainement pas la prétention d’y répondre. Toujours est-il que la concertation sera en élément-clé pour éviter que la gouvernance ne tue la collaboration (phénomène de rejet et de recherche d’alternative par les employés). Dans ce tableau, je suis intimement persuadé que les middle managers peuvent jouer un rôle-clé, car ils assurent la liaison entre le haut de la pyramide décisionnelle (qui définit les grandes orientations) et les employés de base (qui subissent les contraintes et réalités du terrain).

Encore une fois, la gouvernance est un vaste débat dont nous n’avons pas encore toutes les clés. Le pire dans cette histoire est que c’est une étape obligatoire pour pouvoir appréhender sereinement la révolution sociale (dans le sens social business), mais un autre levier de transformation majeure nous guette au tournant : la révolution sémantique, futur gros chantier de la structuration de l’information, des connaissances et des savoirs.

Mais chaque chose en son temps, pour le moment le plus urgent est de passer d’un quotidien centré sur les fichiers et la productivité individuelle à une organisation reposant sur la collaboration et la responsabilisation collective (rien que ça !).

Inutile de dire que j’attends avec impatience le livre de Michel Germain…

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Vers une adoption massive des outils de collaboration, oui, mais lesquels ?

86% des sociétés estiment que les outils de collaboration sont importants pour le travail au quotidien. Vous avez certainement l’impression que j’enfonce une porte ouverte avec cette statistique, il n’empêche que le rythme de déploiement des solutions de collaboration est encore incroyablement lent comparé au constat d’échec des solutions actuelles. La société Clinked a ainsi compilé des statistiques très intéressantes sur ce sujet pour en faire une belle infographie :  Next post  The State of Online Collaboration for Business.

La collaboration comme élément-clé de productivité

Il est précisé dans cette étude que 96% des managers citent le manque de collaboration et l’inefficacité de la communication dans les facteurs de dysfonctionnement. De quoi faire réfléchir. Et pourtant… depuis 5 ans que je rédige ce blog, j’entends toujours le même son de cloche sur la peur du changement, les problèmes de confidentialité, la perte de contrôle… Bref, les habitudes et outils évoluent lentement, très lentement.

Pourtant les solutions sont là : il existe des dizaines de produits couvrant un très large spectre de fonctionnalités. Si le marché est donc en retard, c’est qu’il y a logiquement de très bonnes perspectives de croissance. Voilà pourquoi les grands éditeurs investissent de très lourdes sommes pour proposer toujours plus de fonctionnalités (Microsoft, SalesForce, Jive, Google…). Force est de constater qu’il est difficile de s’y retrouver dans cette pagaille de solutions, car si les solutions traînent toutes l’héritage de leur métier d’origine (gestion de documents, publication de contenus, collaboration et partage…), les nouvelles versions et rachats en tout sens brouillent la donne.

Deux acteurs se distinguent néanmoins sur le marché : Microsoft de par son implantation record en entreprise (Claiming 66% enterprise penetration, SharePoint now brings in $2 billion annually for Microsoft), et Jive de par son rythme d’innovation et sa croissance externe très soutenue.

Microsoft s’apprête donc à frapper un grand coup avec la nouvelle version de sa suite collaborative SharePoint. De nombreuses évolutions seront ainsi proposées : nouvelle interface “Metro”, une logique d’applications renforcée, une gestion de contenu bien plus efficace, les flux d’activité, une recherche plus performante, une meilleure intégration de Skype, de la mobilité, du cloud… Ces améliorations sont synthétisées dans cet article : Pleins feux sur SharePoint 2013 avec 7 évolutions clés.

La nouvelle interface de SharePoint 2013

Mais Microsoft ne s’arrête pas là, car ils veulent également accélérer l’adoption de Yammer (racheté il y a quelques mois) en le mettant au centre de sa stratégie de social enterprise (Putting Social to Work),notamment au travers de son tout nouveau Enterprise Graph (Yammer unveils the Open Graph for the enterprise, to help make business apps more social).

De son côté, Jive n’est pas en reste avec l’annonce surprise du rachat de deux startups très en vue : Meetings.io et Producteev dont je parlais récemment (De l’intérêt de mettre les tâches au coeur de la collaboration). Ces deux acquisitions sont un signal fort pour le marché qui n’apprécie guère les résultats financiers décevants de l’éditeur (Jive Software acquires Meetings.io and Producteev for its social business platform).

Le flux d’activités de Jive

Deux rachats pour le moins spectaculaires, mais est-ce que le fait de gaver une suite de fonctionnalités va-elle rendre ses utilisateurs plus performants ? C’est un vaste débat, mais il est évident que l’important est de proposer avant tout une plateforme cohérente plutôt qu’une agrégation de solutions disparates. Ceci étant dit, il est essentiel pour un éditeur comme Jive, qui se veut être à la pointe, de s’intéresser de très près aux nouvelles pratiques de collaboration (agilité…). Partant de ce principe, ils devraient également s’intéresser à des plateformes de collaboration de “nouvelle génération” comme NationalField qui mettent l’accent sur les données et sur les motivations des collaborateurs (NationalField: The Private Social Network That’s Reinventing the Ground Game).

Comme toujours, je me dois de conclure cet article en vous rappelant que les outils ne sont pas une fin en soi, et que leur déploiement à grande échelle dans l’entreprise doit impérativement s’accompagner d’un modèle de gouvernance pour ne pas reproduire les erreurs du passé. Ceci sera d’ailleurs l’objet de mon prochain article…

Bilan de 5 années de blog sur l’Entreprise 2.0

Au cas où vous ne l’auriez pas remarqué, ce blog bénéficie pour la première fois d’un thème graphique digne de ce nom. Tout comme l’ensemble de mes blogs, le thème graphique a été réalisé par Francis, avec une superbe illustration en pixel art d’Olivier. L’optimisation du code HTML est toujours en cours par l’équipe de Mahi Mahi et devrait être finalisée très bientôt.

Le nouveau thème graphique de ce blog

Ce nouveau thème est l’occasion pour moi de revenir sur cinq années de publication sur le thème de l’Entreprise 2.0. Tout a commencé en 2007 avec la publication sur mon blog principal de l’article de référence : Qu’est-ce que l’Entreprise 2.0 ?. Au vu du succès de cet article et du nombre de choses que j’avais à dire et à partager sur ce sujet, j’ai logiquement ouvert ce blog quelques mois après en juillet 2008. Depuis cette date, j’essaye de maintenir un rythme de publication qui ne descend pas en dessous des deux articles par mois, pas facile quand on a huit autres blogs à alimenter…

Après plus de 4 ans et un peu moins d’une centaine d’articles publiés, ce blog a atteint sa vitesse de croisière avec 5.000 visiteurs uniques mensuels et 2.500 abonnés au flux RSS. Pour votre information, les deux articles les plus populaires sont Définition et usages du cloud computing et Définition et usages de l’intranet 2.0. Pour ma part, Les articles dont je suis le plus fièrs sont L’Entreprise 2.0, cinq ans aprèsQuelques réflexions sur le poste de travail 2.0 et toute ma série sur les emails.

En terme de ligne éditoriale, je m’efforce de ne pas trop me focaliser sur les outils liés à l’E2.0, même s’il est important d’observer les évolutions du marché, d’autant plus que j’y suis confronté dans mes missions ou dans les conférences et formations que je peux donner. Sinon l’essentiel de ma rédaction est concentré sur tout ce qui touche à l’organisation et à la collaboration d’un point de vue plus large. Ces derniers temps, j’ai également commencé à parler de cloud computing, car je suis persuadé qu’il y a d’énormes opportunités dans ce domaine.

Voilà, si vous avez des remarques, souhaits ou réclamations quant à ce blog et ses articles, n’hésitez pas à les publier dans les commentaires. J’espère que vous avez autant de plaisir à lire ces articles que j’ai à les écrire.

Les salariés menacés d’extinction par les distractions quotidiennes ?

Oui je sais, le titre est un peu racoleur, mais la situation est grave, bien plus que vous ne le pensez. La base de mon raisonnement m’a été apportée par le compte rendu d’une conférence : USI 2012, BlackBerry Hill et effet Domino. L’orateur, Yves Morieux, explique ainsi qu’après plusieurs décennies d’améliorations, la productivité est stagnante dans les entreprises (pas plus de 1% d’amélioration annuelle). Les travailleurs du savoir sont en effet noyés dans un quotidien professionnel plombé par les processus, réunions et emails. Partant du constat que les marges sont de plus en plus faible, ne pas chercher à lutter contre les distractions quotidiennes se traduit nécessairement par une baisse immédiate de la productivité, baisse qui peut se traduire par des licenciements pour “retrouver de la compétitivité”.

Les dérives de notre quotidien professionnel (réunionite, infobésité…) sont d’autant plus graves qu’elles sont reconnues et tolérées. Pire, dans certains pays (La France en particulier), elles sont aggravées par une aberration culturelle : nous avons tendance à récompenser ceux qui sont les plus occupés, ou qui le semblent, car ils donnent l’illusion d’être plus productifs, d’abattre plus de travail (The Paradox of Organizational Time). Or, nous devrions faire l’inverse : récompenser ceux qui savent correctement s’organiser, déléguer et gérer leur charge de travail. Pourtant il n’en est rien, et nous ne pouvons que constater les ravages du présentéisme.

Outre ce problème culturel, force est de constater que nous avons petit à petit doté les collaborateurs d’outils (email, smartphones, accès internet…) et encouragé des pratiques (réunions…) qui génèrent de nombreuses distractions au quotidien : We’re creating a culture of distraction et Is Web Surfing Distracting Your Workers?. Ces distractions sont de plus en nette augmentation avec l’avènement de Twitter et des réseaux sociaux (Digital Distractions and the Workplace).

Ceci étant dit, faut-il interdire le web, les emails, les smartphones et les réunions pour retrouver de la productivité ? Non, car cela ne ferait que déporter les habitudes vers d’autres supports. La solution ne viendra pas des outils, mais de la culture et des habitudes. Au fil des années, je me suis efforcé de démontrer sur ce blog l’intérêt de lutter contre les dérives et d’adopter de nouvelles dynamiques collaboratives pour améliorer la productivité collective. Si je peux difficilement argumenter sur une augmentation réelle et constatée de la productivité individuelle, les gains sont indéniablement à chercher du côté collectif. Donc plus complexes à évaluer / calculer, d’où le scepticisme ambiant vis-à-vis des solutions collaboratives (“je n’arrive déjà pas à gérer mes emails, il va falloir en plus que je me connecte tous les jours sur un espace collaboratif ?“).

Bref, tout ça pour dire que la situation est grave, mais pas désespérée, heureusement ! Il n’est pas trop tard pour mettre en place un programme de reculturation afin de :

Comme toujours, ce n’est pas en achetant de nouveaux outils informatiques que vous y parviendrez. L’important n’est pas de changer les outils, mais de trouver le courage de s’attaquer aux véritables causes du problème.

MàJ (18/10/2012) : Sinon vous pouvez aussi engager quelqu’un pour vous mettre une claque chaque fois que vous perdez votre temps sur Facebook (This guy got more productive by hiring someone to slap him in the face when he went off task). NSFW !