Les grands éditeurs cherchent des solutions au problème des réunions

Les réunions sont une plaie, j’ai déjà pubié de nombreux articles à ce sujet. J’ai même eu la chance de donner une conférence sur ce thème :

Certes, vous pourriez me dire que certaines réunions sont tout de même utiles et que vous parvenez à rester à peu près productif en jonglant entre de la semi-présence aux réunions importantes (vous écoutez d’une oreille et travaillez en même temps sur votre portable), mais nous savons tous que c’est un pansement sur une jambe de bois. Dans la mesure où j’ai déjà abordé les solutions pour être plus productif en réunion, ou pour les esquiver, je vous propose de nous intéresser aux téléréunions.

Question : Qu’est-ce qui est encore plus pénible qu’une réunion ? Une réunion téléphonique bien sûr !

Cette vidéo aborde sur le ton de l’humour une pratique dramatiquement dégradante et contre-productive. Certes, les réunions téléphoniques sont un compromis bien pratique pour éviter aux participants de se déplacer, mais ce n’est pas une solution viable. Conscients de ce problème, de nombreux éditeurs se sont spécialisés dans les solutions de téléréunion : WebEx et GoToMeeting sont les éditeurs les plus visibles sur ce créneau, mais également des grands éditeurs comme Adobe et Microsoft, ainsi que tout un tas de startups proposant des alternatives. Toute la difficulté pour ces éditeurs est de proposer une expérience riche (partage d’écran, co-édition…) sans forcer les utilisateurs à installer des applications trop complexes à paramétrer et exploiter.

Le premier gros éditeur à rentrer sur ce créneau dernièrement est SalesForce avec le rachat successif de DimDim et de GoInstant : Salesforce Buys Web Conferencing Platform DimDim For $31 Million In Cash et Salesforce.com Reported To Buy GoInstant For $70 Million. Puis l’intensité concurrentielle a encore augmenté d’un cran avec le rachat de Meetings.io par Jive (entre autres) : Jive Software Acquires Meetings.io and Producteev To Enhance Social Platform With Real-Time Messaging And Task Management.

L'interface de Meetings.io
L’interface de Meetings.io

Nous en étions donc rester à cette course à l’armement pour savoir qui allait proposer la solution la plus simple à mettre en oeuvre pour héberger une réunion à distance. Dans cette histoire, nous avions presque oublié qu’il existe des solutions de VoIP ou de téléprésence comme Skype ou Hangouts de Google qui peuvent également servir à faire des réunions à distance.

C’est dans ce cadre que Google a annoncé le mois dernier la mise sur le marché de Chromebox for Meetings, un kit pour faire des réunions à distance : Google Launches Chromebox For Meetings, A $999 Videoconferencing System Based On ChromeOS. Ce kit comprend une Chromebox (un mini-ordinateur tournant sous ChromeOS), une webcam HD, un haut-parleur et une télécommande (il faut fournir un écran). L’installation et la prise en main ont l’air particulièrement simples.

Le kit de télé-réunion de Google
Le kit de téléréunion de Google

Le kit s’accompagne également de partenariats pour faire converger différents systèmes (Vidyo et UberConference) : Google+ Hangouts enters the enterprise with VidyoH2O.

Le système de convergence de Vidyo
Le système de convergence de Vidyo

Voici donc une solution simple et pragmatique pour organiser des réunions à distance avec des participants dans différentes salles, devant leur ordinateur ou au téléphone. OK, mais ne perdez pas de vue que simplifier les aspects logistiques des réunions ne résout pas pour autant le problème. Je vous invite à rester vigilant et à combattre au quotidien cette gangrène du monde professionnel.

Sixième version de l’étude Lecko sur les RSE

Tous les ans, le cabinet Lecko nous propose son étude sur les RSE issue de son référentiel, c’est une institution ! (cf. mes comptes-rendus des éditions 2012 et 2013). La sixième version de l’étude vient de sortir : Le Big Data au service de la transformation digitale. La présentation a été faite à Paris le mois dernier, mais je n’ai pas pu m’y rendre, heureusement Yann Gouvernec y était et a publié un très bon résumé : Réseaux Sociaux d’Entreprise : « le rse 2.0 devra cohabiter avec la mentalité 1.0″.

La sortie de cette sixième version de l’étude se fait dans contexte particulier, car les notions d’Entreprise 2.0 et de Social Business sont fortement remises en question : Entreprise 2.0: faiblesse passagère ou fin du modèle? et Social Business et entreprise 2.0 en 2013 : l’impasse du sens ?. Le problème est que malgré les très bons arguments avancés, les pratiques collaboratives restent globalement marginales et l’adoption des social software stagne. Chacun a sa théorie pour expliquer cette situation, toujours est-il que le filon s’essouffle et que les collaborateurs se contentent de solutions de collaboration intermédiaires.

Pourtant, il y a un réel problème d’infobésité et de cloisonnement des savoirs. La première partie de l’étude l’explique de façon limpide. Les RSE sont justement la réponse à un problème de sur-information (je ne suis pas très à l’aise avec l’appellation “RSE”, mais nous y reviendrons plus tard). Les RSE favorisent de nouvelles pratiques de travail selon trois axes :

  • Recherche de productivité personnelle ;
    LECKO_Benefices-gestion
  • Contributions et partage de bonnes pratiques ;
    LECKO_Benefices-communautes
  • Fluidification de l’exécution des processus.
    LECKO_Benefices-reseau

Une étude sur l’adoption et les pratiques en matière de RSE auprès d’entreprises du CAC40 a été menée au cours du 2nd trimestre 2013. Cette étude nous apprend que le bilan avancé par les entreprises interrogées est encourageant, mais également frustrant, voire contrasté. En d’autres termes, l’adoption ne s’est pas faite de façon naturelle et fluide. Les enseignements de cette étude sont les suivants :

  • L’adoption n’est pas linéaire, elle se fait en trois temps (avec un pic d’enthousiasme au bout de 2 à 4 mois) ;
    LECKO_Courbe-adoption
  • La taille de la communauté influence son activité (l’engagement est proportionnel à la taille de la communauté) ;
  • La majorité des espaces créés restent à l’état d’espace de diffusion (pour véhiculer de l’information de façon descendante), avec un taux de mortalité plus important et une audience plus faible que sur une communauté active ;
  • L’engagement peut naître plusieurs années après l’ouverture d’espaces prévus à cet effet (ils en ont profité pour présenter leur solution de RSE Analytics) ;
  • Le niveau d’engagement progresse de 18% par an, mais l’engagement individuel est contextuel (il est variable d’un espace de collaboration à l’autre).

L’Entreprise 2.0 consiste à travailler différemment, nous parlons de transformation numérique et non de numérisation de l’existant. Il est possible distinguer quatre approches de cette transformation :

  • L’approche stratégique (une vision portée par la direction générale) ;
  • L’approche par l’outillage (implémentation d’outils par la DSI) ;
  • L’approche métier (adoption de façon indépendante de la DSI par des directions verticales) ;
  • L’approche individuelle (spontanée et “locale”).

Face à cette éparpillation des pratiques collaborative, l’art de la gouvernance consiste à :

  • Trouver le bon équilibre entre imposer et susciter (donner envie de travailler différemment) ;
  • Agir au bon moment (l’effort de communication pour booster l’adoption doit se faire en fonction des phases du projet) ;
  • Convaincre et pratiquer (ce n’est que lorsqu’un nombre suffisant d’acteurs sont présents et engagés que des synergies pertinentes émergent) ;
  • Maîtriser et lâcher prise (l’objectif est bien de mieux faire circuler l’information et les connaissances, peut importe si cela se fait dans d’autres conditions que celles prévues initialement).

Choisir une solution consiste à rapprocher les besoins de l’offre du marché. Partant du principe qu’il n’existe pas de solution miracle, il est impératif de s’appuyer sur un schéma d’urbanisation du SI social pour pouvoir anticiper la complémentarité des outils avec les usages et l’existant. Dans un projet d’urbanisation du SI social, il faut pouvoir :

  • Gérer de façon agile l’identité des collaborateur (leur authentification) ;
  • Modéliser le graph social (les relations entre un collaborateur et ses collègues ou objets sociaux, cf. la notion de Work Graph) ;
  • Modéliser le graph d’expertise (l’ensemble des centres d’intérêt déclarés ou déduis des conversations).

L’interopérabilité est un frein à l’ambition des éditeurs de solution qui prétendent pouvoir devenir une infrastructure sociale.

Pour cette sixième édition, ce ne sont pas moins de 29 offres du marché qui ont été auditées. Les solutions ont été segmentées selon cinq matrices :

  • La matrice Collaboration & Projet (avec une dominante des fonctions collaboratives) ;
    LECKO_Matrice-projet
  • La matrice Knowledge Management (le marché est coupé en deux, entre les solutions traditionnelles qui peinent à se socialiser et les pure players qui n’ont pas encore pris le virage du KM) ;
    LECKO_Matrice-KM
  • La matrice Communication (les acteurs issus de la “culture CMS” sont en avance) ;
    LECKO_Matrice-communication
  • La matrice Processus (où l’objectif est de socialiser les flux d’applications métier) ;
    LECKO_Matrice-processus
  • La matrice Social CRM (où les acteurs spécialisés ont une belle avance).
    LECKO_Matrice-CRM

Chacune des solutions a été évaluée selon sept thématiques : mise en relation, conversation, coédition et gestion de projet, communication et éditorialisation, gestion et partage des contenus, gestion du rendu, accès à l’information et recherche. La couverture fonctionnelle globale des solutions progresse, même si elle plafonne (la solution la plus complète ne couvre que 45 % des besoins).

LECKO_Evolution-indice

Je ne me risquerais pas à vous sortir un podium des meilleures solutions, car tout est question de besoins et de contexte. Nous pouvons néanmoins constater que les offres de Jive (qui est à vendre : Collaboration Software Maker Jive Explores Sale) et de Newsgator (qui s’appelle maintenant Sitrion) sont plutôt très bien placées. Yammer n’est jamais très loin, il ne tient qu’à Microsoft d’accélérer l’intégration avec Sharepoint pour pouvoir s’imposer sur le marché.

Quid des solutions dont on parle bcp en ce moment :  ?

Comme toujours, je suis impressionné par la profondeur de l’étude. Je regrette par contre que des solutions plus récentes comme Asana ou Slack, dont on parle beaucoup en ce moment. Je déplore également le fait que toutes ces solutions soient rassemblées sous l’appellation RSE, alors que la mise en relation ne représente qu’une toute petite partie des usages. Peut-être serait-il plus opportun de parler de social software ? Mais je chipote, car nous avons beaucoup de chance de pouvoir accéder gratuitement à cette étude très complète. Un grand bravo aux équipes de Lecko, vivement l’édition 2015 !

IBM tente (encore) de réinventer la messagerie d’entreprise avec Next Mail

L’email et plus spécifiquement les systèmes de messagerie sont un problème récurrent en entreprise. Je pense ne rien vous apprendre en disant que les travailleurs du savoir perdent beaucoup de temps à envoyer, lire et gérer leurs emails. Le problème n’est pas tant que ces échanges ne servent à rien, après tout ça reste de la communication, mais que cette pratique journalière manque de cadrage t de discipline. Comprenez par là que l’email étant un outil de communication tellement versatile qu’on l’utilise pour tout et n’importe quoi. Il en résulte une grosse perte de temps et surtout des comportements déviants (harcèlement, désinformation…).

Bref, tout ça pour dire qu’il ne faut pas prendre ce problème à la légère, d’ailleurs, ce n’est pas la première fois que j’aborde ce sujet : Cinq étapes pour tuer l’email et Encore un service qui ambitionne de remplacer l’email. De nombreuses startups ont tenté de relever ce défi (Somewhere, someone is building the successor to email, and it is social) avec des approches différentes : des dossiers et labels partagés comme sur Squadmail, une intégration plus poussée des tâches comme chez .Mail ou en fusionnant tous les outils de communication pour ne conserver qu’une seule social inbox comme chez Slack. Pour le moment aucune de ces approches ne se révèle meilleure que les autres, nous sommes encore en phase exploratoire de l’ère post email.

Précurseur en son époque avec Lotus Notes, IBM ne pouvait pas rester spectateur de cette recherche du remplacent de l’email. Ils ont donc profité de l’événement IBM Connect 2014 pour apporter plus de précisions sur son projet : IBM’s Mail Next looks like the first social email. Next Mail est donc un nouveau concept de messagerie d’entreprise qui ambitionne de fusionner les différents outils de communication et d’organisation que nous utilisons au quotidien : messagerie, calendrier, partage de fichiers, gestion de tâches… Selon Jeff Schick,  VP Social Software chez IBM, l’idée principale n’est pas de rajouter une couche sociale à l’email, mais de resituer les conversations dans un contexte, d’où l’intégration avec les autres outils du quotidien.

Ce nouveau système de messagerie repose sur deux principes :

  • Les conversations sont un tout, elles intègrent les fichiers, les RDV et les tâches, et peuvent être sauvegardées, partagées…
  • Les collaborateurs doivent trouver un équilibre entre ce qu’ils doivent (une réponse à une question qu’on leur a posée, une validation ou toute autre action) et ce qu’on leur doit (une tâche qu’ils ont affectée, une question qu’ils ont posée…).

Autant le fait de considérer les conversations comme des objets sociaux n’est pas neuf, autant ce principe de “compensation” me semble très important pour aider les collaborateurs à s’organiser au quotidien et surtout pour repérer celles et ceux qui sont en déficit chronique (qui donnent plus qu’ils reçoivent) ou en crédit permanent (qui sont disponibles pour les autres).

Concrètement, l’interface du tableau de bord est décomposée en plusieurs zones :

  • Un champ de recherche et un bouton de composition en haut ;
  • La liste des personnes avec qui vous avez des conversations récentes, ainsi que le nombre de conversations nouvelles ;
  • Une vue synthétique de votre journée et de votre prochaine réunion ;
  • Une liste des actions / tâches que l’on vous demande de compléter et de celles que vous avez attribuées.
L’interface de Mail Next

Force est de constater que ce tableau de bord est particulièrement réussi et qu’il fournit une vue synthétique de la journée à venir. Concernant les messages en eux-mêmes, la conversation se déroule sous forme d’un fil de discussion avec une indentation, comme sur certains forums :

Un message visionné sous forme de conversation
Un message visionné sous forme de conversation

Si les options de partage et d’archivage sont parfaitement bien mises en valeur, je trouve par contre très étrange que le message en lui-même soit si peu visible. J’imagine que s’il y a des fichiers, tâches, validations ou réunions associés à cette discussion, ils seront affichés dans le panneau de droite, enfin c’est ce que j’attendrais… De même, vous avez la possibilité d’en savoir un peu plus sur les différentes personnes impliquées dans la discussion grâce à une vue en forme d’arbre avec les différents profils :

Vue synthétique des participants d'une discussion
Vue synthétique des participants d’une discussion

D’après ce que j’ai compris, ce Mail Next est loin d’être finalisé, mais l’approche proposée est plutôt convaincante, d’autant plus que ce système est compatible avec les emails traditionnels (pour les intervenants externes qui ne disposent pas du système). La force de cet outil est bien évidemment de s’intégrer avec les autres outils de la gamme IBM, notamment la suite Connections dont il pourrait prochainement être le coeur (ou la base). Dans cette optique, IBM rattrape donc son retard sur Microsoft avec le couple Yammer / Sharepoint, voir prend une longueur d’avance grâce à cette interface particulièrement réussie.

La grande question est maintenant de savoir comment celle-ci se comporte sur les terminaux mobiles (smartphones et tablettes), car c’est une composante sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse…

Du social graph au work graph

Tout le monde est d’accord pour dire que les pratiques et outils sociaux sont un levier majeur de compétitivité pour les entreprises, notamment auprès des travailleurs du savoir. Le problème est que dans les faits, ces fameux social software ne sont pas très utilisés : Les employés français boudent la collaboration sociale. Une étude récente de Deloitte nous apprend ainsi que les collaborateurs français apprécient le portage de leurs emails ou fichiers dans les nuages, mais que les pratiques “sociales” sont en dessous de celles de nos voisins européens.

Outils-collab
Statistiques d’usage d’outils collaboratifs et sociaux

Nous pourrions penser que le problème est lié à la mentalité latine, et pourtant également chez IBM qu’imposer des modules sociaux auprès des collaborateurs ne suffit pas à les faire collaborer : Yes, the Social Intranet is a new reality. But… Ce n’est pas le première fois que j’aborde sur ce blog la laborieuse appropriation de ces nouveaux outils et pratiques. Pour résumer une longue explication : l’adoption est beaucoup plus lente que ce qui avait été prévu. Peut-être est maintenant temps de se dire que le problème ne vient pas des outils, mais de la façon dont ils ont été “vendus” aux collaborateurs.

De nombreux éditeurs, plus ou moins bien intentionnés, se sont ainsi lancés tête baissée dans une vaste campagne de médiatisation des RSE, les fameux Réseaux Sociaux d’Entreprise qui étaient censés décupler notre productivité. Maintenant que nous disposons du recul nécessaire, il apparait que cette promesse est bien creuse. Encore une fois, les RSE en eux-mêmes ne sont pas à remettre en cause, c’est plutôt le contexte dans lequel ils ont été déployés qui est problématique. Face au succès planétaire de Facebook, les entreprises se sont dit qu’en donnant accès aux collaborateurs à un “Facebook interne”, tout irait pour le mieux. Sauf que Facebook n’est pas la plateforme sociale ultime, c’est initialement un réseau social qui repose sur le principe du social graph : un réseau constitué d’utilisateurs. Facebook vous met donc en relation avec d’autres personnes, des personnes qui vous ressemblent. À  ne pas confondre avec la notion d’Interst Graph, qui met en relation des individus et des informations par l’intermédiaire de centres d’intérêt. Twitter ou Pinterest reposent sur cette notion et se révèlent beaucoup plus efficaces pour vous faire découvrir de nouveaux contenus (cf. Des social graph aux interest graph).

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Dans le monde de l’entreprise, c’est la même chose, chaque type d’outils correspond à un objectif précis :

Les limites des RSE sont particulièrement bien expliquées dans cet article publié chez Wired : The Way We Work Is Soul-Sucking, But Social Networks Are Not the Fix. L’auteur y explique qu’une bonne partie de nos journées n’est pas consacrée au travail en lui-même, mais à des tâches connexes : participer à des réunions, lire / envoyer des emails, prendre connaissance et demander aux autres de prendre connaissance de documents… Dans ce contexte, les RSE ne sont d’aucune utilité, car ils ne permettent pas de réduire le nombre de réunions et d’emails ou d’accélérer le partage des informations et connaissances. La raison principale est que le social graph n’est constitué que d’individus et d’interactions autour de ces individus (messages, événements…). L’auteur décrit ce que pourrait être le work graph : un réseau d’entités en rapport avec le quotidien professionnel (idées, tâches, objectifs, processus, clients…), d’informations à propos de ces unités de travail (documents, conversations, statuts, données…) ainsi que les interactions qui vont avec (alertes, commentaires, notifications…). L’objectif du work graph ne serait pas de vous mettre en relation avec la bonne personne, mais avec les bonnes entités pour vous faire travailler plus efficacement (Next generation work tech has to build on the work graph, not just social networks).

Autant vous dire que je suis parfaitement en phase avec cette définition. Par contre, cela ne nous dit pas comment ce work graph doit être concrètement implémenté. D’ailleurs, les éditeurs les plus à la pointe ont chacun leur interprétation :

J’imagine que tout ceci vous parait très conceptuel, mais ce distinguo entre social graph et work graph est essentiel pour lever les ambiguïtés persistantes entre les différents types d’outils. RSE, communautés internes et plateformes collaboratives sont donc parfaitement complémentaires. J’espère que vous aurez également compris que reproduire ou se servir d’analogies avec les plateformes sociales grand public est très risqué et peut mener à une mécompréhension, voire à un rejet, chez les utilisateurs finaux. Moralité : le travail d’évangélisation est loin d’être terminé.

Du time tracking au time management

La gestion du temps est un élément essentiel pour toutes les entreprises, que ce soit dans le cadre d’une recherche d’évaluation de la productivité (ex : dans l’industrie) ou pour de la facturation (ex : prestation de service). Ayant travaillé pendant des années dans différentes agences et prestataires, je peux vous assurer que le time tracking est réellement le talon d’Achille de ces organisations : s’il est mal utilisé, il peut mettre en péril la rentabilité d’une structure ou amener les patrons à prendre de mauvaises décisions.

Initialement mis en place par Taylor à la fin du 19e siècle, le time tracking servait à mesurer la productivité individuelle des ouvriers sur une chaîne de production. Nous sommes maintenant en 2014 et les usines se font rares… Je constate néanmoins que la plupart des sociétés du secteur tertiaire (dont le modèle économique repose sur de la prestation facturée au temps passé) ont bêtement implémenté ce système hérité du taylorisme. Le problème est que dans sa version la plus rigoureuse, le time tracking est considéré comme un outil d’aliénation, d’asservissement même, qu’il démoralise les employés et leur donne l’impression de n’être que des unités de production (ce qu’ils sont en réalité, mais c’est un autre débat). Bref, c’est un dysfonctionnement majeur qui peut avoir de très graves répercutions sur la rentabilité : qui n’a jamais rempli à la louche son time sheet un vendredi soir pour pouvoir partir en WE 5 secondes plus tôt ?

Heureusement les mentalités évoluent et l‘on s’efforce maintenant d’introduire de la souplesse et de la collaboration dans la gestion du temps : Time Tracking Is Not Taylorism. Des solutions comme Harvest proposent ainsi un modèle collaboratif reposant sur une gestion simple et modulaire du temps.

Harvest

Outre cette solution assez lourde, il faut bien le reconnaître, j’ai découvert ces dernières semaines deux applications très bien conçues. La première, Time Planner, est en mode mobile first et se positionne plus comme un outil d’organisation et de productivité personnelle : Time Planner for iPhone is a beautiful way to manage your time more efficiently.

Time-Planner

La seconde, Timely, est une solution de collaboration beaucoup plus complète : The New Timely Reinvents Time Tracking.

Timely

 

La vue par défaut de Timely est donc le calendrier où sont listées les tâches qui vous sont affectées. Dès qu’une tâche est terminée, vous saisissez le temps qu’il vous a fallu pour l’accomplir. L’avantage de cette solution est qu’il est impossible d’affecter plus de travail qu’il n’y a de disponibilités, et que la saisie des temps se fait de façon intuitive tout au long de la journée.

Vous conviendrez que cette solution est particulièrement séduisante. Par contre, il faut faire du calendrier la vue par défaut. Ceci m’amène à une réflexion sur l’orientation que vous souhaitez donner à votre dynamique collaborative :

  • Centrée sur les conversations et les communautés, comme Yammer ou Chatter ?
  • Centrée sur les notifications d’activités, comme Tibbr ?
  • Centrée sur les tâches, comme Asana ou Producteev ?
  • Centrée sur la gestion du temps comme Timely ?

Le choix est dur à faire, et idéalement les utilisateurs ne devraient pas avoir à faire ce choix : une “bonne” plateforme de collaboration devrait pouvoir proposer plusieurs vues en fonction des profils des utilisateurs et de leur contexte. Mais bon, nous ne sommes malheureusement pas dans un monde idéal, il faut donc choisir con camp…

Oubliez les open spaces et imposez la rédaction

J’ai déjà eu l’occasion d’aborder l’épineuse question de l’organisation du lieu de travail. Tout le monde est d’accord pour dire que les open spaces ne sont pas la configuration idéale pour travailler. Et pourtant, ce type d’organisation des locaux reste la norme, avec comme principale justification que cela facilite l’échange d’idées. Nous sommes presque en 2014 et il est grand temps que cette hypocrisie cesse. Non, les open spaces ne favorisent la collaboration, c’est faux, simplement un prétexte pour économiser des m2 et du loyer.

Voilà près de 15 ans que je suis dans le monde professionnel, et je n’ai jamais connu autre chose que les open spaces, avec une moyenne d’une salle de réunion pour une cinquantaine de personnes. L’enfer. Je ne suis pas un spécialiste de l’aménagement du lieu de travail, mais je ne vois pas en quoi ce type de configuration peut aider à mieux faire son travail :

Exemple d'open space à la con chez Business Insider
Exemple d’open space à la con chez Business Insider

Pour appuyer mes propos, je vous invite à lire le remarquable article suivant : Offices for all! Why open-office layouts are bad for employees, bosses and productivity. L’auteur y explique que les open spaces sont des espaces très bruyants où le seul moyen de se concentrer est de se mettre un casque avec de la musique sur les oreilles pour s’isoler des autres, un comble ! Il y a bien évidement des employés respectueux, mais la norme semble plutôt être de faire abstraction de ses voisins et de passer des coups de fil à haute voix ou d’interpeller des collègues qui passent par là. Il y a non seulement le problème du bruit, mais également la pollution visuelle de celles et ceux qui s’agitent autour de vous ou qui traversent la pièce. Bref, c’est une grosse supercherie, d’autant plus que les périodes de travail qui nécessitent des échanges permanents ne représentent qu’une petite partie de notre journée (exception faite de ceux qui pratiquent les méthodes d’extreme programming et travaillent notamment en binôme). Le reste du temps, les travailleurs du savoir sont censés travailler de façon autonome sur leurs dossiers et missions. Et pour y arriver, ils s’isolent avec des casques de plus en plus gros.

L’auteur de l’article précité recommande l’abandon des open spaces au profit de bureaux individuels. Une recommandation intéressante, mais qui n’a que très peu de chances de passer auprès de sa direction. Pourtant, il existe des solutions très créatives pour aménager correctement vos bureaux (La collaboration et la productivité passe aussi par une réorganisation du lieu de travail) ou de très beaux modules (Offices by Carl Kleiner), mais le budget est non-négligeable.

Exemple d'aménagement efficace pour les open spaces
Exemple d’aménagement efficace pour les open spaces

Bref, entre les contraintes de place et de coût, il n’est vraiment pas évident d’arriver à faire cohabiter dans de bonnes conditions un certain nombre de collaborateurs. Et si la solution consistait à ne pas les faire cohabiter ? C’est en tout cas la question qui se pose après la lecture du livre The Year Without Pants de Scott Berkun, qui y relate les débuts et l’organisation de l’éditeur de WordPress : How Automattic Grew Into A Startup Worth $1 Billion With No Email And No Office Workers. L’auteur y explique que l’ensemble des 200 employés fait du télé-travail et qu’ils ne se réunissent que ponctuellement par petites équipes pour travailler de façon immersive et intensive sur un sujet précis (3 à 4 jours dans un lieu exotique). La clé de cette organisation, avec des employés répartis dans 28 pays et 141 villes, repose sur une responsabilisation totale des collaborateurs. Vous pourriez me dire qu’il est compliqué de surveiller des employés à distance, et je pourrais vous répondre qu’il est également compliqué, voire impossible, de s’assurer que les employés installés dans des locaux professionnels consacrent leurs journées de travail à l’accomplissement de leurs tâches. Illustration : seriez-vous capable de me décrire la journée de travail de votre voisin d’open space (les dossiers sur lesquels il a travaillé, les tâches accomplies…) ?

La dure réalité est que si l’on peut forcer des employés à être physiquement présents dans des locaux et surveiller leur temps de présence, il est par contre impossible de les forcer à consacrer 100% de leurs ressources à leurs missions. En d’autres termes : non seulement des locaux coûtent cher, mais ils ne sont en rien les garants de la productivité des employés. L’auteur du livre va plus loin en disant que les règles généralement imposées (proches du pointage à l’usine du siècle dernier) tuent la créativité, l’esprit d’initiative et la motivation. Une affirmation dure à attendre, mais qui n’est pas très éloignée de la réalité.

L’auteur explique aussi dans son livre que le succès de l’organisation de la société repose sur la culture de la société qui est alignée avec celle des milieux du logiciel libre, centrée sur la collaboration et les contributions collectives. La majeure partie des employés sont d’ailleurs issus de la communauté qui gravite autour de WordPress, ils sont donc parfaitement motivés et déjà formatés pour le travail décentralisé à distance. Pour en savoir plus, je vous recommande ces différentes analyses du livre : The Year Without Pants, review: Work, but not as we know itBook Review: The Year Without Pants et Book Review: The Year Without Pants.

Donc… pour améliorer la productivité, il suffit de responsabiliser les employés et de les faire travailler de chez eux. Pas simple, car la législation française en la matière est encore bloquée au XXe siècle. Pourtant, il faudra bien que cela change, car les temps de transport tendent vers une harmonisation : Le temps de transport travail-maison équivalent quelque soit le pays ?. Des chercheurs de l’université de Cambridge ont ainsi démontré que le temps de trajet entre le domicile et le travail ne variait que très peu en fonction des continents et de la configuration des villes (Europe, Amérique du Nord et Afrique). Sommes-nous condamnés à perdre en moyenne 2 heures par jour à aller et revenir de notre travail ? J’espère bien que non ! D’autant plus qu’il y a d’autres vertus à lutter contre cette fatalité : Pourquoi le télétravail est bon pour la collaboration.

Pour pousser plus loin cette réflexion, je vous propose un autre excellent article de Fast Company : The simplest way to know what everyone’s doing at work. L’auteur y explique que si des plateformes sociales comme Twitter ou Instagram permettent à des individus d’informer leur entourage de leur quotidien, il devrait en être de même dans le monde professionnel. C’est d’ailleurs sur ce principe que reposent des solutions de RSE comme Chatter, Yammer, Tibr et cie. Le problème est que cela génère beaucoup de bruit. L’auteur suggère donc de forcer les employés à rédiger : non seulement cela permet de structurer leurs idées et messages à faire passer, mais cela permet également de documenter leur quotidien et de laisser des traces de leur travail / réflexions dans le système d’information. Je ne peux qu’être d’accord avec ce point de vue dans la mesure où au fil des années, les travailleurs du savoir ont acquis des mauvaises habitudes, surtout en ce qui concerne les fichiers bureautiques, l’email et les réunions. La norme est ainsi d’improviser des réunions où les participants viennent les mains dans les poches pour découvrir un diaporama vite rédigé par dessus lequel l’organisateur se contente de paraphraser.

Le quotidien de nombreux employés...
Les diaporamas vite torchés sont le quotidien de nombreux employés (crédit : Nicolas Beretti)

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, est ainsi connu pour obliger l’organisateur d’une réunion à rédiger une note de synthèse que les participants doivent impérativement avoir lu en préambule. Certes, c’est radical, vous pourriez qualifier ça de “dictature de la bienveillance”, mais chez moi on appelle ça du bon sens. Un peu comme d’interdire les ordinateurs portables ou les smartphones (Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion).

Suggestions de bonnes résolutions pour l’année 2014 :

  • Oubliez les opens spaces, si vous voulez gagner de la place ou économiser du loyer, proposez plutôt du télé-travail à vos collaborateurs (sur la base du volontariat et à temps partiel pour commencer) ;
  • Adoptez les No Meeting Monday et No Powerpoint Friday ;
  • Ré-apprenez à vos collaborateurs l’art de la rédaction et du visual thinking ;
  • Responsabilisez vos collaborateurs en vous inspirant des modèles collaboratifs des communautés open source.

Y’a plus qu’à…

Les acteurs du cloud grand public s’invitent dans notre quotidien professionnel

Instaurer des pratiques de collaboration dans l’entreprise n’est pas chose facile. Après de décennies d’objectifs et primes individuelles, il faut bien reconnaitre que les réflexes de collaboration sont longs à s’ancrer. Si je suis un grand partisan du “big bang bureautique”, j’ai déjà eu l’occasion de reconnaitre que les services de partage de fichiers dans les nuages se révèlent être particulièrement populaires (Vers des modèles de collaboration intermédiaires) et peuvent potentiellement assurer une phase transitoire vers des solutions plus sophistiquées. Le problème est que nous sommes maintenant plus ou moins bloqués dans cette phase transitoire et, car les fichiers bureautiques ont la vie dure. Je pense ainsi ne pas me tromper en disant que la plupart des travailleurs du savoir se contenteraient bien de partager leurs fichiers dans les nuages et de discutailler sur le RSE. Modifier plus en profondeur leurs habitudes de travail semble être un pas encore très intimidant.

Qu’à cela ne tienne, si nous ne pouvons pas faire progresser les collaborateurs vers des solutions de collaboration plus sophistiquées, ce sont les solutions qui vont venir à eux ! C’est en tout cas le pari que veulent tenter Box, Dropbox et Evernote, en utilisant des leviers différents. Proposant initialement de “simples” services de stockage dans les nuages, ces trois sociétés nous révèlent petit à petit des ambitions bien supérieures.

Commençons avec Box, un service de stockage distant de fichiers qui s’intègre avec de nombreuses autres solutions (Integrating Box and Your Cloud Enterprise Applications). Voilà quelque temps qu’ils avaient opté pour une stratégie de diversification avec le rachat de Crocodocs et la sortie d’une offre verticale pour le monde de l’éducation, mais ils ont surpris tout le monde en annonçant un service de création et partage de notes : Introducing Box Notes.

La solution de collaboration de Box
La solution de collaboration de Box

Avec ce service, ils s’attaquent à Microsoft, mais également à Google : Box unveils Notes, its take on Google Docs that’s coming to all users in 2014. Attendons de voir comment ils vont réussir à combiner le partage de fichiers, leur conversion et cette solution de collaboration “légère”. Dans tous les cas de figure, l’intégration avec des solutions tiers ne peut qu’en décupler l’intérêt.

Et puisque l’on parle d’intégration, cela me fait une transition avec Dropbox qui propose déjà depuis longue date un processus d’intégration similaire avec son offre Dropbox Business Apps. Ce service a lui aussi commencé par faire du partage de fichier dans les nuages, mais ils ont révélé à l’occasion de leur conférence pour développeur DBX des ambitions bien supérieures : The Dropbox Platform arrives to replace the hard drive with a sync API, a universal file picker, and more. Une série d’outils et d’API ont ainsi été mis à disposition de la communauté développeurs pour proposer une solution universelle d’hébergement et de synchronisation des fichiers (à découvrir sur la Dropbox Platform).

Les trois piliers de la plateforme Dropbox
Les trois piliers de la plateforme Dropbox

Là encore, j’attends de voir ce que la façon dont la communauté des développeurs va s’approprier ses outils, mais je n’y vois que des opportunités. L’épineux problème du stockage et de la circulation des fichiers en entreprise pourrait-il être résolu avec cette plateforme ? Peut-être…

Troisième superbe cas de diversification avec Evernote, la solution de partage de notes qui n’en finit pas de nous surprendre tant son CEO a de la suite dans les idées. Outre les nombreux services périphériques, Phil Libin a scotché tout le monde en dévoilant une marketplace d’objets et accessoires professionnels : Evernote bridges physical-digital gap with new shop: $495 scanner, $232 bag, more Moleskine… On retrouve dans cette place de marché des accessoires co-brandés comme un sac à dos, un stylet, un portefeuille, un scanner ou encore des chaussettes (véridique !).

Le scanner co-brandé Evernote
Le scanner co-brandé Evernote

Le carnet Moleskine en avait laissé plus d’un sceptique (il faut dire que son prix était injustifié), mais le fait de proposer une ligne d’accessoires du quotidien participe à la création d’un attachement émotionnel au service, mais surtout à l’ancrage de la marque dans une dynamique de simplification du quotidien professionnel : A backpack to remember: can Evernote become a lifestyle company?.

Evernote envisage-t-il de devenir le Apple de la collaboration ? Très certainement, toujours est-il que l’on ne peut que constater le quasi-sans-faute de cette nouvelle ligne de produits.

Un sac à dos triangulaire peut-il réellement être un facteur d’amélioration de la productivité ? Non, bien sûr que non? Par contre, il peut aider les collaborateurs à se placer dans une dynamique de changement et à inciter les autres à repenser leurs outils de travail du quotidien. Au final, peut-être est-ce l’étincelle qui va permettre de sortir de cette phase transitoire et de se débarrasser de l’emprise des fichiers bureautiques…

De l’intérêt des wikis pour gérer les connaissances

Voilà bien longtemps que je n’ai pas parlé des wikis. Il faut dire que le débat est principalement accaparé par les solutions de RSE, que les éditeurs essayent de nous vendre comme les couteaux suisses de la collaboration. J’ai déjà eu l’occasion de vous décrire l’ensemble des blocs fonctionnels couvrant les différentes facettes de la collaboration (cf. Panorama des l’Entreprise 2.0), aussi je pense ne rien vous apprendre en disant qu’un réseau social d’entreprise est avant tout destiné à mettre en relation des personnes qui ne se connaissent pas. Pour le reste, il existe quantité de solutions technologiques répondant à des besoins diverses (co-création, diffusion d’information, veille partagée…). Dans cette logique, les wikis ont toujours occupé un territoire bien identifié, celui de la gestion des connaissances. Pour résumer : les wikis ne sont ni meilleurs ni moins bons que les RSE, ce sont simplement deux outils différents répondant à des besoins différents.

L'interface de XWiki
L’interface de XWiki

La semaine dernière, Yann Gourvennec a eu la bonne idée de publier une longue interview de Ludovic Dubost, le fondateur de XWiki : Les wikis, loin d’être morts, sont l’avenir de la collaboration en entreprise et Les wikis sont l’avenir de la collaboration en entreprise : les usages du wiki. Cette interview très riche est l’occasion de rappeler les points forts des wikis :

  • Les wikis reposent sur la philosophie du travail en commun, à l’opposée de la “culture Powerpoint” où la connaissance est piégée dans des gros fichiers sur lesquels seul l’auteur à la main ;
  • Le wiki est le support idéal pour les contenus métier, il permet de matérialiser et de partager la connaissance, surtout à une époque où l’on ne jure plus que par les data !
  • Au contraire des répertoires de fichiers, les wikis sont constitués de pages avec des liens, ils permettent de structurer l’information et de la rendre dynamique (sinon, l’information n’est qu’une très longue chaîne de caractères)
  • Un wiki structuré est comme une base de données, il permet de greffer par dessus des applications et de proposer des services à plus forte valeur ajoutée ;
  • L’objectif des wikis d’entreprise n’est pas de créer des encyclopédies, mais des référentiels de données métiers qui servent au quotidien.

Ludovic Dubost nous livre également une vision réaliste des challenges auxquels ils sont confrontés :

  • Les wikis subissent une forte concurrence des services de partage de fichiers comme Dropbox ou Drive, qui semblent beaucoup plus simples aux yeux des utilisateurs, mais ne font qu’enterrer la connaissance ;
  • Pour gagner un public plus large, un enjeu majeur pour les wikis est de devenir plus convivial et surtout plus agréable à utiliser (cf. la syntaxe particulière des wikis qui peut en rebuter plus d’un) ;
  • Un impératif pour faciliter leur adoption dans le monde de l’entreprise est de proposer une interface simple pour structurer l’information ;
  • Les meilleures entreprises sont celles où les gens travaillent le mieux ensemble, et pas forcément celles où il y a les meilleures individualités ; il faut donc penser à la productivité collective et expliquer l’intérêt de la collaboration et du partage des savoirs (d’où le rôle primordial des coachs).

Il existe de nombreuses solutions de wiki d’entreprise en open source (TWikiBrainKeeper…), mais XWiki est une des plus ancienne et légitime, car elle existe depuis presque 10 ans. Disponible en téléchargement ou en mode hébergé dans le Cloud, son fondateur profite de l’interview pour nous livrer ses principaux atouts :

  • XWiki offre la possibilité de mélanger des contenus et des données (une solution concrète pour s’extraire de la tyrannie d’Excel) ;
  • XWiki permet de créer des modèles de page et de modèles de structuration pour encadrer la saisie (idéal pour mettre les débutants à l’aise) ;
  • Injecter des flux d’informations ou de données dans XWiki permet d’actualiser automatiquement l’information et d’inciter les collaborateurs à revenir régulièrement, donc à enrichir les contenus… (c’est un cercle vertueux) ;
  • Les utilisateurs peuvent importer des fichiers Office pour les transformer en page, puis de les exporter en PDF, HTML, XAR…
  • La solution est extrêmement modulaire grâce aux extensions et à l’environnement de création simplifié Application Within Minutes.
La version hébergée de XWiki
La version hébergée de XWiki

Plusieurs cas d’usage sont détaillés dans l’interview :

  • EMC, où les experts nourrissent la base de connaissances et l’enrichissent selon les retours des commerciaux qui font des demandes de précision en fonction des appels d’offres et des demandes des clients (retours terrain) ;
  • Meetic, où des bases de support qui sont exploitées par les opérateurs qui l’enrichissent et font également des demandes de complétion au fil des conversations téléphoniques avec les clients ;
  • Curriki, une gigantesque base de connaissance libre pour le monde de l’éducation.
Curriki, la plateforme de connaissance pour le monde de l'éducation
Curriki, la plateforme de connaissance pour le monde de l’éducation

L’interview est conclue par deux enseignements très importants. Le premier concerne le rôle de la DSI, qui doit avant tout fournir des plateformes plutôt que des applications. Dans cette logique, le choix des solutions et leur implémentation sont confiés aux utilisateurs (j’imagine avec l’aide de la MOA). Le second concerne les mentalités avec la nécessité pour les collaborateurs de prendre conscience que le document en lui-même n’est pas très important, ce qui compte, c’est la connaissance et sa capacité à être enrichie et partagée.

Les wikis nous sauveront-ils de notre terrible dépendance aux fichiers bureautiques ? Oui, j’en suis convaincu.

Quel avenir pour le cloud souverain à la française ?

Je sais bien que le cloud computing est LE sujet chaud de l’année que l’on vous ressort tous les ans, mais quand même… force est de constater que le marché est toujours aussi dynamique et que les investissements et prévisions de croissance sont toujours plus importants. Si vous cherchez des singes de maturité, l’actualité en est remplie :

Tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes donc. Mais le pire dans cette histoire, c’est que nous n’en sommes qu’au début d’une phase de ré-informatisation. Comprenez par là qu’avec l’internet dématérialisé (comme ils l’appellent chez nous), tout est à revoir / refaire : Définition et usages du cloud computing. Dans cet article publié au début de l’année 2011, je décrivais les futurs gros chantiers pour les acteurs du cloud, et notamment le basculement des administrations et collectivités locales sur des plateformes distantes. Visiblement je ne suis pas le seul à avoir flairé un potentiel gigantesque : Amazon Has A $300 Billion Opportunity, But It’s Going To Need A Lot Of Help From Partners.

Bref, c’est la fête dans les nuages. Sauf que, avec les révélations sur PRISM, le système de surveillance de la NSA, les inquiétudes relatives à la sécurité des données ressurgissentLe scandale FBI-NSA pourrait rebattre les cartes dans le marché du cloud et L’Union Européenne s’inquiète de la sécurité du cloud. Les prestataires du cloud sont en effet écartelés entre le Safe Harbour et le Patriot Act. Du coup, tout le monde y va de son “Moi, je le savais, mais il n’y aura pas de ça chez moi” : Octave Klaba (OVH) réagit à Prism et promet la transparence et VMware’s Joe Baguley, on cloud security and the ‘European Cloud’ challenge. Mécaniquement, cette polémique remet sur le devant de la scène les offres de cloud souverain, c’est-à-dire les solutions proposées et opérées par des prestataires nationaux : Europe looks for appropriate remedies to PRISM.

Autant vous dire que je suis particulièrement agacé par ce faux débat, puisque :

  1. La surveillance des grandes plateformes informatique par les systèmes experts de la NSA ne remet pas en cause la sécurité des données, ce sont des professionnels dont la mission est de lutter contre le terrorisme, ils ne sont pas là pour dévoiler des secrets industriels ou effacer des données. Il faut vraiment être d’une incroyable naïveté pour croire que seules les équipes de la NSA écoutent les conversations numériques et surveillent les transits de données, leurs homologues israéliens, anglais ou français le font depuis des années.
  2. Les internautes passent leur journée à délivrer des informations personnelles à des startups domiciliées juridiquement en Californie (Facebook, Twitter…), informations servant à constituer des profils très détaillés qui sont ensuite revendus aux annonceurs. Donc tout le monde écoute, surveille et analyse.

En fait si vous vous intéressez un minimum au marché du cloud, vous constaterez que le débat sur la sécurité ne date pas des révélations sur PRISM : Réconcilier Cloud Computing et sécurité et Localisation des données : quels sont les risques du cloud ?. Je pense ne pas me tromper en disant que l’argument de la sécurité des données n’est qu’un paravent pour masquer de la résistance au changement. Mais je ne suis pas là pour troller, ce n’est pas le but de cet article.

Pour résumer : les entreprises et administrations sont demandeuses et le débat actuel sur la “sécurité des données” permet de mettre un coup de projecteur sur les offres alternatives aux géants US (Marché du cloud : il y a de la place pour d’autres acteurs qu’Amazon). C’est donc dans ce contexte que sont en train d’émerger deux nouveaux acteurs d’envergure en France :

Peut-on considérer comme crédible des sociétés qui à peine lancées sont déjà subventionnées à hauteur de 150 M d’€ ? Oui je pense, car les capitaux que ces sociétés ne peuvent trouver dans le privé sont fournis par le public, qui en fait même une mission prioritaire (Le numérique est une priorité de la nouvelle France industrielle). Non, les marchés US et français / européens ne sont pas du tout les mêmes, voilà pourquoi, les modèles de financement et de croissance sont aux antipodes. Pour que ces sociétés réussissent, elles devront composer avec les particularités nationales / européennes, mais ce chantier ne semble pas insurmontable, loin de là : Breton chargé de mission sur le cloud pour la France et l’UE.

Au final, on se rend compte que cette affaire PRISM tombe vraiment au bon moment. Qui sait si les ambitions nationales en matière de cloud computing ne vont pas bénéficier également à d’autres acteurs déjà implantés : OVH prône une réforme des règles fiscales internationales. Je ne me prononcerais pas sur les probabilités de réussites de ces offres de cloud souverain, mais je ne peux que constater que de gros moyens sont engagés pour qu’elles réussissent. Affaire à suivre…

Encore un service qui ambitionne de remplacer l’email

Saviez-vous que les premiers courriers électroniques avaient été envoyés il y a presque 50 ans ? Aujourd’hui l’email fait partie intégrante de notre quotidien professionnel et je pense ne pas me tromper en disant que c’est devenu notre pire cauchemar. Pour illustrer cette calamité, je reprends une phrase de Bertrand Duperrin : ”L’email est le meilleur moyen de récupérer les problèmes des autres sans avoir le temps de gérer les siens“. Le paradoxe de l’email est que si tout le monde s’en plaint, je ne vois pas beaucoup d’efforts pour essayer d’en réduire les nuisances.

Celles et ceux qui lisent régulièrement ce blog savent que c’est un sujet qui me préoccupe (Peut-on envisager une entreprise sans email ? et Cinq étapes pour tuer l’email). Si par le passé certaines startups ont essayé de sortir des produits dont l’objectif était de remplacer l’email, il semblerait que le marché se soit résigné et que l’on essaye maintenant plutôt de diminuer la dépendance et de faire cohabiter des solutions de collaboration avec l’email. Dans cette mouvance, il y a ceux qui essayent de l’intégrer à d’autres produits (Telligent Buys Zimbra from VMWareHappy 10th birthday Skype. You changed everything; too bad you didn’t change Microsoft) et il y a une nouvelle vague d’outils de collaboration en ligne comme Asana, Wunderlist, Trello, Podio ou Producteev qui ont une approche différente (De l’intérêt de mettre les tâches au cœur de la collaboration).

C’est dans ce contexte qu’un nouveau service vient de voir le jour et tente de convaincre le marché qu’il est effectivement possible de tuer le courrier électronique : Die, Email, Die! A Flickr Cofounder Aims To Cut Us All Some Slack. Initié par Stewart Butterfield, le co-fondateur de FlickR, Stack est un système de messagerie d’entreprise accessible depuis une application, le web et les terminaux mobiles.

L'interface de Slck sur le web est les smartphones
L’interface de Slck sur le web est les smartphones

Comme pour FlickR, ce service était à la base une application utilisée en interne lors du développement d’un jeu en ligne (Glitch qui a malheureusement été fermé en novembre dernier). Les équipes de développement interne avaient pris l’habitude d’utiliser IRC comme système de messagerie interne et pour échanger des fichiers. Ils ont petit à petit développé des robots pour interagir avec des services externes, notamment Github ou Trello. Comme le jeu en ligne n’a pas bien fonctionné, ils ont décidé de changer de stratégie et de commercialiser leur système de messagerie auprès des petites entreprises en le présentant comme le remplaçant de l’email.

Cette solution est-elle viable ? Peut-être, dans la mesure où le produit est assez bine conçu, avec des messages privés, des discussions indexées selon un système de hashtags, des alertes personnalisables, un moteur de recherche puissant et surtout le principe de robots (hérité des IRC) qui donne une très grande souplesse d’intégration au service. Visiblement le produit a déjà rencontré un petit succès : Slack, the email killer, allready has 8000 companies on board.

L'interface de Slack en détails
L’interface de Slack en détail

Pour la petite histoire, l’autre confondateur de FlickR a lui aussi remonté une société qui vient de proposer un nouveau service de messagerie collaborative (Anchor), les grands esprits se rencontrent !