IBM tente (encore) de réinventer la messagerie d’entreprise avec Next Mail

L’email et plus spécifiquement les systèmes de messagerie sont un problème récurrent en entreprise. Je pense ne rien vous apprendre en disant que les travailleurs du savoir perdent beaucoup de temps à envoyer, lire et gérer leurs emails. Le problème n’est pas tant que ces échanges ne servent à rien, après tout ça reste de la communication, mais que cette pratique journalière manque de cadrage t de discipline. Comprenez par là que l’email étant un outil de communication tellement versatile qu’on l’utilise pour tout et n’importe quoi. Il en résulte une grosse perte de temps et surtout des comportements déviants (harcèlement, désinformation…).

Bref, tout ça pour dire qu’il ne faut pas prendre ce problème à la légère, d’ailleurs, ce n’est pas la première fois que j’aborde ce sujet : Cinq étapes pour tuer l’email et Encore un service qui ambitionne de remplacer l’email. De nombreuses startups ont tenté de relever ce défi (Somewhere, someone is building the successor to email, and it is social) avec des approches différentes : des dossiers et labels partagés comme sur Squadmail, une intégration plus poussée des tâches comme chez .Mail ou en fusionnant tous les outils de communication pour ne conserver qu’une seule social inbox comme chez Slack. Pour le moment aucune de ces approches ne se révèle meilleure que les autres, nous sommes encore en phase exploratoire de l’ère post email.

Précurseur en son époque avec Lotus Notes, IBM ne pouvait pas rester spectateur de cette recherche du remplacent de l’email. Ils ont donc profité de l’événement IBM Connect 2014 pour apporter plus de précisions sur son projet : IBM’s Mail Next looks like the first social email. Next Mail est donc un nouveau concept de messagerie d’entreprise qui ambitionne de fusionner les différents outils de communication et d’organisation que nous utilisons au quotidien : messagerie, calendrier, partage de fichiers, gestion de tâches… Selon Jeff Schick,  VP Social Software chez IBM, l’idée principale n’est pas de rajouter une couche sociale à l’email, mais de resituer les conversations dans un contexte, d’où l’intégration avec les autres outils du quotidien.

Ce nouveau système de messagerie repose sur deux principes :

  • Les conversations sont un tout, elles intègrent les fichiers, les RDV et les tâches, et peuvent être sauvegardées, partagées…
  • Les collaborateurs doivent trouver un équilibre entre ce qu’ils doivent (une réponse à une question qu’on leur a posée, une validation ou toute autre action) et ce qu’on leur doit (une tâche qu’ils ont affectée, une question qu’ils ont posée…).

Autant le fait de considérer les conversations comme des objets sociaux n’est pas neuf, autant ce principe de “compensation” me semble très important pour aider les collaborateurs à s’organiser au quotidien et surtout pour repérer celles et ceux qui sont en déficit chronique (qui donnent plus qu’ils reçoivent) ou en crédit permanent (qui sont disponibles pour les autres).

Concrètement, l’interface du tableau de bord est décomposée en plusieurs zones :

  • Un champ de recherche et un bouton de composition en haut ;
  • La liste des personnes avec qui vous avez des conversations récentes, ainsi que le nombre de conversations nouvelles ;
  • Une vue synthétique de votre journée et de votre prochaine réunion ;
  • Une liste des actions / tâches que l’on vous demande de compléter et de celles que vous avez attribuées.
L’interface de Mail Next

Force est de constater que ce tableau de bord est particulièrement réussi et qu’il fournit une vue synthétique de la journée à venir. Concernant les messages en eux-mêmes, la conversation se déroule sous forme d’un fil de discussion avec une indentation, comme sur certains forums :

Un message visionné sous forme de conversation
Un message visionné sous forme de conversation

Si les options de partage et d’archivage sont parfaitement bien mises en valeur, je trouve par contre très étrange que le message en lui-même soit si peu visible. J’imagine que s’il y a des fichiers, tâches, validations ou réunions associés à cette discussion, ils seront affichés dans le panneau de droite, enfin c’est ce que j’attendrais… De même, vous avez la possibilité d’en savoir un peu plus sur les différentes personnes impliquées dans la discussion grâce à une vue en forme d’arbre avec les différents profils :

Vue synthétique des participants d'une discussion
Vue synthétique des participants d’une discussion

D’après ce que j’ai compris, ce Mail Next est loin d’être finalisé, mais l’approche proposée est plutôt convaincante, d’autant plus que ce système est compatible avec les emails traditionnels (pour les intervenants externes qui ne disposent pas du système). La force de cet outil est bien évidemment de s’intégrer avec les autres outils de la gamme IBM, notamment la suite Connections dont il pourrait prochainement être le coeur (ou la base). Dans cette optique, IBM rattrape donc son retard sur Microsoft avec le couple Yammer / Sharepoint, voir prend une longueur d’avance grâce à cette interface particulièrement réussie.

La grande question est maintenant de savoir comment celle-ci se comporte sur les terminaux mobiles (smartphones et tablettes), car c’est une composante sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse…

Un commentaire pour “IBM tente (encore) de réinventer la messagerie d’entreprise avec Next Mail”

  1. Posté par Simon a dit : le

    A première vue, l’inspiration d’IBM est à rechercher du côté des réseaux sociaux et l’ensemble a l’air vraiment réussi. Il faut espérer que l’interface soit paramétrable sans y passer des heures et des heures.