Adobe lance Acrobat Workspace et s’enlise dans la gestion documentaire

Adobe vient tout juste de lancer un nouveau service à sa suite collaborative Acrobat.com : Workspaces (« Espaces en ligne » en français). L’objectif annoncé de ce nouveau service est de faciliter la collaboration et le partage de documents en ligne : Acrobat.com Takes a New Step Today – Workspaces. Inutile de vous refaire le pitch sur la difficulté de gérer le partage de documents par email, la gestion des versions… car vous le connaissez par coeur.

Rien de très disruptif dans cette nouvelle fonctionnalité, car d’autres le propose depuis longtemps comme Drop.io, mais une intégration étroite avec la suite d’applications déjà en place (ConnectNow, Buzzword, Presentations, Tables, PDF Creator…).

Les espaces en ligne sur Acrobat.com
Les espaces en ligne sur Acrobat.com

Je trouve un peu présomptueux de présenter cette fonctionnalité comme un outil de collaboration. Tout au plus il s’agit d’un outil de partage de fichier, et j’aurais tendance à penser que les fichiers sont un frein à la collaboration. Car force est de constater que sur cette plateforme il ne se passe pas grand chose en dehors des fichiers (« change, révision, commentaires…). Il y a bien un outil pour faire des réunions virtuelles, mais il manque une solution de collaboration asynchrone pour compléter ce tableau. En ce sens, je suis bien d’accord avec l’article de The Next Web (dont le titre est trompeur) : Adobe Launches “Workspaces”, a Project Management Tool.

La gestion de projet, ou plutôt la collaboration au sein d’une équipe projet, est encore absente de la plateforme, rendant ainsi les collaborateurs toujours dépendant de leurs emails. Il existe pourtant d’innombrables solutions de collaboration en ligne (cf. Ne confondez plus gestion de projet et collaboration en ligne) qui pourraient parfaitement compléter le tableau sans nécessairement faire de l’ombre aux autres services (où sont les discussions « libres » ?). D’autant plus que la plateforme Acrobat est payante, cette lacune est donc inacceptable. Considérons que ceci est la conséquence de l’héritage culturel d’Adobe, inventeur du format PDF et acteur historique de la gestion documentaire.

Conclusion : Il leur reste encore un peu de route avant de proposer une offre cohérente et s’extraire de la dépendance des fichiers et emails.

Les commentaires sont fermés

Google et SalesForce concurrents sur l’offre de S.I. à la carte

Cette semaine Google a présenté une grosse nouveauté pour son offre Google Apps, l‘ouverture d’une marketplace d’applications en ligne : Google Apps Marketplace now launched.

La page d'accueil de Google Apps Marketplace
La page d'accueil de Google Apps Marketplace

Voici à quoi ressemble cette offre en quelques lignes :

  • Les applications proviennent d’une multitude d’éditeurs petits ou gros ;
  • Les applications sont rangés dans des catégories et sont notés par les utilisateurs ;
  • Les applications peuvent être hébergées sur la plateforme Google ou n’importe où (une grande nouveauté) ;
  • Google ponctionnera 20% des revenus des éditeurs pour lui donner accès à la plateforme (distribution, système d’authentification unique, facturation…).

Une cinquantaine de partenaires sont d’hors et déjà présents sur cette marketplace et quelque chose me dit que le nombre d’applications disponibles va croître très rapidement. D’une part car Google est un sacré moyen de crédibiliser l’offre des petits éditeurs qui vont se ruer dessus, d’autres part car les conditions sont plutôt avantageuses. Visite guidée en vidéo :

Même s’il n’y a « que » 25 millions d’utilisateurs de Google Apps, l’ouverture de cette marketplace va offrir une couverture fonctionnelle beaucoup plus large aux entreprise qui vont pouvoir se confectionner leur système d’informations à la carte. Un S.I. sur mesure en quelques clics de souris ? Mais oui car on y trouvera les solutions Google (email, collaboration) mais également des solutions verticales (CRM, RH…) et des environnements de production d’applications métier (à l’image de RunMyProcess). C’est donc en quelque sorte le retour du concept originel de Jotspot (un S.I. à la carte), mais les observateurs préfère la décrire comme l’iTunes des SaaS.

Avec cette marketplace, Google décuple ainsi l’intérêt de son offre et de ses quelques applications de base (messagerie…) qui seront parfaitement intégrées aux applications de la marketplace pour créer d’innombrables possibilités (illustration dans ces articles : Web-Based Productivity Suite Zoho Finds A Place In The Google Apps Marketplace et Google Apps Marketplace: 6 Great Apps to Try Now).

En tout cas cette marketplace est le chainon manquant entre Google Apps (la suite d’applications en ligne de Google), AppEngine (la plateforme d’hébergement d’applications) et GWT (le framework de développement d’applications en ligne). Tout est fait pour simplifier la tâche de petites équipes de développement qui vont pouvoir bénéficier de la mécanique Google (crédibilité, visibilité…).

Deux semaines avant cette annonce, c’est SalesForce qui avait fait sensation avec le lancement de Chatter, la couche sociale venant se greffer sur ses applications de gestion de forces de vente / CRM et sur la plateforme d’hébergement d’applications (Force.com).

La fonction de groupe dans SalesForce Chatter
La fonction de groupe dans SalesForce Chatter

Certains n’hésites pas à qualifier cette nouvelle offre de Facebook pour entreprises mais je trouve cette comparaison abusive, il serait plus juste de parler de FriendFeed pour entreprise dans la mesure où l’offre repose avant tout sur les profils des utilisateurs et groupes ainsi que sur le flux d’activités qui est remonté sur ces pages. Il y est donc surtout question de circulation de l’information et de systèmes de notification passifs de type lifestream et/ou microblog. Démonstration vidéo ici :

Cela vous fait penser à Yammer ? Vous avez bien raison ! Ils ont d’ailleurs réagis très rapidement en lançant une nouvelle offre extra-entreprise : Yammer Communities Open The Door To B2B Microblog Collaboration And Much More.

Cette nouvelle dimension sociale sur la plateforme SalesForce complète ainsi la vision du CEO (grand admirateur de Facebook : The Facebook Imperative Cannot Be Stopped) et va donner un coup de fouet à l’offre tout en offrant de nombreuses possibilités grâce aux custom dashboards et à la possibilité de manipuler des flux d’informations.

Tout ceci est très encourageant pour tirer vers le haut les offres de cloud computing et de social software. Il est maintenant clair que la pression devient de plus en plus forte sur les gros éditeurs qui ne sont pas encore passés au cloud computing (Microsoft avec SharePoint et IBM avec Lotus Connections) et sur les plus petits qui ne possèdent pas de marketplace d’envergure (avec des suites collaboratives en ligne comme SocialText, blueKiwi, XWiki…). Ceci étant dit, la compétition reste ouverte puisque les gros éditeurs gardent de bonnes cartes dans leur jeu (notamment Microsoft avec Azure et IBM avec Mashup Center) et parce que les petits ont une réactivité plus grande.

À partir de là, il est possible de définir les prochaines grandes étapes dans cette course à la domination de l’informatique d’entreprise de nouvelle génération :

  • Un réseau social E to E permettant de faire à la fois du réseautage d’affaire avec d’anciens collègues / prestataires mais aussi de collaborer entre entreprises ou business units (à mi-chemin entre LinkedIn et LotusLive) ;
  • Une marketplace globale liant entre elles les entreprises de toutes tailles, tous les marché, toutes les industries (une sorte d’Alibaba ou de VerticalNet universel) ;
  • Une solution pour que les employés puissent manipuler les données et les processus à partir d’outils de mashup et qu’ils les partagent dans une marketplace interne (ou externe !).

Toujours est-il que le lancement de Google Apps Marketplace risque de bouleversé à jamais la façon dont les PME / TPE appréhendent l’outil informatique et la façon de gérer leur système d’information. Je ne vous referais pas l’apologie du cloud computing mais je peux vous assurer que j’ai croisé de nombreux DSI qui étaient plus qu’élogieux sur Google Apps et le soulagement que représente pour eux la sous-traitance des emails (« plus besoin de s’embêter avec un serveur Exchange et des mises à jour d’Outlook, si j’avais su je l’aurais fait depuis bien longtemps« ). Et s’il en était de même pour le reste des applications ?

Vers des vidéo-conférences augmentée avec ZugSTAR

Décidément la réalité augmentée est un sujet très chaud en ce moment (et même depuis l’année dernière : Réalité augmentée, le nouvel eldorado des smartphones). Outre les applications ludiques (comme avec l’incroyable AR.Drone), commerciale (cf. E-commerce + réalité augmentée = Webcam Social Shopping) ou touristiques (cf. Réalité augmentée, la revanche de l’Europe sur le Mobile 2.0), nous pourrions également trouver des applications dans le milieu professionnel.

C’est en tout cas la proposition de valeur de la société Zagura vec ZugSTAR (« Zugara STreaming Augmented Reality« ). Cette technologie permet de mélanger un flux vidéo avec des objets 2D / 3D et les outils pour les manipuler. La démonstration vidéo suivante vous donnera un aperçu de ce que la technologie est capable de faire dans différents cas d’usage :

L’idée serait donc de porter cette technologie dans le monde professionnel et de venir concurrencer des solutions de collaboration en ligne comme Adobe ConnectNow ou Webex.

La collaboration en ligne avec Adobe Connect
La collaboration en ligne avec Adobe Connect

Même si je ne peux que reconnaitre l’efficacité de ces services, le fait de scinder les fenêtres donne une très désagréable impression de cloisonnement de l’information et donc de restriction dans les possibilités de collaboration. La visio-conférence est un marché maintenant bien maitrisé mais qui manque peut-être de piment pour être répandu plus largement dans les entreprises.

Dans ce cas précis le piment c’est ZugSTAR avec cette représentation beaucoup plus sexy des différents flux (vidéo, commentaires, documents à partager) :

Visio-conférence augmentée avec ZugSTAR
Visio-conférence augmentée avec ZugSTAR

L’avantage de cette technologie est de prendre en charge toute la couche d’interaction et de faire en sorte que les utilisateurs en face de leur webcam puissent interagir correctement avec les éléments présents en sur-affichage (tourner les diapos d’une présentation, sélectionner une icone…).

Non cette technologie ne va pas révolutionner le travail à distance mais elle va peut-être faire en sorte que les réfractaires s’y intéresse. Encore une fois, je vois plus cette technologie comme un gadget qui amuse la galerie mais qui va permettre de vulgariser la visio-conférence plus classique et de faire évoluer les mentalité (« pas de travail efficace à distance, il faut se voir autour d’une table pour faire avancer les choses« ).

J’imagine ainsi deux cas d’usage en entreprise :

  • Épater la galerie (partenaires, actionnaires…) et proposer quelque chose de plus spectaculaire que du webcast (pour augmenter le nombre de spectateurs) ;
  • Créer l’évènement autour d’une présentation-gadget afin de familiariser les plus réfractaires à la télé-conférence.

Pour le moment cette technologie n’en est qu’à ses premiers balbutiements car il n’existe pas d’applications métier, mais l’éditeur propose une API pour que des développeurs tiers publient ou commercialisent des applications verticales. Plus d’infos ici : ZugSTAR Combines The Interactivity Of Augmented Reality With The Immediacy Of Live Video Conferencing.

Donc au final, malgré le coté « gadget » de cette technologie, je reste persuadé que tous les moyens sont bons pour faire évoluer les mentalités / habitudes et faire baisser le nombre de réunions (un gros facteur de baisse de la productivité).

L’Entreprise 2.0 implique avant tout des transformations psychologiques et émotionnelles

J’ai eu l’occasion de rencontré récemment Yvan Michel qui a rédigé un livre sur notre sujet favori : L’Entreprise 2.0, comment évaluer son niveau de maturité ?. Yvan à travailler dans différents contextes d’entreprise et de S.I. avant de s’occuper de la sécurité du S.I. de l’AFNOR. Il a ainsi u acquérir un point de vue singulier sur les facteurs-clés de succès d’une initiative « 2.0 ».

E20-YMichel

La base de ce livre est une longue étude de l’impact émotionnel des changements induis par le modèle d’entreprise 2.0. L’objectif de cette étude était de cartographier l’état émotionnel d’une entreprise à un instant t selon 4 critères : la culture, la structure, le style de management et les flux d’information.

Modèle de transformation 2.0
Modèle de transformation 2.0

Nous connaissons tous l’adage de l’E2.0 qui doit être initiée par le bas et soutenue par le haut, mais la vision d’Yvan apporte une dimension psychologique tout à fiat intéressante : L’état émotionnel d’une entreprise est directement lié à sa capacité à transformer son mode de fonctionnement. La cartographie émotionnelle est donc très utile pour préparer la conduite du changement et anticiper les leviers à actionner pour réussir cette transformation.

Selon l’auteur, les initiatives « 2.0 » souffrent d’une connotation technologique (qui se résume au choix d’un outil) alors que les enjeux sont au niveau des usages (adoption de nouvelles habitudes) et de l’organisation (jeux de pouvoir, modification du circuit de prise de décision…). Il a donc développé une grille d’évaluation pour évaluer le niveau de maturité d’une entreprise selon les 4 critères :

Grille de maturité d'entreprise
Grille de maturité d'entreprise

Ce modèle décrit un seuil de maturité au-delà duquel une organisation est suffisamment mûre pour commencer à travailler les facteurs d’influence (qui conditionnent les comportements) qui vont accélérer ou ralentir le processus de transformation. L’idée maîtresse du modèle est ainsi d’identifier les points de frictions et d’anticiper les « fronts de résistance ».

Vous aurez donc compris qu’il n’y a pas réellement de préconisation toute prête pour réussir sa transformation « 2.0 » dans ce livre (les facteurs-clés de succès étant spécifiques au contexte de chaque organisation), mais plutôt une méthodologie pour bien préparer le long processus de transformation qui, je le répète, ne se limite pas à déployer un wiki.

Je rejoins tout à fiat l’avis de l’auteur dans le constat que les entreprises ont connus d’énormes changements technologiques ces 30 dernières années (arrivée de l’informatique puis de l’internet) mais qu’elles résonnent encore majoritairement selon des schéma de management Taylorien qui datent du début du siècle dernier (fondés sur la productivité individuelle). Les prochains changements majeurs, ceux qui vont influer sur la performance globale de l’entreprise, seront d’ordre psychologiques et émotionnels : Améliorer le bien être des collaborateurs en veillant à leur épanouissement professionnel et en stimulant la collaboration (active ou passive).

Je vous recommande donc fortement la lecture de cet ouvrage pour deux raisons : Il est en français et il apporte un éclairage neuf par rapport aux points de vues traditionnels comme celui d’Andrew MacAffee (cf. l’article de Bertrand D. : Enterprise 2.0 par Andrew McAfee).

Cette lecture est d’autant plus intéressante que la vision de l’auteur  ne se limite pas au « modèle 2.0″ qui est selon lui un transition vers un nouveau modèle d’organisation qui succèdera aux modèles de référence qui nous connaissons (le modèle de sur-qualité de Toyota…). Ce nouveau modèle permettra de ré-équilibrer la valeur et l’attention apportée au capital immatériel (les collaborateurs, les savoirs) par rapport au capital matériel (l’organisation, les processus, les outils de production…).

Compte-rendu de la présentation du référentiel Useo

Ce matin j’ai pu assister à la présentation du référentiel Useo, un outils de classification des solutions de collaboration de type Entreprise 2.0. Pour être plus précis, il s’agissait de la présentation de la seconde édition d’une étude sur les réseaux sociaux d’entreprise servant de base à la création d’un référentiel public (cf. leurs publications). Ce référentiel n’est pas pour vocation d’être finalisé : 23 solutions y sont répertoriées et une dizaine d’autres sont en cours d’étude. Ont retrouve dans cette liste des habitués (Bluekiwi, SocialText, Xwiki, Jive…) mais aussi des acteurs issus de la gestion de contenus et documents (eRoom, eZpublish, Jahia, Jalios, Joomla, Typo3) ainsi que les poids lourds (Sharepoint, Lotus Connections).

Arnaud Rayrole était donc aux manettes faces à une sélection de blogueurs et journalistes pour présenter l’étude et ses conclusions :

Arnaud Rayrole et la matrice Useo
Arnaud Rayrole et la matrice Useo

Voici les points-clés retenus lors de cette présentation :

  • L’usage le plus répandu en entreprise est la collaboration douce (informelle) ;
  • La liste des solutions estampillées « 2.0 » s’allonge tous les ans avec de gros nouveaux entrants comme SAP ou Cisco ;
  • 5 familles d’usages principaux ont été identifiées :

    5 familles d'usages principaux
    5 familles d'usages principaux
  • Toutes les solutions couvrent plus ou moins les mêmes besoins mais les fonctionnalités sont mises en scène différemment ;
  • Les solutions étudiées proposent des niveau de maturité différents (cf. Seemy qui fait office de « petit dernier » malgré sa prochaine V.3) :

    Maturité des solutions étudiées
    Maturité des solutions étudiées
  • Une grosse partie des solutions est encore centrée sur les documents ;
  • Beaucoup de solutions ne sont qu’un agrégat de fonctionnalités pas forcément bien intégrées ;
  • Les outils peuvent être représentés au sein d’une matrice des potentiels sociaux (différentes du magic quadrant de Gartner car l’objectif n’est pas forcément de se retrouver en haut à droite) :

    Matrice des potentiels sociaux
    Matrice des potentiels sociaux
  • L’intérêt de l’étude n’est pas de ressortir un classement mais plutôt de bien positionner les différentes solutions selon leur approche ;

Vous noterez dans cette matrice les références à des solutions de social networking comme Ning ou Elgg (qui ne sont pas forcément dédiées à des usages internes) ainsi que l’absence de Confluence ou Mindtouch.

Suite à cette présentation nous avons eu l’opportunité de débattre et surtout de refaire le monde (de l’entreprise 2.0) :

  • Les deux gros enjeux du conversationnel en entreprise sont de développer la collaboration douce et d’accélérer le partage de l’information ;
  • Les outils bien conçus / packagés apporte le gros avantage de pouvoir faciliter l’appropriation et de convertir en masse des collaborateurs rétifs à l’apprentissage de nouveaux outils (plus ils sont simples / intégrés et plus l’adoption se fait en douceur) ;
  • Nous sommes au devant de nombreuses années de turbulence avec l’intégration de ces outils (et donc de la couche sociale qui va avec) dans le cycle de vie des documents et le S.I. ;
  • Pour atteindre rapidement la taille critique d’utilisateurs, une démarche « 2.0 » doit s’appliquer aux niveaux les plus bas du fonctionnement de l’entreprise (processus métiers et applications critiques) sinon elles ne concernent que des initiatives conversationnelles qui ne fédèrent que les collaborateurs les plus impliqués dans la vie et l’évolution de l’entreprise (une minorité).

Tout ceci n’est que le résumé d’une matière très riche, je vous invite donc fortement à télécharger l’étude et à rejoindre le référentiel pour bénéficier des fiches descriptives des solutions.

2010 sera-t-elle l’année de la revanche pour Microsoft ?

J’ai déjà eu de nombreuses occasions de m’exprimer sur les dangers de l’usage intensif des documents bureautique et de l’email (information piégée qui n’évolue plus, circulation laborieuse des savoirs, dépendance à des formats de fichier propriétaires…). J’ai également rédigé un certain nombre d’articles sur des suites collaboratives en ligne plus « agiles » (SocialText, blueKiwi, XWiki, Confluence…). Il n’empêche, Office et Outlook sont encore largement présents en entreprise et il va bien falloir faire avec. Il n’est ainsi pas question de mettre à la poubelle plusieurs dizaines d’années d’archives de document sous prétexte qu’ils sont dans un format propriétaire. Voilà pourquoi je pense qu’il est largement le temps de faire le point sur ce que nous propose Microsoft pour 2010 qui risque bien d’être l’année de l’offensive du géant de Redmond qui s’apprête à sortir des nouvelles versions beaucoup plus tournées vers la collaboration et le SaaS.

Cela commence avec Office 2010 qui apporte sont lot de nouveautés : outils de collaboration en temps réel intégré, versions web des applications… La suite Office ne se cantonne donc plus au poste de travail et compte bien dépoussiérer son image : Microsoft Office 2010, The 5 Most Intriguing Features et Microsoft Office 2010 Web Apps Beta Available to SharePoint Users.

La version web de MS Word
La version web de MS Word

À noter également l’existence de modules complémentaires pour faire de la collaboration à plusieurs sur un même document : DocVerse Turns Microsoft Office Into Google Docs With Collaboration Plug-In.

Il y a aussi des améliorations apportées à Outlook avec le lancement de Outlook Social Connector, un module d’agrégation sociale qui permet de centraliser pour chaque personne (conversations, RDV…) sous forme de flux, avec en prime la possibilité de rapatrier des données de services externes comme LinkedIn : Microsoft Outlook to Connect LinkedIn to Your Inbox.

Le Social Connector d'Outlook
Le Social Connector d'Outlook

Mais le gros morceaux c’est bien évidement le lancement prochain de SharePoint 2010, la plateforme de collaboration de Microsoft : Describing SharePoint 2010 in 1 Sentence, 8 Categories and 40 Feature Areas. Pour le moment en phase beta (SharePoint 2010 Beta Available for All to Download), cette édition 2010 se présente comme une évolution majeure avec un certain nombre de nouveautés :

  • Nouvelle interface plus réactive (édition en contexte) et plus homogène (intégration du ruban Office) ;
  • Intégration plus poussée avec Office (version desktop et web) ;
  • Refonte des espaces collaboratifs (anciennement Groove et bientôt Workspace) ;
  • Accès via mobile (Windows Mobile 6.5 obligatoire) ;
  • Édition simultanée sur un même contenu ;
  • Profil enrichi pour les collaborateurs ;

    Les profils enrichis de SharePoint 2010
    Les profils enrichis de SharePoint 2010
  • Principe de social feedback pour tout type de contenu (bookmark, tags et notation) ;
  • Gestion plus performante de la base documentaire (Enterprise Metadata, Digital Asset Management…) ;
  • Recherche de personne (avec approximation phonétique du nom…) ;

    La recherche de collaborateurs dans SharePoint 2010
    La recherche de collaborateurs dans SharePoint 2010
  • Extraction de données via les Excel Services (pour publier des KPIs sur un tableau de bord par exemple) ;

    Les "insight" de SharePoint 2010
    Les "insights" de SharePoint 2010
  • Administration simplifiée…

Comme vous pouvez le constater la liste des modifications est longue et l’ambition de Microsoft est à la mesure des moyens déployés. Le géant de Redmond s’apprête donc à frapper un grand coup, il n’en faut pas moins pour maintenir une présence en entreprise qui ne se justifie plus. Comprenez par là que je suis persuadé que l’avenir de la collaboration en entreprise se situera en ligne au sein d’intranets applicatifs et sociaux. L’époque où chaque collaborateur dispose d’un ordinateur avec une suite bureautique installée dessus est révolue (ou en passe de l’être). Changer les mentalités et habitudes est un travail de longe haleine mais c’est une étape obligatoire pour « libérer » les savoirs et démultiplier les leviers de collaboration / innovation.

Attention à ne pas mal interpréter mes écrits : La dynamique collaborative ne se résume pas au choix du bon outil, d’ailleurs il n’y a pas de bons ou mauvais outils, juste des outils plus ou moins bien adaptés. Dans l’absolu, mieux vaut une expérimentation d’entreprise 2.0 utilisant SharePoint 2003 mais avec le soutien entier de la DG / DSI plutôt qu’un projet pirate utilisant SocialText. J’irais même plus loin en disant que SharePoint n’est maintenant plus réellement le « problème ». Ce qui est néfaste à la productivité de l’entreprise, c’est le recours systématique aux fichiers bureautique pour véhiculer les informations et stocker les savoirs.

Une configuration intéressante serait d’utiliser ce nouveau SharePoint pour exploiter la montagne de fichiers bureautique déjà créés et de progressivement basculer sur des formats plus collaboratifs comme les blogs internes ou wikis (sous réserve que les données ne soient pas à nouveau stockées dans un format propriétaire).

Bref, nous en revenons à ce que j’écrivais en début d’article : Il faut savoir faire avec ce que l’on a (des tonnes de fichiers doc, xls, ppt…) et préparer la transition en douceur pour s’assurer de l’adhésion d’un maximum de collaborateurs. Partant du principe qu’une telle transition peut facilement durer une dizaine d’années, je me réjouis que Microsoft ait décidé de mettre le cap sur la collaboration (revenant probablement ainsi sur le devant de la scène face à des concurrents beaucoup plus petits). Affaire à suivre…

Peut-on envisager une entreprise sans email ?

Je termine ma réflexion entamer avec mes deux précédents billets sur les problèmes de productivité liés à l’email (La collaboration en temps-réel encore à la traine, la faute à l’email + Et si on ressucitait le no email friday ?). Je vous propose donc d’envisager l’étape ultime : l’abolition de l’email.

Bon OK, dit comme ça cela peut vous paraitre grotesque, mais plus j’y pense et plus ça me semble réaliste dans certains cas de figure. Prenons par exemple le cas très spécifique d’une petite société de consulting : Équipe réduite, très peu de personnel administratif (il serait possible de sous-traiter le secrétariat, la paye et la compta), des collaborateurs en constant déplacement (donc pourquoi pas en télé-travail).

De quoi ces collaborateurs ont-ils besoin ? Ou du moins, quelles alternatives à l’email peuvent être utilisées :

  • Échanger des documents et des réflexions autour de missions et de clients (sur des espaces collaboratifs ou solutions de collaboration en ligne) ;
  • Planifier et rendre compte de réunions et ateliers de travail (idem, sur des espaces collaboratifs ou sur les systèmes de calendriers partagés) ;
  • Remonter et consolider des données de production / facturation (sur l’interface web de l’ERP ou du progiciel de gestion) ;
  • Avoir des échanges rapides entre collègues (par messagerie instantanée, microblog ou VoIP) ;
  • Partager ses expériences (sur le blog interne) ;
  • Avoir des discussions informelles ou para-professionnelles (de vive voix ou par téléphone).

Reste tout ce qui relève des échanges avec les clients / fournisseurs / partenaires (gestion courante) qui peut difficilement être fait en dehors des systèmes de messagerie, mais ces échanges ont-ils une réelle valeur pour l’entreprise ? Comprenez par là : représentent-ils une valeur ajoutée suffisante pour être archivés ? L’important n’est pas les échanges mais le résultat : Les décisions, les accords ou l’état d’avancement d’un processus. Ces échanges se font avant tout d’humains à humains, donc si vous retirez l’humain de l’équation (un collaborateur absent ou démissionnaire), ces discussions ne correspondent plus à rien. Bref, tous ces échanges sont intimement liés à la personne. Pourquoi dans ce cas là ne pas utiliser les systèmes de messagerie des collaborateurs (tous les knowledge workers possèdent plusieurs comptes webmail qui feraient parfaitement l’affaire).

Oui je sais, utiliser une messagerie perso pour le boulot peut vous sembler aberrant, mais combien de vos collègues utilisent une messagerie pro pour des échanges perso ? Une grosse partie, et cela ne choque personne (pas même les responsable de la sécurité). Pire : un certain nombre d’échanges « pro » se font maintenant sur des plateformes sociales comme Twitter ou Facebook. Je reçois ainsi régulièrement des messages relatifs à des missions en cours sur Facebook, voir des notifications urgentes sur Twitter. Puisque de toute façon ces pratiques existent, autant les exploiter de façon officielle (dans un cadre bien défini et maitrisé).

Il manque à ce tableau un système de notification performant pour définitivement tuer l’email : widget, client microblog universel, système push sur smartphone… l’important est de ne pas perdre en réactivité.

Encore une fois cette configuration vous semble surréaliste, mais plus j’y pense et plus elle est viable. Aujourd’hui je travaille en indépendant, mais si je devais monter une structure et recruter des collaborateurs, je pense que les astreindre à cette discipline serait bénéfique à la productivité de la structure (plus d’emails = moins de données piégées = meilleure circulation de l’information et pérennisation des savoirs).

Dans un contexte d’extraprise cette configuration est tout à fait recommandable car elle limite la déperdition d’informations à valeur ajoutée (oubliées ou prisonnières de fichiers) ou l’éparpillement des savoirs (dans des comptes email).

Peut-être cette vision est utopique, mais cela ne vaut-il pas la peine d’y réfléchir sérieusement ? Aujourd’hui tout tourne autour de l’email (communication, authentification, inscription…) et il est grand temps que cela change.

Et si on ressucitait le no email friday ?

Pour faire suite à mon précédent billet sur les usages détournés de l’email, j’ai récemment eu une conversation intéressante avec Yann Gourvennec où nous envisagions de ressuciter les no email friday. Les quoi ? Les vendredi sans email enfin ! Souvenez-vous, en 2007 la mode pour les grosses entreprises US (Intel, Deloitte & Touche…) était de bânir l’usage de la messagerie le vendredi pour gagner en productivité (cf. les nombreux articles de l’époque : No-E-Mail Fridays Transform Office, Turn off e-mail and do some work, Le vendredi, les mails c’est interdit…).

Que reste-t-il de cette pratique ? Pas grand chose. Il faut dire que les patrons ont maintenant d’autres sujets de préoccupation avec les nouveaux tueurs de productivité (Facebook, Twitter… cf. Social networking lowers working hours). Et pourtant la dépendance est toujours là : que se soit pour transférer un fichier, pour planifier une réunion, pour faire des remarques sur un document, pour notifier d’un retard… l’email est toujours autant présente dans notre quotidien professionnel.

Même si l’interdiction de la messagerie pendant une journée est une pratique radicale, elle ne peut être efficace que si elle s’accompagne de la pédagogie adéquate : Chiffrer le coût de l’improductivité liée à l’email, (ré)expliquer à quoi sert la messagerie, fournir des alternatives.

Difficile de chiffrer le réel coût de l’email ou de trouver des règles universelles. Par contre il est tout à fait possible de lister des cas d’usage et de proposer les solutions qui vont avec :

  • Planifier une réunion avec les solutions de calendrier partagé (qui proposent un moteur de suggestion) ;
  • Publier des fichiers sur un espace collaboratif (ou sur des services de partage de « gros » fichiers) ;
  • Diffuser de l’information descendante ou transverse sur un blog d’équipe ;
  • Notifier ses collègues de façon active ou passive à l’aide des solutions de microbloging ;
  • Échanger autour d’un document à l’aide de solutions collaboratives ;
  • Donner une réponse ou obtenir une information rapidement à l’aide du téléphone ;
  • Rechercher les coordonnées d’un collègue à l’aide du réseau social interne…

Bref, les cas de figure sont nombreux et les solutions tout à fait viable. L’astuce est de faire évoluer les mentalités (un email n’est pas une preuve) et les habitudes. Et pour cela, rien de mieux qu’un petit électrochoc pour nous faire preuve conscience de notre dépendance à l’email. Alors… on le ressucite ce no email friday ?

La collaboration en temps-réel encore à la traine (la faute à l’email)

C’est en substance ce que nous livre les conclusions d’un rapport de Forrester : The State Of Workforce Technology Adoption. Les auteurs de ce rapport ont ainsi étudié les habitudes de 2.100 collaborateurs pour identifier des tendances et des comportements-types. Devinez quoi ? Les outils de collaboration en temps réel sont encore largement absents (peut-être la messagerie instantanée et encore) :

Classement des outils les plus fréquement utilisés en entreprise
Classement des outils les plus fréquemment utilisés en entreprise

C’est sans surprise l’email et les outils bureautiques qui dominent les usages. Les auteurs du rapport ont d’ailleurs un petit nom pour cette catégorie de collaborateurs qui passent leur journée devant un écran : les « information workers« . L’information est donc la matière première de ces collaborateurs, mais le problème c’est qu’ils le produisent et la partage sur de mauvais formats : l’email et les outils de bureautique (traitement de texte, tableur, diaporama).

J’ai déjà eu l’occasion de m’exprimer sur le problème des fichiers bureautiques mais je me permet d’insister : l’information stockée dans un fichier de type bureautique est piégée car elle se véhicule mal et car il est très compliqué de la faire évoluer. Elle se véhicule mal car il faut le bonne version du logiciel pour les lire, car ces fichiers pèsent lourd et circulent généralement par email (avec des comptes de messagerie limités en taille), car les informations dans les fichiers s’indexent plutôt mal (à moins d’exploiter une technologie de recherche couteuse), car il faut du temps pour télécharger la pièce jointe, lancer le logiciel et trouver la bonne information. Il est compliqué de la faire évoluer car il faut modifier le document, l’enregistrer et le réexpédier à tous les destinataires (un enfer).

Le maillon faible dans cette histoire c’est l’email. Autant les emails nous ont fait gagné du temps il y a une ou deux décennie, autant maintenant ils nous en font perdre : quand vous rédigez un email ou que vous en lisez un, vous ne travailler pas, vous vous informez donc vous ne produisez rien. Les emails sont des tueurs de productivité et pourtant se sont des outil absolument indispensables, ou du moins qui semblent indispensables aux yeux des collaborateurs.

J’ai eu l’occasion d’en discuter cette semaine lors d’une conférence que je donnais dans une grande entreprise française (plus de 100.000 employés) où je ne semblais pas être le seul à penser que l’email devient un authentique problème. C’est à la base un outil de communication asynchrone qui est pourtant utilisé pour beaucoup plus de choses :

  • De la communication quasi-synchrone avec des discussions reposant sur l’écrit parlé (on rédige comme on parle alors qu’il serait tellement plus simple de décrocher son téléphone) ;
  • De la collaboration avec des informations ou des données de première importance qui sont stockées sur ce support pourtant très volatile (comment archiver correctement un email et le rendre accessible pour d’autres ?).

Bref, l’email est un outil que les collaborateurs « servent » à toutes les sauces à défaut d’avoir sous la main (ou d’avoir été formé à) des outils adaptés : wikis pour la co-création et la capitalisation de connaissance, espaces de travail en ligne pour la collaboration et la communication asynchrone.

Alors bien sûr vous pourriez me dire que tout ceci va changer avec l’arrivée de la génération Y car après tout avec le départ des papy boomers à la retraite c’est près de 40% de la main d’œuvre qui va être renouvelée en moins de 10 ans. Mais bine sûr, comme c’est pratique ! Heureusement que les djeunz de la génération Y, ceux qui sont nés avec le web, seront là pour sauver la productivité des entreprises. Assez de sarcasmes, ce ne sont certainement pas les « jeunes » qui vont pouvoir changer les mentalités et renouveler les outils des « vieux » collaborateurs. Ce changement se fera de concert et avec les outils adaptés, pas ceux qu’utilisent réellement les jeunes de la génération Y.

Sommes-nous à l’aube de la collaboration en temps réel ? Mouais bof… et pourquoi ne pas commencer avec de la collaboration asynchrone ? Ce changement dans les pratiques représenterait déjà un saut quantique par rapport au quotidien du collaborateur lambda (email et fichiers bureautiques).

(via Read/Write Web)

Netvibes met enfin un pied en entreprise avec Sage

Après avoir longtemps existé de façon officieuse en entreprise (sur imitative des collaborateurs), Netvibes vient d’annoncer un partenariat historique avec Sage pour rentrer par la grande porte dans le monde de l’entreprise : Partnership with Sage brings Netvibes to even more Enterprises. Pour être plus précis, Netvibes va devenir la solution officielle de portail pour la future version de ERP X3 (un produit à destination du mid-market). Cet accord va donc permettre aux clients de Sage de profiter des offres Premium Dashboards et Netvibes for Enterprise.

Netvibes en entreprise
Netvibes en entreprise

Cette nouvelle monture devrait sortir au premier trimestre 2010 et être propulsée par Wasabi, la nouvelle version majeure de Netvibes : Le nouveau Netvibes, édition Wasabi. Un choix tout à fait intéressant car il répond à deux besoins : le tableau de bord personnalisable pour les employés et le lecteur de flux (qui a été grandement amélioré dans la nouvelle version : New Netvibes Will Be World’s Biggest Real-Time Feed Reader).

La nouvelle version de Netvibes
La nouvelle version de Netvibes

Le système de personnalisation de l’interface permettra donc aux collaborateurs de choisir les informations et applications qui leur conviennent le mieux (en s’appuyant pour cela sur le standard Universal Widget API), à défaut il sera possible de leur proposer différents choix par défaut.

Concernant la lecture de flux RSS, là encore il y a du nouveau puisque la nouvelle version propose différents modes d’affichage (liste, mosaïque…) mais également le support des protocoles d’échange de données en temps réel Pubsubhubbub et RSS Cloud.

Bref, ce ne sont que des bonnes nouvelles et le début d’une expérimentation à grande échelle du principe de personal dashboard qui va pouvoir être testé auprès de dizaines de milliers d’utilisateurs dans un contexte professionnel. Bien évidement il existe d’autres éditeurs de solutions de ce type mais peu ont le même parcours que Netvibes (cocorico !).

D’ailleurs à ce sujet je suis à la recherche de retours d’expérience sur l’implémentation à grande échelle de ce type de fonctionnalité…

(via Read/Write Web)