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Petit focus sur une solution collaborative de gestion de projets assez peu connue en France : Podio. Podio fait partie des solutions de gestion de projet collaborative accessible en mode SaaS… et également sur mobile. Lancée en 2009 en mode bêta, mais accessible à tout internaute depuis mars 2011, elle se révèle comme l’une des solutions les mieux pensées pour la gestion collaborative de projet.

Clairement les plus de sa solution est sa prise en main simplifiée et sa grande souplesse. En effet :

• pour chaque projet que vous créerez, vous choisissez les fonctionnalités à activer ou pas. A l’instar de Yammer (solution de microblogging à usage interne mais qui a évolué vers une solution collaborative plus complète fonctionnellement ces derniers mois), Podio propose en effet un système d’application store permettant d’activer de très nombreuses fonctionnalités intégrées et accessibles gratuitement dans l’outil.

• la présentation des actualités de vos différents projets sur un mode de flux d’activités est aujourd’hui classique et commun à de nombreuses solutions collaboratives (Basecamp, …) mais se révèle toujours aussi agréable à l’usage.

L’application fonctionne en mode freemium et permet à des petites structures de pouvoir utiliser gratuitement un outil assez bien pensé. A noter, que l’éditeur vient d’ouvrir gratuitement toute sa suite fonctionnelle aux étudiants… afin de développer l’usage de l’outil auprès de cette cible prescriptrice, notamment lors de son arrivée en entreprise.

Vous me direz que la gestion de projet, mais aujourd’hui l’intégration de la dimension réseau social devient un nice to have qui fait passer de nombreuses solutions collaboratives dans la catégorie des Réseaux Sociaux d’Entreprise. Il aura fallu attendre mais en juin dernier, la fonctionnalité « Employee Network » a été ajouté. Le principe est assez simple : il s’agit de l’intégration d’un annuaire de vos collaborateurs avec une gestion de profil individualisée. Vous pouvez donc au delà de l’entrée par projet, contacter n’importe quel membre intégrer dans votre « réseau social d’entreprise ».

L’autre force et élément différenciateur du service est qu’il fonctionne comme une Plateform as as Service. Ainsi n’importe qui peut développer une application (pour un usage depuis l’application mobile ou depuis un ordinateur) qui sera disponible depuis l’application store intégrée à la plateforme. Je dois l’avouer : je suis fan de ce principe de fonctionnement de PaaS et je pense qu’à terme les DSI devrait s’en inspirer pour développer le déploiement personnalisé de solutions technologiques au sein de leur entreprise (cf : La technologie : un obstacle dans l’entreprise ?).

Le monde scientifique est un formidable terrain d’expérimentation pour la collaboration dans la mesure où l’objectif in fine des scientifiques est de découvrir, solutionner, innover. Plus que n’importe qu’elle autre profession, les scientifiques ont besoin développer des interactions sociales fortes (il y a un vieil adage scientifique qui dit : « Si tu ne publies pas, tu ne sais pas« ), d’ailleurs on ne parle pas de l’industrie scientifique mais de la communauté scientifique. Dans la mesure où les scientifiques parlent tous l’anglais et sont éparpillés dans le monde entier, internet est leur média de prédilection (d’ailleurs le web a été inventé au CERN).

Il existait déjà des plateformes sociales comme Sermo ou ReasearchGate, ainsi je vous propose de nous pencher sur le cas de Sciencefeed, le Friendfeed de la communauté scientifique. Cette plateforme sociale se présente comme un outil de partage reposant sur le microblog et l’aggregation (donc du lifestream). Chaque membre dispose d’un profil où il peut relayer ses publications, partager des documents et des liens, publier ses réflexions et commentaires…

Profil d'un membre sur Sciencefeed

Il est également possible de suivre un autre membre, d’annoncer un évènement (qui va nourrir un agenda global), de créer des groupes, de fédérer des sujets à l’aide de hastags… Donc oui cette plateforme est très proche de Friendfeed et ils ont même jusqu’à copier le style des boutons de Facebook. L’idée de départ est très convaincante mais je ne comprend pas pourquoi ils ne filtrent pas les inscriptions. Tout comme il fallait une adresse email en .edu pour s’inscrire sur Facebook, cette plateforme aurait tout à gagner à restreindre l’accès à des scientifiques (pour éviter la pollution ou les tentatives d’infiltration des lobbys). Je trouve également très étrange que la notion de « Friend » soit présent sur la plateforme (celle-ci vous propose de fouiller dans vos amis Facebook pour lancer des invitations).

Bref, c’est un beau projet mais qui mériterait un peu plus de contrôle et surtout la caution de grands centres de recherche ou universités. Idéalement il faudrait quelque chose à mi-chemin entre Twitter et Yammer (semi-fermé) car les sujets abordés sont tout de même sérieux.

Ce n’est pas la première fois que je parle de plateformes sociales BtoB verticalisées et je trouve que ces solutions présentent un réel intérêt pour certains secteurs. Dans un prochain billet j’aborderais les plateformes sociales liées au monde créatif et plus particulièrement aux professionnels du web design.

(via Techcrunch)

Faire approuver un document est un processus long et pénible, d’autant plus si la chaîne de validation implique de nombreuses personnes dans différents départements. Le problème vient à la fois de la disponibilité des participants mais surtout des nombreux allers-retours que ce processus demande : les participants réagissent sur le contenu du document mais également sur les remarques des autres. Bref, ça se termine souvent en réunions très laborieuses à monter et en un gros gâchis de temps et d’énergie.

Il existe bien des solutions intégrées à nos outils bureautiques favoris mais au-delà de deux « correcteurs », ça devient illisible. Et surtout cela n’empêche pas les allers-retours. Heureusement des solutions en ligne commencent à voir le jour.

Premier exemple avec BackBoard, un système de révision en ligne centré sur les feedbacks liés à un document (bureautique ou graphique) : Backboard, Getting Feedback Made Easy.

La révision de documents avec Backboard

La plateforme gère un grand nombre de formats, permet de déposer des commentaires et de faire des annotations. Elle gère également l’historique des versions et la collaboration en temps-réel.

Il y a ensuite Redmark qui est plus tourné sur les documents graphiques (maquettes…) : Collaborate on Design Revisions With redmark.

La révision de maquettes graphiques avec Redmark

Vous apprécierez l’interface très épurée ainsi qu’une gestion très fine de l’emplacement des remarques (notamment quand vous faite un zoom sur une partie du document ou que vous le déplacez).

Il y a enfin des outils plus orienté co-création comme Protoshare : Protoshare, Slick Web-Based Software for Prototyping.

La co-création avec Protoshare

Là nous ne sommes plus réellement dans de la révision collaborative mais plutôt dans de la co-création avec une interface beaucoup plus puissante permettant à chacun de modifier la maquette (ici un site web).

Est-ce que nous ne sommes pas hors-sujet avec ce dernier exemple ? Non pas réellement car la co-création n’est-elle pas l’étape ultime de la révision collaborative ? Si l’on y réfléchit bien, c’est un moyen encore plus efficace d’impliquer les différents acteurs et de déléguer une partie du travail de correction / complétion.

Dans un monde idéal, seuls les documents graphiques devraient être révisables en ligne dans la mesure où les documents bureautiques seraient remplacés par du contenu en ligne (billets de blog, pages de wiki…). Mais d’ici là, nous avons quelques étapes à franchir…

Certains vous diront que rien ne remplace une réunion : tout le monde est concentré et les échanges y sont plus riches. Voilà la théorie, mais en pratique lorsque vous enchaînez une à deux réunions par jour ça devient vite très lassant. Le problème ne vient pas du format car les réunions sont un outil de travail très puissant, mais plutôt de l’utilisation que l’on en fait. Nous avons en effet tous tendance à réunioner pour tout et n’importe quoi :

• Les réunions du lundi matin où il y a toujours les mêmes retardataires ;
• Les réunions de fin de matinée où tout le monde vient les mains dans les poches sans trop savoir ce qui va s’y passer ;
• Les réunions du début d’après-midi avec les digestions difficiles du repas gargantuesque d’où vous sortez juste avec votre client ;
• Les réunions marathon de fin de journée organisées par des collègues célibataires qui ont peur de se retrouver tout seul chez eux…

Nous aurons l’occasion de reparler de cet épineux problème de la réunionite.

Je souhaiterais vous parler aujourd’hui d’un type de réunion particulièrement chronophage et compliquée à gérer : la réunion de revue d’un document. Indispensable pour faire avancer la rédaction d’un document important impliquant différentes personnes ou département, ces réunions peuvent se révélées très pénibles à organiser en fonction du nombre de participants, de la longueur du document, de son état d’avancement et surtout de la récurrence.

Tous ces facteurs font dangereusement chuter la motivation et surtout l’attention des participants. Pour y palier, il existe une catégorie d’outils en ligne très pratiques : les espaces de collaboration en ligne. Le principe est simple : tout le monde se connecte à partir de son poste de travail (pas la peine de se battre pour une salle de réunion, peut s’organiser très rapidement si tout le monde est disponible) et chacun commente et annote le document au fur et à mesure de son passage en revue.

Dans cette catégorie il y a les poids lourds du secteur comme Adobe Connect ou Webex mais il y a également des acteurs de niche comme Colaab. Cette solution vous permet de créer très facilement des espaces de travail, d’inviter des collaborateurs, de gérer leurs droits et bien évidement de partager des documents à l’écran :

La collaboration en ligne avec Colaab

Vous noterez en bas à gauche de l’écran les différents outils d’annotation ainsi que le tchat en haut à droite.

Encore une fois l’idée n’est pas de remplacer TOUTES les réunions, mais plutôt de proposer une solution alternative pour éviter les réunions superflues qui nous gâchent le quotidien professionnel.

Si vous connaissez / utilisez d’autres services, n’hésitez pas à le signaler dans les commentaires. (via WebWorkerDaily)

Je vous propose aujoud’hui de découvrir un outil en ligne à mi-chemin entre microblog et gestion de projet : Co-op. Pour faire simple, il s’agit d’un outil de microblog qui vous permet de :

• Maintenir un contact permanent avec les membres de votre équipe (au travers des mini-messages et des status) ;
• Avoir une vision macroscopique de ce sur quoi les uns et les autres sont en train de travailler ;
• Documenter l’activité quotidienne au travers d’un système de time tracking (qui repose sur Harvest).

Gestion de projet et microblog dans une interface ultra-simplifiée

Je suis stupéfait par la simplicité de cet outil et par son approche minimaliste. Bien évidement il n’est pas ici question d’un système de gestion de projet ultra-perfectionné à la Ms Project ou d’un système de messagerie très sophistiqué comme Lotus Notes, mais plutôt d’une vision tout à fait agile de la collaboration. Ceux qui ont déjà dû subir les logiciels précédemment cités savent de quoi je parle et apprécieront à sa juste valeur le potentiel de ce service.

(via Swiss Miss)

Un soir, alors que vous surfiez tranquillement sur le web, votre ordinateur se bloque et un magnifique écran bleu apparait, vous savez cet écran bleu avec inscrit en blanc « fatal error ». Vous redémarrez alors votre ordi mais celui-ci ne veut rien savoir. Après analyse, vous découvrez que c’est le disque dur qui vous a lâché et que les données inscrites dessus sont irrécupérables.
Que faites-vous ?

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Cas 1 - Vous pleurez toutes les larmes de votre corps et envisagez même de changer de métier puisque vous avez tout perdu, tous vos e-mails, tous vos contacts, tous vos dossiers clients, tous vos fichiers sources…
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 2 - Vous pleurez une petite larme car vous savez que votre entreprise a mis en place un système de sauvegarde mais que vous n’allez pas pouvoir récupérer les emails de la journée, ni les e-mails qui datent de plus de 6 mois, ni tous les fichiers ultra-confidentiels que vous vous refusiez à mettre dans le dossier de sauvegarde.
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 3 - Vous râlez contre ce matériel trop fragile mais vous vous félicitez de travailler dans une entreprise 2.0 où tous les salariés sont équipés de terminaux mobiles uniquement destinés à vous connecter au réseau/web. Aucune information n’est stockée sur vos machines, tout est centralisé afin que chacun puisse y accéder de n’importe où et de n’importe quel ordinateur. C’est ce qu’on appelle des bureaux virtuels.
Bravo, vous êtes un héros. En cas de panne ou de vol de votre ordinateur, vous pouvez continuer à travailler de n’importe quel autre poste sans perte de temps (d’argent), et sans crainte que vos données tombent entre de mauvaises mains.

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Cette petite fiction a été largement inspirée d »une mésaventure qui vient de m’arriver. Mon PC portable a effectivement planté en ce début de semaine (vive la rentrée). Ce serait mentir que de vous dire que je suis dans le cas 3. Non ma situation se trouve plutôt à mi-chemin entre le cas 2 et le cas 3.

Si je ne peux effectivement pas récupérer le contenu de mon disque dur, je vais probablement perdre un certain nombre d’e-mails et quelques fichiers importants, mais rien de critique car :

• Tous les fichiers sources et fichiers de travail sont sur le serveur de travail de l’entreprise.
• Mon agenda est sur Google Apps.
• Mon carnet d’adresses /de contacts est sur Plaxo.
• Mes favoris (bookmarks) sont sur Mister Wong.
• Mes notes sont sur Evernote.
• Mes accès/mots de passe sont gérés par OpenID.
• Les historiques de tous les projets et toutes les relations commerciales sont partagés sur des outils 2.0

Bref, finalement, je vais surtout perdre des fichiers persos. Et vous, dans quel cas vous retrouveriez-vous si vous perdiez votre ordinateur ? Et pire, si vos locaux brulaient ?

En fouillant sur YouTube j’ai découvert un certain nombre de vidéos très bien réalisées pour vulgariser le concept d’Entreprise 2.0, ou du moins des outils relatifs aux concepts d’Entreprise 2.0. Bien évidement cette vulgarisation se fait au travers des solutions d’IBM, mais ça vous vous en doutiez, non ?

Je vous propose donc de découvrir cette vidéo sur Lotus Connections (une sorte de réseau social d’entreprise) :

Ainsi que cette vidéo sur QEDWiki, une très impressionnante solution à mi-chemin entre wiki et portail personnalisable qui repose sur un système de widgets (une sorte de Netvibes Ecosystem d’entreprise) :

Encore plus fort, je vous recommande également cette série de vidéos qui présentent plus en détails QEDWiki ainsi que DAMIA, un outil de création de mashups en 3 clics de souris comme Yahoo! Pipes : Awesome show by David Barnes on Info 2.0 and QEDWiki. (via The FASTForward Blog)

/!\ Article initialement publié sur FredCavazza.net.