Les microblogs d’entreprise comme outil d’éveil

Connaissez-vous les microblogs ? Ce sont des blogs ultra-simplifiés où les billets sont au format SMS (pas plus de 140 caractères). Leur simplicité d’usage de même que leur parfaite intégration aux terminaux mobiles en ont fait une petite révolution : Twitter au cœur de la révolution des médias sociaux ?.

Face à un tel succès, plusieurs se sont posés la question de savoir comment exploiter ce potentiel au sein de l’entreprise : Quelles utilisations en entreprise pour Twitter ? Mais les premières pistes de reflexion ne sont pas très probantes malgrè l’enthousiasme latent :

Avant de vous faire une première (mauvaise) impression sur le microbloging d’entreprise, sachez que cette pratique recèle un potentiel bien supérieur à ce que ne le laisse supposer l’austérité de l’outil. Pour vous en convaincre, je vous engange à lire ce très bon article de Bertrand Duperrin : Des outils d’éveil pour capter le bruit de votre entreprise.

Si je résume, il y a potentiellement quatres domaines d’application possibles pour le microblogging d’entreprise :

  • Documenter le quotidien, une thématique chère à l’ami Claude Malaison ;
  • Bénéficier d’un lien direct et immédiat avec sa communauté professionnelle (lorsque je pose une question sur Twitter, les réponses arrivnet en moisn d’1 minute) ;
  • Pouvoir faire de la veille empirique en favorisant la découverte par sérendipité (aléatoire en allant de tweets en tweets) ;
  • Sentir l’ambiance de votre communauté professionnelle (les sujets de préoccupation, les dernières infos chaudes…).

C’est d’ailleurs sur ce dernier point qu’à choisit de se positionner Yammer, un service de micro-blogging où les emploés doivent utiliser leur email professionnel pour s’inscrire et qui permet aux entreprises d’avoir un oeil sur ce que ses collaborateurs disent / ressentent / échangent… Ils appellent ça l' »ambiant awarness« .

Yammer.JPG

Encore une fois, nous n’en sommes qu’au tout début des pratiques de microblog (qui commencent à se structurer : Le microblogging est-il en voie de maturation ?) qui plus est dans le monde de l’entreprise.

L’effet accordéon

Voici une petite réflexion graphique sur les flux d’informations dans l’entreprise.

J’ai voulu mettre en exergue le mouvement ondulatoire des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail classiques (e-mails + réunions), et opposer ce mouvement à la stabilité des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail 2.0 (collaboration en ligne, partage et centralisation de l’information).

On voit donc sur le schéma un déroulé chronologique vertical où se succèdent à gauche (méthodes de travail classiques) des temps de dispersion et des temps de centralisation de l’information. Tandis qu’à droite, le déroulé chronologique est complètement rectiligne puisque l’information est toujours partagée par tous.

Que peut-on conclure de ce schéma ?

Malgré la grossière simplification imposée par la représentation graphique, il met en valeur l’effet accordéon provoqué par la succession de réunions rendues nécessaires à cause du morcellement de l’information dans les différentes boites mails. Beaucoup de réunions pourraient être évitées si l’information n’était pas ainsi éparpillée.

Enfin pour les plus scientifiques d’entre nous, et pour poursuivre mon analogie avec les ondes, on pourrait se poser la question des conséquences d’une stimulation du groupe de travail par un facteur extérieur (un client). Vous connaissez le phénomène de la résonance : si le facteur extérieur agit sur le système à sa fréquence propre, celui-ci va entrer en résonance, les oscillations vont s’amplifier jusqu’à la rupture du système (un client perdu ? un projet abandonné ? un burn-out ?…), à l’image du funeste pont de Tacoma :

Pour revenir à notre sujet, j’aimerais conclure ce billet en soulignant l’importance des réunions même dans les entreprises 2.0.  Toutes les avancées technologiques et les méthodes 2.0 ne doivent pas déshumaniser les entreprises en supprimant les temps d’échange et de communication.

Mais que veulent les ‘Digital Natives’ de la génération Y ?

Selon Wikipedia : « La Génération Y comprend les enfants nés entre 1979 et 1994. Pour ce qui est de l’Europe, on considère que les enfants qui n’ont aucune mémoire de dictature ou de communisme sont des « Y », puisque les autres montrent habituellement un caractère attribuable à la génération X. Ils ont confiance en eux, sont optimistes, indépendants, orientés sur les objectifs, maîtres d’Internet et des ordinateurs personnels (PCs), instruits et perspicaces. »

Pour faire simple, disons que la génération Y représente la relève, ces fameux « jeunes » qui vont remplacer les baby boomers qui partent à la retraite. Beaucoup spéculent sur leurs aspirations mais peu le font aussi bein que Don Tapscott.

Lors d’une récente conférence, le Don en question a ainsi très bien résumé l’état d’esprit de cette « net generation«  (Don Tapscott discusses the “net” generation) :

  • Ils veulent tout personnaliser (depuis leur T-shirt – avec Threadless – jusqu’à leur desktop avec les widgets) ;
  • Ils ont une incroyable faculté à discerner l’authentique du simulé (inutile de vous faire passer pour un « faux jeune » sur MySpace, vous vous feriez griller en moins de deux) ;
  • Ils veulent de l’honnêteté et de la transparence ;
  • Ils apprécient la collaboration et les rapports sociaux ;
  • Ils privilégient le fun au fonctionnel ;
  • Ils apprécient l’immédiateté ;
  • Ils veulent de l’innovation.

Voilà en quelques lignes les traits de caractère principaux de cette nouvelle génération d’employés. Force est de constater que sa vision est juste et que la « génération Wikipedia » a été habituée au luxe (tout gratuit et tout de suite).

Autre réalité à accepter (surtout quand on est un recruteur) : les membres de la génération Y vont avoir un très choc des cultures lorsqu’ils vont intégrer le monde de l’entreprise. Autant nous (les « vieux » de plus de 30 ans) nous avons connu un début de carrière où l’entreprise fournissait à ses salariés ce qu’ils ne pouvaient pas trouver chez eux à l’époque (un ordinateur performant, une connexion à internet…), autant les nouveaux entrants reçoivent un choc le jour où ils découvrent que le Firewall leur interdit de se connecter à Facebook ou à Messenger, que pour communiquer il faut se farcir Lotus Notes et qu’ils doivent faire avec un ordinateur vieillot et une connexion qui rame à mort. Gloups !

C’est donc un choc des cultures également pour les DRH et DSI qui vont devoir composer avec des collaborateurs qui sont habitués aux réseaux sociaux, aux services de partage, aux wikis et aux univers virtuels… à qui il va falloir « refourguer » le paquetage habituel (Windows, Office…). Lire à ce sujet : Go Ahead, Use Facebook.

Peut-être cette génération Y saura-t-elle apporter un souffle nouveau, une nouvelle impulsion, pour favoriser l’adoption et l’usage de services de publication / partage et des plateformes sociales qui permettraient d’initier des pratiques plus collaboratives et de nouveaux outils.

Encore faut-il la comprendre cette fameuse génération Y…

Peut-être ceci peut-il vous aider :

Et même cela :

Bref, tout ça pour dire que Don Tapscott sort un livre le mois prochain et que je vais me jeter dessus : Grown Up Digital, How the Net Generation is Changing YOUR World.

Le partage de conneries

Avant d’aborder la problématique du knowledge management et en particulier du partage de connaissances dans le cadre d’une entreprise 2.0, j’aimerais aujourd’hui vous parler d’un sujet beaucoup moins noble : le partage de conneries, ou comment initier doucement la migration vers des outils 2.0.

Avez-vous remarqué le nombre de conneries qui sont échangées par e-mail dans votre entreprise ? Les dernières vidéos de « Régis est un con », le dernier hoax sur les cannettes de coca couvertes d’urine de rat, le dernier power-point vous invitant à profiter de chaque instant de votre vie…
Bref, nous sommes tous enclin à partager de temps en temps des petites conneries avec nos collègues de bureau, et malheureusement, cette pratique n’est pas sans conséquence :

Elle sature les serveurs de mails et les boites mails. Imaginez que je transfert une vidéo de 5 Mo à mes 50 collaborateurs. En un seul email je plombe le serveur de mail de l’agence avec 250 Mo inutiles. Pour peu que mes collaborateurs consultent leurs boites mails en même temps et voilà la bande passante qui chute.

Je vous propose donc de mettre en place un outil 2.0 pour canaliser ce « flux de conneries » et mettre un premier pied dans l’entreprise 2.0. Pour ce faire, il vous faut installer un blog interne où chaque salarié pourra poster toutes les conneries qu’il voudra et ainsi les partager avec l’ensemble de la société. (ou si vous avez déjà un blog internet, il suffit alors de créer une catégorie « conneries ». chez nous, on l’a appelé « Arf Arf Arf »).

Outre les bénéfices tout relatifs sur l’architecture réseau, un tel outil va surtout participer au décloisenement des services dans l’entreprise et initier la notion de partage de connaissances. Fini les mails potaches qui tournent uniquement au service des achats, finis les éternels oubliés des mailing listes. Vive le partage de connerie 2.0. Car lorsque vos salariés auront pris l’habitude de partager les conneries, ils appréhendront beaucoup plus sereinement les futurs outils 2.0 que vous allez implémenter.

Adobe Genesis = Le PDF reader de la collaboration ?

C’est dans indifférence la plus totale qu’Adobe a officialisé la semaine dernière son projet Genesis. Présenté comme une outil de mashup collaboratif, je le décrirait plus comme un lecteur universel de documents avec une couche de collaboration et de communication : Code Name Genesis – The Future of the Enterprise Desktop. L’objectif étant de facilité la collaboration à distance et de réduire le nombre de réunions.

La proposition de valeur est la suivante : Les collaborateurs installent le ‘player‘ Genesis et accèdent à un espace de collaboration en ligne, cet espace est défini par un template (à choisir dans une liste) et par les nombre de données représentées (documents, sites web, fenêtre de chat et de visio-conférence…). Lire à ce sujet : Adobe readying new mashup tool for business users.

Il y a également un volet ‘Manager‘ qui permet de configurer les différents espaces de travail et de gérer les droits d’accès et les permissions :

Plus d’infos ici : Aperçu de Adobe Genesis.

Genesis = Connect 2.0 ?

Donc dans les faits, nous pouvons considérer ce projet comme le successeur officieux de Connect qui propose sensiblement la même chose mais en Flash (espaces de collaboration en ligne). La grande nouveauté vient de l’utilisation de la technologie AIR pour réaliser le player. Ce dernier sera donc facile à déployer et à maintenir, mais surtout permettra d’accéder aux ressources stockées sur le disque dur des collaborateurs (chose que Flash -ni aucun navigateur- ne peut faire).

De plus, cette offre sera dans un premier temps proposé en mode SaaS (via les infrastructure d’Adobe) mais pourra dans un second temps être internalisée (en ayant recours à un serveur hébergé dans le domaine de confiance du S.I. de l’entreprise).

Nous avons donc au final une très belle solution en ligne de collaboration en temps réel. Très pratique pour ne pas avoir à se dépatouiller des différentes versions de documents / logiciels et pour essayer d’optimiser le temps des collaborateurs (moins de réunions « physiques »).

Le wiki comme format universel de la collaboration en ligne ?

En poussant la réflexion un peu plus loin nous sommes en droit de nous demander si finalement la clé de tout ceci serait de s’affranchir des formats bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) et au final des fichiers. Même si Genesis apporte une solution intéressante pour réduire la dépendance aux outils bureautiques traditionnels (mail, office…), je ne peux m’empêcher de considérer cette offre comme une solution de transition vers des outils / pratiques réellement plus légères comme les intranets wikifiés. En ce sens, le Mashup Center d’IBM propose une approche moins centrée sur les fichiers et plus sur les mashup d’où le nom du produit).

Difficile pour le moment d’évaluer quel va être le coût de cette offre mais tant qu’à bouleverser les habitudes et imposer un nouvel outil, autant voir les choses en grand et extraire la connaissance et les données des fichiers pour les ré-injecter dans des wikis. Résultat : plus aucun problème de déploiement, de gestion des versions, de compatibilité…

Mais revenons les pieds sur Terre : les fichiers et formats bureautiques sont encore très largement répandus et il faudra bien une génération pour s’en débarrasser. Espérons que la génération Z nous aidera à accélérer la manœuvre.

Quelles sont les motivations d’un collaborateur ?

Avant de se lancer dans un vaste chantier d’implémentation d’outils de collaboration (blogs internes, wikis, réseau social interne…) il convient de se soucier de la motivation des collaborateurs : pourquoi vont-ils partager ? Pourquoi modifieraient-ils leurs habitudes de travail ? Quels stimuli les pousseraient à adopter et à s’approprier ces outils ?

Pour répondre à cette question, nous pouvons nous référer à la pyramide des besoins de Maslow :

  1. Besoins physiologiques
  2. Besoins de sécurité
  3. Besoin d’appartenance
  4. Besoin d’estime
  5. Besoin d’accomplissement

Oui mais voilà, en entreprise les besoins sont différents, tout du moins ils répondent à des priorités différentes (lire à ce sujet : Why we blog: Maslow’s needs as motivators). Le blog The AppGap propose dans cet article une nouvelle pondération des besoins des collaborateurs : Collaboration – What’s in it for me?.

L’auteur a ainsi isolé trois besoins essentiels et mit en face des outils / pratiques :

  • Besoin d’appartenance communautaire (se rapprocher et échanger avec des collègues partageant les mêmes centres d’intérêt / de compétences ou les même objectifs) => Réseau social d’entreprise, plateformes de collaboration en ligne ;
  • Besoin d’estime (afficher son savoir-faire ou ses compétences sur un sujet donné pour attirer l’attention) => blogs internes, wikis ;
  • Besoin d’accomplissement (se tenir informé des meilleurs pratiques afin d’être plus productif / créatif) => Système de veille partagée, marché de prédictions.

Dans le monde de l’entreprise la hiérarchisation des besoins reste la même, par contre leur importance peut être pondérée différemment :

Dans tous les cas de figure, l’auteur encourage fortement les pratiques collaboratives et les outils qui vont avec avec les arguments suivants :

  • L’être humain est un animal social, faites en sorte qu’il sociabilise aussi dans un contexte d’entreprise ;
  • Les leaders d’opinion chercheront à s’exprimer par un moyen ou un autre, autant leur fournir les outils qui leur permettront de le faire dans de bonnes conditions (visibilité, capitalisation…) ;
  • Ces outils apportent aux collaborateurs volontaires un moyen de s’épanouir au sein d’une communauté professionnelle et d’y trouver de la gratification immédiate (auprès de leurs collaborateurs).

Bref, pourquoi s’en priver et continuer à imposer cette immonde newsletter de propagande imposée par la com’ interne ? Les pratiques et outils liés à l’E 2.0 apportent une réponse tellement plus pragmatique et performante à cette recherche de cohésion interne.

L’entreprise dont vous êtes le héros : panne matériel

Un soir, alors que vous surfiez tranquillement sur le web, votre ordinateur se bloque et un magnifique écran bleu apparait, vous savez cet écran bleu avec inscrit en blanc « fatal error ». Vous redémarrez alors votre ordi mais celui-ci ne veut rien savoir. Après analyse, vous découvrez que c’est le disque dur qui vous a lâché et que les données inscrites dessus sont irrécupérables.
Que faites-vous ?

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Cas 1 - Vous pleurez toutes les larmes de votre corps et envisagez même de changer de métier puisque vous avez tout perdu, tous vos e-mails, tous vos contacts, tous vos dossiers clients, tous vos fichiers sources…
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 2 - Vous pleurez une petite larme car vous savez que votre entreprise a mis en place un système de sauvegarde mais que vous n’allez pas pouvoir récupérer les emails de la journée, ni les e-mails qui datent de plus de 6 mois, ni tous les fichiers ultra-confidentiels que vous vous refusiez à mettre dans le dossier de sauvegarde.
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 3 - Vous râlez contre ce matériel trop fragile mais vous vous félicitez de travailler dans une entreprise 2.0 où tous les salariés sont équipés de terminaux mobiles uniquement destinés à vous connecter au réseau/web. Aucune information n’est stockée sur vos machines, tout est centralisé afin que chacun puisse y accéder de n’importe où et de n’importe quel ordinateur. C’est ce qu’on appelle des bureaux virtuels.
Bravo, vous êtes un héros. En cas de panne ou de vol de votre ordinateur, vous pouvez continuer à travailler de n’importe quel autre poste sans perte de temps (d’argent), et sans crainte que vos données tombent entre de mauvaises mains.

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Cette petite fiction a été largement inspirée d »une mésaventure qui vient de m’arriver. Mon PC portable a effectivement planté en ce début de semaine (vive la rentrée). Ce serait mentir que de vous dire que je suis dans le cas 3. Non ma situation se trouve plutôt à mi-chemin entre le cas 2 et le cas 3.

Si je ne peux effectivement pas récupérer le contenu de mon disque dur, je vais probablement perdre un certain nombre d’e-mails et quelques fichiers importants, mais rien de critique car :

  • Tous les fichiers sources et fichiers de travail sont sur le serveur de travail de l’entreprise.
  • Mon agenda est sur Google Apps.
  • Mon carnet d’adresses /de contacts est sur Plaxo.
  • Mes favoris (bookmarks) sont sur Mister Wong.
  • Mes notes sont sur Evernote.
  • Mes accès/mots de passe sont gérés par OpenID.
  • Les historiques de tous les projets et toutes les relations commerciales sont partagés sur des outils 2.0

Bref, finalement, je vais surtout perdre des fichiers persos. Et vous, dans quel cas vous retrouveriez-vous si vous perdiez votre ordinateur ? Et pire, si vos locaux brulaient ?