Commentaires sur : Peut-on envisager une entreprise sans email ?

Par : L’email n’est pas mort | De geek à directeur technique

L’email n’est pas mort | De geek à directeur technique — Sat, 29 Jan 2011 18:44:08 +0000

[...] écrit un commentaire en réponse à un billet du blog Entreprise 2.0. Ce billet, intitulé Peut-on envisager une entreprise sans email ? a pour thème l’abolition de l’usage de la messagerie électronique en entreprise. Son [...]

Par : Will

Will — Tue, 16 Mar 2010 16:16:24 +0000

Bonjour,

Bien d’accord sur le fait d’utiliser le mail de manière plus ciblée et de transférer certains de ses usages vers des outils collaboratifs et de l’IM.

Par contre une remarque sur les échanges avec les clients et les fournisseurs : le mail à l’avantage de permettre une tracabilité des échanges plus fortes que l’IM ou le phone.

Par : externalisation

externalisation — Fri, 15 Jan 2010 13:40:07 +0000

Dans quelques années, peut-être. Mais c’est encore loin de ne plus utiliser le mail. C’est un outil de communication important.

Par : Renaud

Renaud — Thu, 07 Jan 2010 14:47:56 +0000

Un bon moyen de réduire notre dépendance vis à vis de l’email est de se souvenir que l’on a su très bien travailler sans et rappeler aux autres quelques règles simples : ce n’est pas parce que tu m’as envoyé un email que je l’ai lu ou que je vais le lire ou que je vais y répondre. On connait les outils alternatifs / complémentaires à l’email (espace de travail, IM, Réseaux sociaux…). L’important n’est pas l’outil mais la manière dont on utilise ces outils. Et cela touche à l’organisation même des processus de l’entreprise.

Par : Frédéric CAVAZZA

Frédéric CAVAZZA — Thu, 07 Jan 2010 14:45:47 +0000

@ B > Et ça se passe bien au quotidien ?

@ INSTANT’ARCHI > Certes, mais les mauvaises habitudes se sont déjà installées…

/Fred

Par : INSTANT'ARCHI

INSTANT'ARCHI — Wed, 06 Jan 2010 06:58:44 +0000

Commencer par apprendre à utiliser l’outil e-mail avec pertinence est déjà une source de gain en qualité et productivité certaine: nommer l’objet du message, choisir les destinataires cachés ou non, trouver la longueur adéquate au contenu du message ainsi que le rythme et l’attente dans l’échange asynchrone…
Ces pratiques peuvent évidemment être partagées sur mesure selon la culture de l’entreprise; de là à oter le caratère individuel responsabilisant lié à sa relative confidentialité, ce serait dommage.
Quelles innovations agrémenteraient ces usages?

Par : B

Mon, 04 Jan 2010 13:31:37 +0000

Je ne vais pas donner trop de détail, puisque mon patron est très tatillon sur la sécurité, mais oui : nous sommes une entreprise de 10 personnes et nous n’utilisons pas l’e-mail.

Nous avons tous une adresse mail officielle, mais c’est une redirection vers notre adresse personnelle (Gmail pour tous, et tout le monde utilise indifféremment les deux adresse, avec un filtre basé sur les noms de famille pour étiqueter un message comme professionnel) et surtout, nous l’utilisons à peine. Toutes les annonces et les partages de liens sont faites par micro-blogging, et tous les documents sont des wikis privés. Jusqu’à lire ce billet, je n’y ai jamais pensé comme ça — mais effectivement la majorité des messages étiquetés Pro sont des mots de passe, des alertes que j’ai reçu autrement ou des confirmations redondantes de coups de fil (on appelle tout le monde depuis l’unique ligne fixe du bureau, sur son téléphone perso après un rendez-vous par micro-blogging, ou par Skype).

Nota : le but de la boîte est de proposer un logiciel que nous utilisons nous-même, du type de ceux qui remplacent le mail.

Par : Yves Caseau

Yves Caseau — Sun, 03 Jan 2010 08:26:34 +0000

Très intéressant et « thought provoking ». Il me semble que la séparation contenu/signalisation propre aux telcos est pertinente ici : comme vous l’indiquez, l’email est un piege à contenu, le contenu dans un email est difficilement accessible, et toute les formes 2.0 (wiki, blog, site partagé, …) sont nettement supérieures.
En revanche, l’email reste un bon outil de signalisation parce qu’il est asynchrone et ouvert. Nous avons besoin d’outils asynchrone, c’est une évidence mathématique (compte tenu des taux de charge, ce qui est une autre histoire qui nous amène au « lean management »).
En revanche, il n’y a pas de raison évidente d’avoir un outil unique « fourre-tout » et donc il y a de la place pour « faire entrer les structures de nos réseaux sociaux » dans nos outils asynchrones. Ce qui devrait arriver … la séparation entre email ouvert (moi et la planete) et email fermé (la signalisation à l’intérieur de mes groupes fermés/professionnels) me semble inéluctable.

Par : Amaury

Amaury — Sat, 02 Jan 2010 19:09:03 +0000

Il est important de former les collaborateurs d’une entreprise aux bons usage des moyens de communication et de stockage d’information.

Nous avons plusieurs solutions techniques à notre disposition, qui visent des buts différents les uns des autres :
- Le téléphone pour les échanges directs et rapides. 5 minutes de discussion téléphonique pourra mettre à plat des incompréhensions générées par des dizaines de messages écrits.

- Le courrier postal et le fax pour les documents ayant une signification juridique (bref, les contrats).

- Les emails pour les messages personnels ou de groupe, non intrusifs.

- Les blogs d’entreprise pour échanger des idées qui ne nécessitent pas de réactivité.

- Les partages de données pour stocker des fichiers de tous types, avec 2 buts différents mais pas antinomiques : 1) la pérennité des données, 2) l’édition par plusieurs personnes.

- Les wikis pour stocker des informations textuelles avec les mêmes buts que le partage de fichiers, en y ajoutant une facilité d’accès et d’édition collaborative.

- Les forums d’entreprise (ou les outils similaires comme Campfire), pour la collaboration en temps réel. Surtout utile pour les équipes qui sont « éclatées » géographiquement, comme succédané aux discussions normales de travail au bureau.

- Le micro-blogging, pour donner fréquemment des informations succinctes quant à l’avancement de ses projets.

- Des listes (todo-list, buglist), pour lister les tâches à traiter.

Les emails ont toujours leur place en entreprise, au même titre que le téléphone. Les nouveaux outils ne sont que des moyens techniques supplémentaires pour communiquer. L’un ne remplace pas l’autre.
Les emails restent un moyen pratique de communication, pour quatre grandes raisons :
1. son fort taux d’adoption (qui n’a pas d’adresse email ?),
2. son accès régulier (en entreprise, tout le monde lit ses mails au moins une fois par jour),
3. son universalité (quel que soit le fournisseur de la messagerie, il est compatible avec tous les autres),
4. sa pérennité (il y a peu de risque que les emails disparaissent dans les 5 ans à venir, peut-on en dire autant du financement de Twitter ?).

Ce qu’il faut combattre, ce sont les mauvais usages des outils :
- Utiliser les emails pour l’échange de documents qui devraient être stockés sur un partage commun.
- Utiliser les emails pour ordonner des tâches, au lieu de les lister dans un outil fait pour cela.
- Utiliser des forums de discussion plutôt que de se lever et discuter en direct avec ses collègues, soi-disant «pour ne pas les déranger» (comprendre “par fainéantise”), ce qui ralentit la moindre prise de décision.
- Utiliser Facebook comme plate-forme de micro-blogging d’entreprise, puis s’étonner de la perte de productivité de ceux qui y passent un temps non négligeable sur des applications non professionnelles.
- …

Par : Frédéric CAVAZZA

Frédéric CAVAZZA — Sat, 02 Jan 2010 16:57:38 +0000

@ Guillaume LAURENT > Heu… je vois plus le wiki remplacer petit à petit l’email, ou du moins une partie détournée de l’usage de l’email.

@ Vincent BARBEROT > Oui il y a les listes de diffusion (dans le cadre d’équipe projet) mais il y a aussi les collègues qui ne se parlent plus que par email alors qu’ils sont au même étage.

@ Simon > L’email comme élément de preuve juridique… quel dommage d’en arriver là. C’est un peu comme si tu filmais une réunion au cas où les choses tourneraient mal.

Encore une fois l’idée derrière cet article c’est de réfléchir aux moyens de réduire notre dépendance à l’email, pas à le bannir du jour au lendemain.

/Fred