Entreprise20.fr

Voici une représentation graphique des outils de communication qui aujourd’hui gravitent autour d’un salarié 2.0, répartis dans les divers groupes auxquels il est connecté.

La panoplie est loin d’être complète mais le graphique révèle déjà une problématique : la multiplication des outils !! Alors qu’hier le salarié 1.0 utilisait comme seul outil l’e-mail, le salarié d’aujourd’hui a une multitude de services à sa disposition pour améliorer sa productivité et sa créativité, mais ce sont autant de services qu’il doit apprivoiser et entre lesquels il doit jongler.

Légende du schéma

• Je communique avec mon équipe en utilisant MSN / GTalk / Yahoo Messenger pour échanger des infos très rapidement avec mes collaborateurs.
• Je suis connecté avec tous les salariés de mon entreprise grâce à Yammer / Present.ly pour « capter le bruit ambiant ». Je découvre des nouvelles personnes au sein de mon entreprise, je suis les activités de certains collaborateurs…
• J’utilise friendfeed et twitter pour suivre ma communauté professionnelle, faire de la veille, avoir des scoops, suivre les buzz, poser des questions professionnelles…
• J’utilise facebook / linkedIn / Viadeo / Plaxo pour développer mon réseau professionnel intra-entreprise et extra-entreprise, grossir mon carnet d’adresse…
• J’utilise Skype / Wengo pour contacter mes clients ou certains contacts de ma communauté professionnelle.
• Je consulte Netvibes/Google Reader/Bloglines pour suivre l’actualité de mon univers professionnel, pour faire de la veille.
• Je communique avec mes collaborateurs et mes clients sur les projets en cours en utilisant Basecamp / TeamSpace / ActiveCollab.

Une entreprise 2.0 est une entreprise qui utilise les outils et les principes du web 2.0 pour augmenter sa productivité et sa créativité, c’est une entreprise qui croit dans le potentiel de chacun de ses salariés et dans l’intelligence collective. Par conséquent c’est aussi une entreprise à l’écoute de ses employés, de leurs doléances et de leurs recommandations.

Après avoir assisté aux débats sur les sites comme notetonentreprise, opentojob ou cotetaboite qui permettent aux salariés de noter leurs entreprises, je me pose aujourd’hui la question de la mise à disposition des salariés par l’entreprise d’une place de libre expression.

J’entends par « place de libre expression » un outil interne (cad consultable uniquement par l’entreprise) où les salariés peuvent s’exprimer sur l’entreprise tout en gardant s’ils le souhaitent leur anonymat. Cela peut se traduire par un forum, un blog ou encore un réseau social dédié à l’entreprise.

Pour la libre expression

Une place de libre expression peut permettre à la direction de découvrir des maux dont elle n’avait pas conscience, d’anticiper des crises, de voir émerger des idées. Cela peut également donner la possibilité aux salariés de s’auto-gérer et de trouver eux-mêmes des solutions à leurs propres problèmes. D’autre part le principe même de mise en place de cet outil peut être perçu très positivement comme un signe de confiance et de reconnaissance.

Contre la libre expression

Bien sûr il y a beaucoup d’arguments contre la mise en œuvre d’une place de libre expression. Il y a d’abord la peur de perdre le contrôle d’un outil qui a été mis à la disposition des salariés par l’entreprise. Que ceux-ci s’expriment entre eux, c’est une chose, mais que l’entreprise les pousse à le faire, c’en est une autre. Bien que favorable moi-même à ce genre d’outils, je reconnais qu’il peut générer des dérives et qu’il ne peut donc pas rester sans contrôle. Il est d’ailleurs important de rappeler que, légalement, si le salarié jouit dans l’entreprise d’une liberté d’expression, il ne peut toutefois abuser de cette liberté en tenant des propos injurieux, diffamatoires ou excessifs.

Quoiqu’il en soit, alors que de plus en plus d’entreprises utilisent le crowdsourcing ou UGC (User Generated Content) et plus généralement les médias sociaux dans leurs stratégies de communication et de marketing, fort est de constater que rares sont celles à avoir fait le pas du web 2.0 dans leur communication interne et la gestion de leurs ressources humaines.

Quel choc culturel cela va être quand les digital natives vont débarquer dans nos entreprises au fonctionnement ultra vertical, eux qui sont habitués depuis toujours à donner leur opinion, à le partager et à se construire sur la critique.

PS : J’ai volontairement exclus de cette réflexion les délégués du personnel qui ont très probablement un rôle à jouer dans la mise en place / gestion / modération de ces outils de libre expression.

Je suis tombé récemment sur un article de NiCos (pas l’animateur de la Star’Ac mais le rédacteur du blog Un électron libre) qui parle de l’utilisation de l’OpenID en entreprise. Si les termes techniques ne vous font pas peur, je vous conseille la lecture de son article. Sinon en voici une petite vulgarisation :

OpenID, rappel

OpenID est un système d’authentification unique qui permet d’utiliser un seul compte pour s’authentifier sur différents sites au lieu d’avoir un compte par site. Pour en savoir plus sur l’OpenId, vous pouvez lire cet article de Fred.

OpenID vs LDAP

L’OpenID est une solution « grand-public« , puisqu’elle s’attache au problème d’identification de l’individu. Ainsi cette solution est peu connue et peu utilisée dans les entreprises. On imagine mal la DSI créer et gérer des comptes OpenID pour chacun des employés de l’entreprise.

Les entreprises préfèrent donc utiliser des systèmes d’identifications ou de compte unique adaptés à leur problématique comme un annuaire LDAP (avec par exemple la solution Microsoft Server Microsoft Active Directory, ou la solution libre OpenLDAP).

Ces solutions de serveur Active Directory nécessitant des compétences spécifiques et ayant un coût important, NiCos suggère dans son billet d’installer plutôt une solution OpenID hébergée qui a l’avantage d’être simple à implémenter et gratuite.

Je trouve cette idée très pertinente car elle fait un pas vers l’interopérabilité des services web aux entreprises et fait un pied de nez à tous les systèmes propriétaires que certains acteurs du marché des SaaS continuent à prôner.

L’entreprise devient fournisseur de compte OpenID pour ses salariés, lui permettant ainsi de gérer les accès aux applications internes, mais aussi aux applications web externes, en un seul endroit.

L’idée est séduisante mais NiCos souligne quand même les limites de l’OpenID (pour l’instant) par rapport à une solution LDAP. Et je me pose la question de la facilité toute relative d’installation de cette solution et de sa gestion. Quelqu’un a-t-il déjà testé l’OpenID en entreprise ?

La veille a toujours été le nerf de la compétition économique à laquelle se livrent les entreprises : veille stratégique, veille technologique, veille concurrentielle, veille produit, veille commerciale, veille sociétale…

Aujourd’hui le développement économique est tellement important et rapide que la veille est devenue un véritable sport de haut vol, un exercice d’endurance… une performance.

Heureusement, de nombreux outils permettent de nous faciliter notre travail de veille. Parmi ceux-ci vous connaissez bien-sûr les flux RSS et les agrégateurs de flux.

(Petit rappel pour ceux qui ne sont pas convaincus de l’utilité des flux RSS dans la veille :
Les fils RSS et la veille, RSS et veille)

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Ainsi donc, tous vos collaborateurs qui sont amenés à faire de la veille utilisent déjà les flux RSS et un agrégateur. C’est bien mais les veilleurs partagent-ils leurs « trouvailles » avec leurs collaborateurs ? Et comment les veilleurs partagent leurs « trouvailles » avec leurs collaborateurs ?

Font-ils des rapports réguliers dans lesquels ils consignent chaque info qu’ils jugent pertinente ? Envoient-ils par e-mail les infos aux personnes susceptibles d’être intéressées ? Mais alors d’une veille synchrone, le partage devient asynchrone ! D’une veille centralisée, le partage devient dispersé !

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Pour répondre à cette question et améliorer ainsi notre veille, nous avons mis en place dans mon agence une solution que je vous propose de découvrir. Voici d’abord un schéma illustrant la solution, suivi de quelques explications et enfin d’un tutorial.

(1) Les veilleurs veillent. Ils consultent dans leurs agrégateurs des centaines de flux RSS
(2) Les veilleurs filtrent l’information. Dans la multitude d’infos, ils sélectionnent celles qui peuvent être intéressantes. Ces sélections d’articles forment elles-mêmes des flux RSS.
(3) Les différents flux RSS qui concernent un même sujet sont fusionnés en un seul flux.
(4) Tous les collaborateurs susceptibles d’être intéressés par un sujet « veillé » ont à leur disposition un flux RSS qui regroupe au même endroit la sélection faite par les veilleurs à ce sujet, la crème de la crème !

Bien sûr les veilleurs eux-mêmes consultent aussi le flux remixé afin de profiter de la sélection de leurs confrères. Idéalement d’ailleurs, chaque collaborateur devrait participer à la veille : chacun participe d’une part à la création de ces flux de sélection et profite d’autre part de la sélection des autres.

Note : le schéma représente le partage d’un seul sujet.

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Voici une petite réflexion graphique sur les flux d’informations dans l’entreprise.

J’ai voulu mettre en exergue le mouvement ondulatoire des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail classiques (e-mails + réunions), et opposer ce mouvement à la stabilité des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail 2.0 (collaboration en ligne, partage et centralisation de l’information).

On voit donc sur le schéma un déroulé chronologique vertical où se succèdent à gauche (méthodes de travail classiques) des temps de dispersion et des temps de centralisation de l’information. Tandis qu’à droite, le déroulé chronologique est complètement rectiligne puisque l’information est toujours partagée par tous.

Que peut-on conclure de ce schéma ?

Malgré la grossière simplification imposée par la représentation graphique, il met en valeur l’effet accordéon provoqué par la succession de réunions rendues nécessaires à cause du morcellement de l’information dans les différentes boites mails. Beaucoup de réunions pourraient être évitées si l’information n’était pas ainsi éparpillée.

Enfin pour les plus scientifiques d’entre nous, et pour poursuivre mon analogie avec les ondes, on pourrait se poser la question des conséquences d’une stimulation du groupe de travail par un facteur extérieur (un client). Vous connaissez le phénomène de la résonance : si le facteur extérieur agit sur le système à sa fréquence propre, celui-ci va entrer en résonance, les oscillations vont s’amplifier jusqu’à la rupture du système (un client perdu ? un projet abandonné ? un burn-out ?…), à l’image du funeste pont de Tacoma :

Pour revenir à notre sujet, j’aimerais conclure ce billet en soulignant l’importance des réunions même dans les entreprises 2.0.  Toutes les avancées technologiques et les méthodes 2.0 ne doivent pas déshumaniser les entreprises en supprimant les temps d’échange et de communication.

Avant d’aborder la problématique du knowledge management et en particulier du partage de connaissances dans le cadre d’une entreprise 2.0, j’aimerais aujourd’hui vous parler d’un sujet beaucoup moins noble : le partage de conneries, ou comment initier doucement la migration vers des outils 2.0.

Avez-vous remarqué le nombre de conneries qui sont échangées par e-mail dans votre entreprise ? Les dernières vidéos de « Régis est un con », le dernier hoax sur les cannettes de coca couvertes d’urine de rat, le dernier power-point vous invitant à profiter de chaque instant de votre vie…
Bref, nous sommes tous enclin à partager de temps en temps des petites conneries avec nos collègues de bureau, et malheureusement, cette pratique n’est pas sans conséquence :

Elle sature les serveurs de mails et les boites mails. Imaginez que je transfert une vidéo de 5 Mo à mes 50 collaborateurs. En un seul email je plombe le serveur de mail de l’agence avec 250 Mo inutiles. Pour peu que mes collaborateurs consultent leurs boites mails en même temps et voilà la bande passante qui chute.

Je vous propose donc de mettre en place un outil 2.0 pour canaliser ce « flux de conneries » et mettre un premier pied dans l’entreprise 2.0. Pour ce faire, il vous faut installer un blog interne où chaque salarié pourra poster toutes les conneries qu’il voudra et ainsi les partager avec l’ensemble de la société. (ou si vous avez déjà un blog internet, il suffit alors de créer une catégorie « conneries ». chez nous, on l’a appelé « Arf Arf Arf »).

Outre les bénéfices tout relatifs sur l’architecture réseau, un tel outil va surtout participer au décloisenement des services dans l’entreprise et initier la notion de partage de connaissances. Fini les mails potaches qui tournent uniquement au service des achats, finis les éternels oubliés des mailing listes. Vive le partage de connerie 2.0. Car lorsque vos salariés auront pris l’habitude de partager les conneries, ils appréhendront beaucoup plus sereinement les futurs outils 2.0 que vous allez implémenter.

Un soir, alors que vous surfiez tranquillement sur le web, votre ordinateur se bloque et un magnifique écran bleu apparait, vous savez cet écran bleu avec inscrit en blanc « fatal error ». Vous redémarrez alors votre ordi mais celui-ci ne veut rien savoir. Après analyse, vous découvrez que c’est le disque dur qui vous a lâché et que les données inscrites dessus sont irrécupérables.
Que faites-vous ?

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Cas 1 - Vous pleurez toutes les larmes de votre corps et envisagez même de changer de métier puisque vous avez tout perdu, tous vos e-mails, tous vos contacts, tous vos dossiers clients, tous vos fichiers sources…
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 2 - Vous pleurez une petite larme car vous savez que votre entreprise a mis en place un système de sauvegarde mais que vous n’allez pas pouvoir récupérer les emails de la journée, ni les e-mails qui datent de plus de 6 mois, ni tous les fichiers ultra-confidentiels que vous vous refusiez à mettre dans le dossier de sauvegarde.
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 3 - Vous râlez contre ce matériel trop fragile mais vous vous félicitez de travailler dans une entreprise 2.0 où tous les salariés sont équipés de terminaux mobiles uniquement destinés à vous connecter au réseau/web. Aucune information n’est stockée sur vos machines, tout est centralisé afin que chacun puisse y accéder de n’importe où et de n’importe quel ordinateur. C’est ce qu’on appelle des bureaux virtuels.
Bravo, vous êtes un héros. En cas de panne ou de vol de votre ordinateur, vous pouvez continuer à travailler de n’importe quel autre poste sans perte de temps (d’argent), et sans crainte que vos données tombent entre de mauvaises mains.

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Cette petite fiction a été largement inspirée d »une mésaventure qui vient de m’arriver. Mon PC portable a effectivement planté en ce début de semaine (vive la rentrée). Ce serait mentir que de vous dire que je suis dans le cas 3. Non ma situation se trouve plutôt à mi-chemin entre le cas 2 et le cas 3.

Si je ne peux effectivement pas récupérer le contenu de mon disque dur, je vais probablement perdre un certain nombre d’e-mails et quelques fichiers importants, mais rien de critique car :

• Tous les fichiers sources et fichiers de travail sont sur le serveur de travail de l’entreprise.
• Mon agenda est sur Google Apps.
• Mon carnet d’adresses /de contacts est sur Plaxo.
• Mes favoris (bookmarks) sont sur Mister Wong.
• Mes notes sont sur Evernote.
• Mes accès/mots de passe sont gérés par OpenID.
• Les historiques de tous les projets et toutes les relations commerciales sont partagés sur des outils 2.0

Bref, finalement, je vais surtout perdre des fichiers persos. Et vous, dans quel cas vous retrouveriez-vous si vous perdiez votre ordinateur ? Et pire, si vos locaux brulaient ?