Quelques réflexions sur le poste de travail 2.0

L’évolution du poste de travail est un sujet récurrent… et persistant. Comprenez par là que l’on en parle depuis des années (décennies ?) et que le sujet n’est pas prêt de se tarir vu que les outils utilisés par les centaines de millions de travailleurs du savoir ont à peine évolué en 20 ans. Je n’ai pas la prétention de vous fournir la solution ultime, mais plutôt de vous faire partager mes réflexions dans ce domaine.

Pour résumer une longue explication, disons que l’évolution du poste de travail ne consiste pas “que” à changer les outils, mais à accompagner les collaborateurs dans une dynamique de changement, ce qui n’est pas une mince affaire, car les freins les plus puissants sont avant tout culturels. Pour mieux les appréhender, je vous propose de découper le sujet en deux en abordant d’abord les aspects logiciels, puis les aspects matériels.

De la virtualisation au social desktop

Ces derniers jours j’ai vu passer un certain nombre d’articles évoquant le poste de travail du futur :

Ne vous y trompez pas, il ne s’agit pas d’une tendance, mais plutôt d’une coïncidence, car le sujet n’est pas neuf (on en parlait déjà au siècle dernier ). La première grosse tentative d’évolution du poste de travail est venue des offres de virtualisation et des ASP (Application Service Provider) qui tentes maintenant de surfer sur la vague du cloud computing et essayent de se rebaptiser en Desktop as a Service. J’ai toujours été sceptique face à ce type d’offres, car elles ne font que déporter le problème : ce sont les mêmes outils avec les mêmes habitudes de travail, mais qui tournent sur des ordinateurs distants. Un pansement sur une jambe de bois en quelque sorte…

Selon moi, la véritable transformation ne commence que lorsque l’on essaye de repenser en profondeur la circulation de l’information, le partage des savoirs, la collaboration… Je ne m’étends pas sur le sujet, car c’est le thème central de ce blog ;-) Sur le papier, les social softwares et offres en mode SaaS se sont censées répondre à ces objectifs.

Pour avoir une bonne vision d’ensemble de ce chantier, le plus simple est de repartir des besoins et de ce que sera (à terme) le quotidien des travailleurs du savoir (cf. L’Entreprise 2.0, cinq ans après) :

L'environnement de travail des collaborateurs du savoir

Oui il y a beaucoup de choses sur ce schéma, mais cela correspond à la réalité quotidienne de la plupart des travailleurs du savoir (pas des ouvriers). Comme vous pouvez le constater, nous avons ici de nombreux environnements hétérogènes à connecter. En théorie, ce ne sont que des 0 et des 1, mais lorsque vous vous penchez sérieusement sur la question, et j’ai eu l’occasion de le faire avec certains de mes clients, la réalité est tout autre, car généralement l’existant technologique et culturel empêche la réalisation d’un poste de travail unifié. Quand je dis “empêche”, c’est que ce n’est tout simplement pas possible : trop laborieux, trop coûteux, trop risqué… Bref, un refactoring complet des outils et processus est un chantier trop important, surtout en cette période de crise et d’incertitudes.

J’ai volontairement écarté la possibilité de tout basculer “à l’arrache” sur des environnements hébergés comme Google Apps, Zoho ou ERPNext car le traumatisme serait beaucoup trop important. Fin de la parenthèse.

La meilleure solution semble donc être un compromis reposant sur une interface permettant d’unifier les différents environnements informatiques et les pratiques sociales. Cette interface ferait à la fois office de tableau de bord (en consolidant différents KPIs), un outil de communication (regroupant les différents canaux), un lanceur d’applications (sur votre poste ou dans les nuages)…

L'interface unifiée

La meilleure façon de la décrire serait : une interface ergonomique et sociale pour améliorer la productivité, la collaboration et la mobilité sans faire la révolution informatique. Un compromis qui peut vous laisser sceptique, mais n’oubliez pas que vous utilisez au quotidien une interface (surcouche) qui masque un système d’exploitation vieux de plus de 20 ans (respectivement Windows et MS Dos).

Encore une fois je ne suis pas en train de vous présenter la solution ultime, mais ce social desktop me semble être un compromis réaliste.

De la souris aux interfaces gestuelles

Nous avons donc parlé de la partie software. Intéressons-nous maintenant à la partie hardware. Comme précisé en début d’article, les travailleurs du savoir exploitent au quotidien un hardware qui n’a quasiment pas évolué depuis 30 ans : un ordinateur (avec écran, clavier et souris), un téléphone et du papier. Le paradoxe de cette situation est que les smartphones et tablettes ont été largement adoptés par le grand public (La fin de l’ordinateur individuel est programmée), mais que l’on en interdit l’usage en entreprise sous couvert de “sécurité” (un argument bien pratique pour ne pas se remettre en question).

Il est donc grand temps que cela change, car le monde en 2012 n’est plus du tout celui qu’il était dans les années 80. Là où les choses sont en train d’évoluer dans le bon sens, c’est que le prix des composants ayant fortement chuté et que les technologies ayant fait de gros progrès, les travailleurs du savoir n’ont plus besoin d’un gros ordinateur, mais de terminaux de connexion “légers” : smartphone, tablette et surtout un cloudtop (contraction de cloudbook et desktop). Je sais bien que le concept de network computer ne date pas d’hier (Oracle a lancé le concept en 1996), mais les progrès récents de ChomeOS ou Android permettent de viabiliser son déploiement à grande échelle en entreprise (comptez dans les 200$ pour une Chromebox, 75$ pour un Mini PC ou 25$ pour un Raspberry Pi).

Restera encore à faire évoluer les interfaces de saisie (clavier et souris) vers des choses plus performantes comme le très convainquant pavé tactile XL présenté par 10/GUI ou encore une interface gestuelle avec des périphériques comme le Leap.

Adoptez les interfaces gestuelles avec le Leap

Tout ceci peut vous sembler être de la science-fiction ou du gadget, mais les gains de productivité seront à chercher dans cette direction.

Encore une fois, je n’ai pas la solution miracle (sinon je serais déjà très riche), mais ça m’intéresse d’en discuter avec vous. Si vous avez des expériences ou points de vue à partager, les commentaires sont là pour ça.

De l’intérêt de mettre les tâches aux coeur de la collaboration

L’email, les outils bureautiques, les applications métier et autres ERP font partie du quotidien des salariés. Formulé autrement : Les travailleurs du savoir passent la majeure partie de leurs journées devant un écran, et plus spécifiquement sur leur application de messagerie. J’ai déjà eu l’occasion de vous expliquer les limites de l’email et le moyen d’en limiter l’usage (Cinq étapes pour tuer l’email), mais comme la situation est grave, je me permets d’en rajouter une couche.

Pour résumer une longue explication, la dynamique collaborative que nous avons connue ces 10 dernières années repose principalement sur les messages. L’email est en effet utilisé pour tout et n’importe quoi : Informer, notifier, planifier, affecter, partager, consolider… Cette situation ne peut plus durer, car l’email utilisé à outrance est non seulement inefficient, mais aussi terriblement stressant. Il est donc grand temps de passer à un autre modèle de collaboration.

Nous avons ainsi vu ces dernières années émerger toute une série d’outils collaboratifs exploitant les flux d’information comme alternative aux emails : Chatter, Tibbr… Héritiers de Twitter, ces outils ont prouvé leur efficacité, surtout couplés à des espaces de discussion structurés, mais ne couvrent néanmoins pas un pan essentiel de la collaboration : la gestion des tâches.

Tibbr
L'interface de Tibbr

Une seconde vague d’outils de collaboration centrés sur les tâches est ainsi en train d’émerger. Mettre les tâches au coeur de la dynamique collaborative est une approche particulièrement intéressante, car elle permet de :

  • Structurer les journées de travail (chacun sait ce qu’il a à faire) ;
  • Lever toute ambiguïté dans l’affectation des tâches (certains emails peuvent être interprétés différemment) ;
  • Regrouper les tâches selon des chantiers / projets / équipes… de façon précise ;
  • Éviter l’éparpillement des informations en rattachant les détails et discussions aux tâches elles-mêmes ;
  • Assurer un suivi précis de qui a fait quoi et a complété quoi à quelle date.

Bref, une collaboration centrée sur les tâches permet de compenser les lacunes des peuples latins comme le nôtre (tradition orale, tendance à vouloir tout discuter / contester…).

J’ai ainsi eu l’occasion dernièrement d’évaluer un certain nombre d’outils de ce type. Autant les outils de gestion de listes de tâches comme Tracky ou Wunderlist sont fort sympathiques, mais manque d’ambition. Autant des solutions de collaboration plus complète comme Flow, Producteev ou Asana m’ont grandement impressionné.

Parlons dans un premier temps de Flow, une offre hébergée d’une efficacité redoutable. L’interface ressemble grosso modo à celui des applications email : à gauche, une colonne avec les dossiers et projets, à droite, le détail des tâches. La création d’une tâche est ultra-simple : Titre, description, échéance, récurrence, projet de référence, mots-clés, personne en charge et personnes à informer.

La création d'une tâche dans Flow

Une fois votre tâche créée, elle est rangée dans le bon dossier et s’affiche dans le dossier Inbox du destinataire. Elle peut ensuite être modifiée, discutée et complétée (c’est quand même la finalité !).

La liste des tâches dans Flow

D’une grande simplicité, l’interface permet de trier, filtrer et gérer les tâches de façon très naturelle.

Continuons avec Producteev, un produit similaire, mais qui propose une gestion plus fine des contacts et groupes de travail. Cette solution permet notamment d’affecter des tâches à un groupe et pas que à des individus.

L'interface de Producteev

Vous noterez au passage que les tâches peuvent être triées et filtrées selon leur degré d’importance, il y a donc un critère d’urgence à renseigner lors de la création. Une fonctionnalité qui a une grande importance, mais qui peut facilement être pervertie (qui contrôle le degré d’urgence réel d’une tâche ?).

Terminons avec Asana, la solution la plus complète et surtout la plus ambitieuse (cf. Inside Facebook Billionaire Dustin Moskovitz’s Plan To Replace Email). Contrairement à ses concurrents, l’interface propose non pas deux, mais trois panneaux. Les tâches sont ainsi gérées avec une granularité plus fine puisqu’elles sont affectées à des entités ou groupes de travail et réparties dans des chantiers et projets. De plus, une tâche intègre aussi des micro-tâches.

Asana
L'interface de Asana

Si Asana est la solution la plus sophistiquée, c’est aussi la plus complexe à prendre en main. L’interface n’est pas pour autant plus lourde à manipuler, car elle propose toute une série de raccourcis clavier qui permettent d’éviter des clics (pour les utilisateurs intensifs).

Je précise également que toutes les solutions présentées disposent de versions mobiles sous la forme d’application iPhone / Android ou d’interfaces mobiles (une fonctionnalité indispensable selon moi). Certaines solutions existent également en version Web ou desktop, à l’image de Wunderlist.

Je n’ai pas eu l’occasion de tester ces solutions à grande échelle (au sein d’une équipe ou d’une grande organisation), mais elles m’ont semblé parfaitement crédibles pour remplacer l’email.

Remplacer l’email ? Oui tout à fait ! Nous pouvons tout à fait envisager de remplacer l’email en exploitant conjointement une solution de gestion de tâche collaborative, une messagerie instantanée et la VoIP. Les plus récalcitrants pourraient toujours utiliser un compte email car ces solutions proposent une intégration avec les serveurs email. vous pourriez m’objecter qu’il existe des solutions permettant de structurer / archiver les emails (GrexIt: Turning Business Email Into an Internal Knowledge Base), mais l’objectif prioritaire doit selon moi être de réduire notre dépendance à l’email.

Vous pourriez également me dire que ces solutions ne font que multiplier les interfaces et ne s’insèrent pas dans le S.I. (The Problem with Social Task Management), et je vous répondrais qu’idéalement il faudrait pouvoir coupler tout ça avec une suite collaborative “classique” pour avoir un système de flux de messages / notifications, un gestionnaire de tâche collaboratif, un gestionnaire de projets et des espaces de discussion. De même, il faudrait pouvoir intégrer ce système de gestion des tâches avec les applications et processus métier pour qu’un ERP puisse par exemple créer et affecter de façon automatique une tâche à une équipe ou un collaborateur. J’imagine que c’est possible en passant par les APIs fournies avec ces solutions.

Je ne suis pas devin, mais je pense que ces nouveaux outils sont des proies idéales pour les grands acteurs de la collaboration (IBM, Jive…). Il ne va pas falloir longtemps pour que ces solutions soient rachetées, copiées et/ou intégrées aux marketplaces de Google Apps ou SalesForce. Dans tous les cas de figure, il y a bien longtemps que je n’avais pas été à ce point enthousiasmé. Avec cette logique collaborative reposant sur les tâches, nous avons une solution de substitution très crédible à l’email.