Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion

J’ai déjà eu de nombreuses occasions de vous mettre en garde contre les trois tueurs de productivité : l’email, les fichiers bureautiques et les réunions. Nous avons déjà étudié de nombreuses alternatives aux deux premiers, mais pas récemment traité du dernier point. Je pense ne rien vous apprendre en vous disant que les réunions sont toxiques et qu’elles sont un ingrédient majeur des dysfonctionnements en entreprise. Pour vous la faire simple : si vous n’avez pas envie de travailler, de compléter une tâche ou de prendre une décision, convoquer une réunion !

Ceci étant dit, je souhaiterais aujourd’hui élever le débat et récapituler quelques bons conseils pour éviter de perdre trop de temps en réunion (puisque de toute façon elles sont inévitables). Pour cela, je vais m’appuyer sur un certain nombre de sources pêchées chez l’ami Bertrand Duperrin. Je vous propose ainsi dans un premier temps d’évaluer le coût des réunions (et autres statistiques) avec cette infographie : How Office Workers Waste Time in Meetings About Meetings.

Coût et statistiques sur les réunions

Je me doute que vous êtes toutes et tous des victimes de la “réunionnite”, mais pour vous motiver à chercher des solutions, je vous propose ensuite cette série d’articles qui documentent ce phénomène :

Avec ces cinq articles, vous aurez une vision précise des facteurs-clés de succès d’une réunion :

  1. Définition du thème et des participants (ainsi que des non-participants, mais qui seront informés) ;
  2. Formulation de l’invitation (contexte, objectifs…) et des pré-requis (document à avoir lus, chiffres à avoir collectés…) ;
  3. Conduite de la réunion et modération ;
  4. Bouclage de la séance (prise de décision, attribution des tâches…) et publication du compte-rendu.

À partir de ces articles, et de mon expérience, je vous propose cette série de conseils à appliquer sans modération :

  • Posez-vous toujours la question de savoir si une réunion va ralentir le processus de décision ou non, et s’il n’est plus simple d’opter pour une alternative (travail asynchrone, télé-réunion…) ;
  • Pas de réunion pour informer, tout peut se faire de façon asynchrone par email ou via l’intranet ;
  • Pas de réunion pour prendre des décisions, la décision est proposée dans l’ordre du jour et discutée / validée en séance ;
  • Publiez toujours un ordre du jour et des objectifs, que vous ne présenterez pas en début de session car tous les participants sont censés l’avoir lu ;
  • Fournissez une liste de documents à avoir lu ou de réflexions à avoir mené au préalable ;
  • Ne récapitulez JAMAIS le début de la réunion pour les retardataires, ça les motivera à être à l’heure la prochaine fois ;
  • Autorisez les invités à décliner une réunion sans se justifier (moins il y a de participants et plus la réunion sera productive) ;
  • Ne programmez jamais de réunion de plus d’1 heure, car dans ce cas-là c’est un atelier de travail, et il se conduit différemment ;
  • Essayez de finir vos réunions en avance pour laisser une impression positive aux participants ;
  • Facilitez le choix de la date en utilisant des outils hébergés comme Doodle ou ScheduleOnce.

Je peux également vous fournir quelques conseils extrêmes à appliquer avec discrétion :

  • Interdisez les téléphones et ordinateurs portables pour éviter la dispersion d’attention ;
  • Autorisez-vous à couper la parole d’un participant trop volubile ou à exclure de la réunion ceux qui ne sont pas concentrés ou ceux qui perturbent le bon déroulement de l’ordre du jour ;
  • Organisez vos réunions dans une salle sans siège pour écourter les discussions inutiles ;
  • Interdisez les “je ne peux pas” ou “ça n’est pas possible” et remplacez-les par “oui, mais…” ou “pour cela j’ai besoin de…“.

Oui je sais, ces derniers conseils sont particulièrement spectaculaires, mais ils génèrent des résultats immédiats.

Encore une fois, j’insiste sur la nécessité de systématiquement envisager une alternative à une réunion physique. Par exemple, essayez d’imaginer que les participants potentiels sont en province ou à l’étranger, la réunion justifie-t-elle leur déplacement ? (cf. Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration).

Dans ce cadre, je vous rappelle qu’il existe de très bonnes solutions de réunion à distance :

L’interface de Meetings.io

N’hésitez pas à partager dans les commentaires vos conseils, astuces et votre retour d’expérience sur d’autres outils.

9 commentaires pour “Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion”

  1. Posté par Pascal a dit : le

    Plutôt d’accord avec l’ensemble des messages passés sauf une remarque pour ces 2 conseils ”
    •Pas de réunion pour informer, tout peut se faire de façon asynchrone par email ou via l’intranet ;
    •Pas de réunion pour prendre des décisions, la décision est proposée dans l’ordre du jour et discutée / validée en séance ;”
    L’être humain n’est pas forcement aussi binaire que les outils que nous utilisons au quotidien : l’humain a besoin de temps pour maturer une décision, une idée. il a besoin d’être accompagné pour qu’il comprenne et accepte une nouvelle idée. Informer par email ou par intranet peut provoquer un rejet du lecteur qui au contraire aurait accepter ce nouveau message lors d’une réunion de présentation “physique”. La conduite du changement a été crée pour cela.
    Je ne suis pas pour la réunionite mais je voulais juste mettre un bémol sur ces 2 affirmations

  2. Posté par Les incontournables de la semaine du 16 Juillet 2012 | La Blogule de STONEPOWER - Agence Digitale Marseille a dit : le

    [...] Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion [...]

  3. Posté par L'actualité des TPE du 23 juillet 2012 - Qualysto a dit : le

    [...] Les bons réflexes pour perdre moins de temps en réunion [...]

  4. Posté par Emmanuel a dit : le

    Je valide les propos de Pascal dans un sens.

    Pour informer d’un changement de code porte bien sur qu’un email suffit, par contre pour informer du rachat d’un concurrent, une réunion physique est tout de même nécessaire.

  5. Posté par Jean-Claude Plourde a dit : le

    Dans bien des cas, il faut créer des situations propices au partage d’expériences individuelles et c’est la délibération qui enrichie les connaissances individuelles. Le débat apporte de la qualité à la décision.
    Faire attention à l’autoritarisme parce qu’il engendre des freins à la créativité des individus, nécessaire dans l’agilité de nos organisations.
    Salutations!

  6. Posté par Olivier Zara a dit : le

    Dans cette présentation sur slideshare :
    http://www.slideshare.net/Olivier_Zara/entreprise-10-entreprise-20-entreprise-intelligente-6382460

    j’indique slide 32 qu’il y a 4 types de réunion : information, coordination, réflexion et création.
    Les réunions de réflexion sont destinées à co-construire des décisions. Il faut des méthodes d’animation très spécifiques pour ces réunions comme pour les brainstorming. J’affirme que lorsqu’on n’anime pas correctement une réunion de réflexion collective, cela aura des impacts négatifs sur la quantité et la qualité des réunions d’information et de coordination (objet du présent billet).
    Une autre piste donc qui n’est pas technologique mais méthodologique et s’inspire des méthodes de co-developpement.

  7. Posté par Les articles publiés sur mes autres blogs en juillet 2012 « FredCavazza.net FredCavazza.net a dit : le

    [...] Les bons réflexes pour perdre moins de temps en réunion [...]

  8. Posté par Les salariés menacés d'extinction par les distractions quotidiennes ? - Entreprise20.fr Entreprise20.fr a dit : le

    [...] contre l’email et les réunions intempestives (Cinq étapes pour tuer l’email et Les bons réflexes pour perdre moins de temps en réunion) [...]

  9. Posté par Richard Guitter a dit : le

    Le post date d’un an mais est toujours d’actualité :)
    Mon commentaire concerne plus les commentaires ci-dessus que l’article lui même.
    Je pense que les réunions de communication ne sont pas des réunions, mais plutôt des événements : il n’est pas nécessaire d’avoir des participants actifs, l’échange est principalement dans un sens (je dis bien principalement). Je pense que l’article veut se concentrer sur des “reunions” productives ou l’on attend une participation active de chacun.